Parfuméria Douglas: 99 % dokladov sa spracúva automaticky

Na stoloch zodpovedných zamestnancov sa hromadili papiere a ak prišla upomienka na nezaplatenú faktúru, bolo často veľmi ťažké zistiť, v akom stave sa záväzok nachádza. Zisťovanie, či je možné faktúru zaplatiť, a s tým súvisiaca komunikácia v rámci firmy aj s dodávateľom celý proces predlžovali a zamestnávali takmer štyridsať pracovníkov, od vedúcich predajní a manažérov až po administratívnych a účtovníckych pracovníkov.

Schvaľovanie dokladov vo fyzickej papierovej podobe sťažovalo vyhľadávanie, kde a v akom stave sa faktúra nachádza. To generovalo zbytočné problémy so splatnosťou záväzkov a napätie vo vzťahu k dodávateľom. Finančné oddelenie navyše nemalo informácie o tom, aká je výška záväzkov v schvaľovacom procese.

Nasadenie riešenia iNVOiCE FLOW trvalo v spoločnosti Douglas 2 mesiace vrátane testovacej (učiaceho sa) prevádzky, počas ktorej sa umelá inteligencia obsiahnutá v riešení „učí“ vyhľadávať na faktúrach správne údaje, či už ide o PDF prílohy v e-mailoch alebo naskenované papierové faktúry z pošty. Automatický príjem dokladov v štruktúrovanej podobe (EDI, ISDOC, IDOC atď.) je samozrejmosťou. Vďaka tomu teraz obsluha ručne spracováva len jednu prijatú faktúru zo sto a ušetrený čas môže venovať inej práci.