Změna poskytovatele služeb EDI zlepšila vztahy s našimi zákazníky

Celková roční úspora 3000 EUR

Měsíčně ušetřené 3 dny práce

Původní stav a problém

Prvotním impulsem pro zavedení EDI bývá obvykle požadavek ze strany zákazníka, mnohdy obchodního řetězce se silnou vyjednávací pozicí. Nejinak tomu bylo i ve společnosti SINTRA, kde na počátku zprovoznili EDI komunikaci se společností METRO Cash & Carry SR. Oběh objednávek a faktur fungoval do té doby neefektivním způsobem v listinné podobě. Objednávky docházely faxem či e-mailem a byly z papírů ručně přepisovány do informačního systému Softip. V něm byl poté vygenerován a vytisknut dodací list a faktura, které byly poslány zákazníkovi společně se zbožím.

Specifikem společnosti SINTRA je existence dvou distribučních velkoskladů (Bratislava a Poprad), které využívá pro rychlejší a pružnější zavážení svých zákazníků. Veškerá výměna obchodních dokladů se uskutečňuje přes bratislavskou centrálu a bylo tedy potřeba zjednodušit také administrativu spojenou s distribucí zákazníkům ze „správného“ skladu.

Jak vše probíhalo

SINTRA zpočátku využívala tzv. „webEDI“, tedy webové řešení EDI komunikace, které není integrováno do informačního systému. Využití benefitů, které EDI přináší do obchodních a logistických procesů, je však v takovém případě pouze omezené. Služba sice splňuje požadavky obchodních partnerů v roli zákazníků, dodavatel však musí doklady do webové aplikace vyplňovat ručně a není možné je automaticky vytvořit přímo z informačního systému.

Od roku 2011 začala společnost SINTRA využívat řešení ORiON EDI, které poskytuje společnost GRiT formou služby (SaaS - Software as a Service). Nebylo tedy potřeba pořizovat žádný hardware ani software a zároveň odpadly starosti spojené s dohledem a správou elektronické výměny dat, které kompletně zajišťuje poskytovatel řešení.

Veškerý přenos dokladů probíhá přes zabezpečené VAN sítě. Samotné řešení ORION EDI, které zajišťuje přenos miliónů obchodních dokladů měsíčně, splňuje nejpřísnější bezpečnostní nároky.

Došlo k následujícím změnám

Při množství dokladů, které si přes aplikaci ORION SINTRA vymění se svými zákazníky, odpovídá ušetřený čas administrativního pracovníka 3 pracovním dnům měsíčně.

V EDI je aktuálně zapojeno 35 % zákazníků společnosti SINTRA.

Díky e-mailovým notifikacím víme téměř okamžitě, že konkrétní faktura byla odmítnuta a můžeme tedy ihned vzniklou situaci řešit. Platby od našich zákazníků tak nejsou zbytečně zadržovány, což pomáhá našemu cash-flow.

Marián Oravec
Sintra
To dává smysl, že?

Sjednejte si s námi bezplatnou konzultaci

Chci konzultaci

Zajímají vás novinky v digitalizaci procesů?

Jak digitalizovat a automatizovat faktury, sklady a vůbec celý business? Zadejte svou adresu níže a jednou za čas vám pošleme e-mail plný tipů a novinek.