Pôvodný stav a problém
V divíziách spoločnosti JABLOTRON majú digitalizáciu v krvi. Preto v roku 2018 hľadali riešenie, ako digitálne spracovať tisíc prijatých faktúr, ktoré mesačne dostávajú od dodávateľov. Faktúry sa kvôli ručnému odovzdávaniu zadržiavali, strácali a ich schvaľovanie riešilo až 7 ľudí počas 7 pracovných dní.
Návrh riešenia
Oslovili viacerých dodávateľov, ale najviac ich zaujalo naše riešenie iNVOiCE FLOW, ktoré bolo elegantné, intuitívne, ale hlavne cloudové a dostupné odkiaľkoľvek. Páčilo sa im aj to, že zamestnanci budú môcť schvaľovať faktúry z mobilu a proces sa nebude zdržiavať kvôli služobným cestám, práci z domu alebo dovolenke.
Spočiatku vytvárali pre každú firmu vlastnú schránku v iNVOiCE FLOW, ale to sa neukázalo ako praktické, pretože sa museli do každej prihlasovať zvlášť. Preto sme im ponúkli riešenie, vďaka ktorému sa každá ich novo pridaná sesterská firma vytvorí ako podschránka JABLOTRON ALARMS. Ich účtovníci tak nemusia ukladať viac prihlásení a doklady pre viac firiem nájdu na jednom mieste.
V JABLOTRONe môže jeden doklad schváliť až 4 osoby. Počet schvaľovateľov súvisí napríklad s typom dokladu alebo celkovou sumou. Ak faktúra prekročí určitú sumu, musí ju schváliť viac osôb, niekedy aj vrátane riaditeľa. Na základe týchto procesov majú v iNVOiCE FLOW nastavené viacstupňové schvaľovanie podľa vopred definovaných pravidiel. Ďalej využívajú modul Rozúčtovanie, ktorý pripraví údaje získané z faktúry na zaúčtovanie do ERP systému, a tiež modul objednávok, v ktorom vytvárajú, schvaľujú a následne aj odosielajú objednávky dodávateľom.
Výsledné zmeny
„V spoločnosti GRiTu sú voči našim požiadavkám ústretoví a veľmi rýchlo ich zapracúvajú. Často prídeme s nápadom na funkciu, ktorá by sa nám hodila, a konzultant nám povie, že o pár týždňov vyjde v novej verzii. Ceníme si, že v GRiTu neustále aktívne hľadajú možnosti, ako iNVOiCE FLOW vylepšovať.”
S čím sme pomohli
PDF na stiahnutie
Podrobne sme našu spoluprácu opísali v PDF, ktoré si môžete ihneď stiahnuť
