Vo firmách s viacerými pobočkami nemusí byť slabé miesto v samotnom účtovaní faktúr. Účtovný tím často dokáže doklad spracovať správne, ak ho má včas, v úplnej podobe a so všetkými údajmi potrebnými na schválenie. Problém vzniká skôr – vo chvíli, keď sa faktúra z pobočky dostane na centrálu až po niekoľkých dňoch, tesne pred splatnosťou alebo dokonca až pri uzávierke.
Z pohľadu finančného riadenia potom centrála nepracuje s aktuálnym obrazom nákladov. Vidí len doklady, ktoré už prešli do účtovníctva, ale časť záväzkov zostáva mimo hlavný prehľad. Náklad už vo firme vznikol, tovar alebo služba boli dodané, zodpovedná osoba na pobočke o ňom vie, ale centrála s ním zatiaľ nemôže pracovať v reportingu, cash flow ani plánovaní platieb.
Faktúry z pobočiek rozhodujú o tom, ako presne firma vidí svoje záväzky
Finančný tím potrebuje vedieť, že faktúra do firmy dorazila, aj keď ešte nie je schválená alebo zaúčtovaná. Potrebuje poznať jej hodnotu, splatnosť, zodpovednú osobu a vedieť, či je všetko pripravené na zaúčtovanie.
Ak sa tieto informácie dohľadávajú cez e-maily, telefonáty alebo tabuľky, vznikajú zbytočné oneskorenia. Účtovníci potom pred uzávierkou zisťujú, či niekde neležia nezaevidované faktúry, finančný riaditeľ nevidí kompletný objem záväzkov a manažment vyhodnocuje výsledky na základe neúplných nákladov.
S rastom pobočiek rastie aj nesúlad v toku dokladov
Pri jednej pobočke sa dá mnoho vecí vyriešiť osobnou dohodou. Akonáhle však firma rastie, začnú sa prejavovať rozdiely v tom, kto faktúry prijíma, kto ich schvaľuje a ako rýchlo sa dostanú do účtovníctva.
Účtovníci potom namiesto kontroly správnosti účtovania riešia:
- urgovanie schvaľovateľov,
- dohľadávanie chýbajúcich dokladov
- alebo opravy nesprávne priradených stredísk a zákaziek.
Počas auditu alebo internej kontroly je navyše problém doložiť, kedy faktúra prišla, kto ju schválil a prečo.
Digitalizácia faktúr nestačí, ak firma nezjednotí celý proces
PDF v e-maile ani naskenovaný doklad samy osebe problém neriešia. Ak každá pobočka pracuje inak, účtovné oddelenie stále musí doklady dohľadávať, kontrolovať a ručne dopĺňať informácie.
Systém na digitalizáciu a riadenie obehu faktúr, ako je iNVOiCE FLOW, umožňuje nastaviť jednotný proces spracovania prijatých faktúr naprieč centrálou aj pobočkami. Každý doklad má jasne evidovaný okamih prijatia, stav schválenia, zodpovednú osobu aj väzbu na pobočku, stredisko alebo zákazku. Financie tak majú priebežný prehľad o záväzkoch ešte pred zaúčtovaním a nemusia zložito zisťovať, kde sa ktorá faktúra nachádza.
Ak faktúry z pobočiek pravidelne komplikujú uzávierky, sťažujú plánovanie cash flow alebo skresľujú výsledky jednotlivých pobočiek, oplatí sa prejsť si celý proces od prijatia dokladu až po jeho zaúčtovanie a zistiť, kde vznikajú oneskorenia, chýbajúce informácie alebo nejasné zodpovednosti.
Chcete zistiť, kde sa vo vašej firme zdržiava spracovanie faktúr? Spojte sa s GRiTom a prejdeme s vami súčasný obeh dokladov naprieč pobočkami.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
