Rychlé spuštění EDI komunikace ve společnosti Fitness store

EDI komunikaci spuštěná za 1 měsíc

Zapojení partnerů Alza a Mall

Původní stav a problém

Důvodem pro zavedení EDI komunikace ve Fitness store byl stejně jako u většiny menších společností požadavek jednoho z klíčových zákazníků. Přestože je management Fitness store obecně technologické automatizaci nakloněný, bylo potřeba zvážit náklady na zavedení elektronické výměny dokladů vzhledem k obchodní marži.

Provozovatel jednoho z největších českých e-shopů Mall.cz dokázal být díky své vyjednávací síle směrem k dodavatelům velmi přesvědčivý. Na EDI, které nahrazuje výměnu běžných papírových a pdf dokladů strukturovanými daty, postupně přešla většina jeho dodavatelů.

Jak vše probíhalo

Fitness store využívá informační systém Money S3. Přestože je na trhu pro tento systém dostupných několik EDI rozšíření, rozhodla se společnost začít s tzv. webEDI, především kvůli rychlosti spuštění a také nižším pořizovacím nákladům. „V případě webEDI nebyly pořizovací náklady nijak přehnané, mohli jsme prakticky okamžitě splnit požadavek našeho významného zákazníka a zároveň zrychlit a zpřesnit práci s doklady," vzpomíná ředitel Martin Zavadil.

Rychle rostoucí zákazníci Internet Mall a Alza.cz začali mít brzy významný podíl na obratu společnosti. To vedlo k napjatému cash flow především ze dvou důvodů dlouhé splatnosti faktur u těchto velkých zákazníků, na které společnost u menších zákazníků nebyla zvyklá, velkoobchodní charakter společnosti, kdy vzniká široká časová mezera mezi nákupem (platbou) zboží v zahraničí a penězi na účtu za jeho prodej.

Doplňková služba Roger platba společnosti pomohla udržet nastartovaný růst tím, že se postarala o financování faktur proti klíčovým zákazníkům. Fitness store si může vybrat EDI faktury, které chce proplatit s předstihem a nečekat tak na standardní 60denní splatnost. 75 % objemu těchto faktur poté přijde na účet společnosti již 2. den od postoupení pohledávky a zbylých 25 % získá po odečtení úroku ve chvíli, kdy zaplatí odběratel.

Došlo k následujícím změnám

Stejně jako u jiných společ-ností je pro management podstatný především okamžitý přehled nad obchodem s klíčovými zákazníky, který je možné i díky mo-bilní aplikaci ORiON kontrolovat prakticky odkudkoli. Účetní, která řeší administrativu, vnímá přínos především v jednotné organizaci a ulehčení celého procesu, který se normálně zákazník od zákaz-níka, zakázku od zakázky liší.

Největší výhodu a úsporu času představuje pro Fitness store kvalita dat na vstupu do celého obchodního případu při tvorbě objednávky zákazníkem. Využití GTIN (tzv. EAN) kódů eliminuje nutnost spravovat a aktualizovat identické číselníky zboží.

Je tak minimalizována chybovost v zadávání zboží do objednávky. Chyby v objednávkách, které dříve vinou špatně zadaného zboží vznikaly, se obvykle přelévaly do dalších dokladů v obchodním případu a jejich řešení stálo čas, peníze a zhoršovalo vztahy se zákazníky.

Využití EDI je potřeba vidět z širší perspektivy. Počítat se změnou. Díky EDI si mohu vytáhnout jakékoli aktuální statistiky k obchodním partnerům, ale především se mohu spolehnout na to, že služba bez problémů funguje v jasně daných mantinelech. Přijde mi potvrzení, že dodací list zákazník dostal, že faktura je v pořádku atd. Takové jednoduchosti, které v podstatě z normálního byznysu nedotáhnete, protože musíte tomu zaměstnanci pořád vtloukat do hlavy: „Tady ti chybí podpis. Převzal jsi ty kusy?“ To je nekonečné. S EDI není o čem diskutovat. Tečka.

Martin Zavadil, ředitel
Fitness store
To dává smysl, že?

Sjednejte si s námi bezplatnou konzultaci

Chci konzultaci

Zajímají vás novinky v digitalizaci procesů?

Jak digitalizovat a automatizovat faktury, sklady a vůbec celý business? Zadejte svou adresu níže a jednou za čas vám pošleme e-mail plný tipů a novinek.