Od 1. januára 2027 budú slovenské firmy v režime povinnej e-fakturácie vystavovať a prijímať faktúry v štruktúrovanej elektronickej podobe. Ich doručenie zabezpečí certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby, takzvaný digitálny poštár, prostredníctvom siete Peppol.
Množstvo praktických otázok však stále zostáva nezodpovedaných. Ako bude digitálny poštár fungovať v praxi? Ako overiť, či je odberateľ v sieti Peppol dostupný? Čo sa stane, keď e-faktúru nebude možné doručiť alebo dôjde k technickému výpadku?
V tomto článku preto sumarizujeme dôležité informácie o fungovaní digitálneho poštára a doručovaní e-faktúr. Odpovedáme tiež na najčastejšie otázky, ktoré odznievali na seminároch Finančnej správy a ktoré budú účtovné oddelenia v súvislosti s povinnou e-fakturáciou riešiť.
Jedno DIČ, jeden digitálny poštár na príjem e-faktúr
Na príjem e-faktúr má byť jedno DIČ naviazané na jedného digitálneho poštára. Firma teda nepotrebuje samostatné riešenie pre každého dodávateľa alebo odberateľa. Sieť Peppol zabezpečí, aby sa faktúra dostala od poskytovateľa odosielateľa k poskytovateľovi príjemcu.
Pri odosielaní môže byť situácia zložitejšia. Firma môže využívať viac digitálnych poštárov napríklad vtedy, ak faktúry vznikajú v rôznych účtovných, ERP alebo ďalších podnikových systémoch. Z pohľadu účtovného oddelenia preto nestačí iba určiť, kto bude digitálnym poštárom. Je potrebné mať jasno aj v tom, z ktorého systému jednotlivé faktúry odchádzajú a kam sa vracajú informácie o ich spracovaní. Pri väčších firmách sa práve tu prepája e-fakturácia s nastavením existujúcich účtovných procesov.
Je odberateľ v sieti Peppol? Systém by to mal zistiť pred odoslaním
Pred odoslaním e-faktúry je potrebné overiť, či je príjemca v sieti Peppol registrovaný. Účtovný systém alebo digitálny poštár sa má dotázať do adresára Peppol; registráciu možno overiť aj ručne v Peppol Directory podľa názvu firmy alebo daňového identifikátora.
Pri väčšom objeme dokladov by však účtovníčka nemala túto kontrolu vykonávať ručne pri každej faktúre. Riešenie e-fakturácie by malo príjemcu overiť automaticky a na prípadný problém upozorniť ešte pred odoslaním.
Rovnako dôležité sú informácie, ktoré sa do účtovného systému vrátia potom. Samotný stav „odoslané“ nestačí. Účtovníčka potrebuje vedieť, či bol príjemca nájdený, či e-faktúra prešla kontrolou a či bolo možné ju doručiť.
Čo ak odberateľ e-faktúru nemôže prijať
Digitálny poštár má odosielateľovi vrátiť informáciu o odoslaní a o tom, či bol príjemca v sieti nájdený. Podľa Finančnej správy si odosielateľ splní zákonnú povinnosť odovzdaním e-faktúry digitálnemu poštárovi a oznámením požadovaných údajov Finančnej správe. Ak však faktúru nemožno prostredníctvom siete doručiť, zostáva potreba zabezpečiť jej doručenie odberateľovi iným dohodnutým spôsobom, aby mohol doklad spracovať a uhradiť.
Pre účtovníkov je preto dôležité, aby riešenie oddeľovalo samotné odoslanie e-faktúry od výsledku jej doručenia a umožnilo dohľadať, v akom stave sa konkrétny doklad nachádza.
Výpadok digitálneho poštára musí byť spätne dohľadateľný
Ďalšou možnou situáciou je technický výpadok na strane firmy, digitálneho poštára alebo samotnej doručovacej infraštruktúry.
Systém má na poruchu upozorniť a e-faktúra sa má odoslať v najbližšom možnom termíne. Na seminároch Finančnej správy zároveň odznelo, že ak firma dokáže doložiť objektívnu technickú príčinu, nemala by byť za takéto omeškanie sankcionovaná. Pri posudzovaní sa má rozlišovať, či problém vznikol u firmy, poskytovateľa doručovacej služby alebo v sieti.
To zvyšuje význam histórie stavov a chybových hlásení. Účtovné oddelenie by malo byť schopné spätne zistiť, kedy bola e-faktúra pripravená na odoslanie, či došlo k technickej chybe a kedy bola následne úspešne odoslaná.
U väčšej firmy má e-fakturácia nadväzovať na účtovný systém alebo ERP
Pri malom počte dokladov môže stačiť práca priamo v rozhraní digitálneho poštára. S rastúcim objemom faktúr sa však napojenie na účtovný systém alebo ERP stáva dôležitou súčasťou celého riešenia e-fakturácie.
Práve integrácia rozhoduje o tom, či bude účtovník pracovať v niekoľkých prostrediach a ručne kontrolovať stav jednotlivých dokladov, alebo či sa prijaté e-faktúry, validačné výsledky a informácie o doručení prepíšu do systému, v ktorom bežne pracuje.
Pri výbere digitálneho poštára preto dáva zmysel popri samotnej podpore Peppolu overiť tiež spôsob napojenia na účtovný systém, prácu so stavovými informáciami, overovanie príjemcov a riešenie chybových situácií.
Práve tieto časti budú mať od roku 2027 najväčší dopad na každodenné spracovanie e-faktúr v účtovnom oddelení.
Pozrite sa, ako môže e-fakturácia fungovať vo vašom systéme
Na stránke riešenie e-fakturácie od GRiTu sa dozviete, ako GRiT funguje ako bezpečný digitálny poštár, ako sa napája na podnikové systémy a ako zabezpečuje spracovanie e-faktúr. Vďaka skúsenostiam s e-fakturáciou na zahraničných trhoch pomáhame firmám pripraviť sa na nové povinnosti prakticky a bez zbytočných komplikácií.
Vyskúšajte si aj DEMO e-fakturácie a pozrite sa, ako v praxi prebieha odoslanie, príjem a kontrola stavu e-faktúry.
Chcete skoncovať s chaosom vo vašej firme?
Na bezplatnej konzultácii prejdeme vaše aktuálne nastavenie a odporučíme ďalší krok podľa toho, čo firma skutočne potrebuje.
