Ve firmách s více pobočkami nemusí být slabé místo v samotném účtování faktur. Účetní tým často dokáže doklad zpracovat správně, pokud ho má včas, v úplné podobě a se všemi údaji potřebnými pro schválení. Potíž vzniká dříve – ve chvíli, kdy se faktura z pobočky dostane na centrálu až po několika dnech, těsně před splatností nebo dokonce až při uzávěrce.
Z pohledu finančního řízení pak centrála nepracuje s aktuálním obrazem nákladů. Vidí jen doklady, které už prošly do účetnictví, ale část závazků zůstává mimo hlavní přehled. Náklad už ve firmě vznikl, zboží nebo služba byly dodané, odpovědná osoba na pobočce o něm ví, ale centrála s ním zatím nemůže pracovat v reportingu, cash flow ani plánování plateb.
Faktury z poboček rozhodují o tom, jak přesně firma vidí své závazky
Finanční tým potřebuje vědět, že faktura do firmy dorazila, i když ještě není schválená nebo zaúčtovaná. Potřebuje znát její hodnotu, splatnost, odpovědnou osobu a vědět, zda je vše připravené pro zaúčtování.
Pokud se tyto informace dohledávají přes e-maily, telefonáty nebo tabulky, vznikají zbytečné prodlevy. Účetní pak před uzávěrkou zjišťují, zda někde neleží nezaevidované faktury, finanční ředitel nevidí kompletní objem závazků a management vyhodnocuje výsledky na základě neúplných nákladů.
S růstem poboček roste i nesoulad v toku dokladů
U jedné pobočky lze řadu věcí vyřešit osobní domluvou. Jakmile ale firma roste, začnou se projevovat rozdíly v tom, kdo faktury přijímá, kdo je schvaluje a jak rychle se dostanou do účetnictví.
Účetní pak místo kontroly správnosti účtování řeší:
- urgování schvalovatelů,
- dohledávání chybějících dokladů
- nebo opravy nesprávně přiřazených středisek a zakázek.
Při auditu nebo interní kontrole navíc bývá problém doložit, kdy faktura přišla či kdo ji schválil a proč.
Digitalizace faktur nestačí, pokud firma nesjednotí celý proces
PDF v e-mailu ani naskenovaný doklad samy o sobě problém neřeší. Pokud každá pobočka pracuje jinak, účetní oddělení stále musí doklady dohledávat, kontrolovat a ručně doplňovat informace.
Systém pro digitalizaci a řízení oběhu faktur, jako je iNVOiCE FLOW, umožňuje nastavit jednotný proces zpracování přijatých faktur napříč centrálou i pobočkami. Každý doklad má jasně evidovaný okamžik přijetí, stav schválení, odpovědnou osobu i vazbu na pobočku, středisko nebo zakázku. Finance tak mají průběžný přehled o závazcích ještě před zaúčtováním a nemusí složitě zjišťovat, kde se která faktura nachází.
Pokud faktury z poboček pravidelně komplikují uzávěrky, znesnadňují plánování cash flow nebo zkreslují výsledky jednotlivých poboček, vyplatí se projít si celý proces od přijetí dokladu až po jeho zaúčtování a zjistit, kde vznikají zpoždění, chybějící informace nebo nejasné odpovědnosti.
Chcete zjistit, kde se ve vaší firmě zdržuje zpracování faktur? Spojte se s GRiTem a projdeme s vámi současný oběh dokladů napříč pobočkami.
Řešíte schvalování faktur?
30 minut, žádný závazek. Ukážeme vám, jak iNVOiCE FLOW zapadne do vašeho ERP.
