Rýchlosť, s akou distribútor prijme, skontroluje a sprístupní tovar odberateľom, závisí aj od kvality a nadväznosti dát od dodávateľov. PHOENIX lékárenský velkoobchod, s.r.o. má do riadenej elektronickej komunikácie zapojených približne 70 až 75 % svojej dodávateľskej siete. Vďaka jednotným pravidlám a automatizovaným kontrolám znížil objem manuálnych kontrol až o 95 % a proces od príjmu po naskladnenie skrátil z dní na hodiny.
Prijatá zásielka musí pred sprístupnením odberateľom prejsť kontrolou dokladov, cien, šarží, exspirácií a ďalších údajov. Kým nie sú informácie overené a správne zapísané v systémoch, tovar síce môže byť fyzicky v sklade, lekárne ho však nevidia a nemôžu si ho objednať.
„Ak tovar nie je v systéme správne a včas viditeľný, lekárnik si ho jednoducho objedná inde,“ upozorňuje Miroslav Králík, Senior Manager Supply Chain Solutions v spoločnosti PHOENIX.
Pri zdravotníckom spotrebnom materiáli alebo veterinárnom sortimente sa môžu líšiť kontrolované údaje a požiadavky na manipuláciu. Potreba získať ich včas a udržať ich nadväznosť na príjem, sklad aj fakturáciu však zostáva rovnaká.
Výsledok vzniká na oboch stranách dodávateľského vzťahu
Riadená výmena dát neprináša výhodu iba distribútorovi. Dodávateľ odovzdáva informácie v stanovenej štruktúre, takže jeho zásielku možno rýchlejšie prijať, skontrolovať a zaradiť do ďalšej distribúcie. Súčasne ubúda dohľadávanie, opráv, e-mailov a telefonátov pri riešení nezrovnalostí.
„Vysvetľujeme, že z EDI ťažia obe strany. Výrobcovia aj distribútori chcú, aby sa ich produkty čo najrýchlejšie dostali až ku koncovému zákazníkovi,“ dopĺňa Králík.
Pre distribútora táto spolupráca znamená predvídateľnejší príjem a menší nárok na administratívnu kapacitu. Dodávateľ získava rýchlejšie spracovanie dodávok a dátový štandard, ktorý môže využiť aj pri spolupráci s ďalšími odberateľmi.
Jednotné pravidlá nevyžadujú rovnaké technické zázemie
Jednotný tok dokladov môže vzniknúť aj medzi partnermi s rozdielnou úrovňou technického vybavenia. Väčší dodávatelia môžu komunikáciu prepojiť priamo so svojím podnikovým systémom. Menšie firmy môžu doklady prijímať a odosielať prostredníctvom webového rozhrania.
Distribútor tak môže postupne zapájať rôznorodú sieť partnerov a pritom zachovať rovnaké pravidlá pre obsah dát, kontrolu aj riešenie odchýlok. Práve schopnosť zapojiť aj menších dodávateľov obmedzuje počet procesov, ktoré by inak zostali závislé od PDF dokumentov, ručného prepisovania a individuálnej komunikácie.
Kontrola sa sústredí na výnimky
Pred zmenou zamestnanci spoločnosti PHOENIX kontrolovali doklady riadok po riadku. Pri plne digitalizovanej komunikácii systém porovnáva prijaté údaje a označuje konkrétne nezrovnalosti sám.
„Pred zavedením elektronickej výmeny dát kontroly trvali aj viac ako deň. Dnes, ak máme s dodávateľom plne digitalizovanú komunikáciu cez EDI, trvá celý proces desiatky minút,“ opisuje Miroslav Králík.
Pracovníci sa vďaka tomu venujú odchýlkam, ktoré skutočne vyžadujú pozornosť, namiesto plošnej kontroly každého dokladu. PHOENIX lékárenský velkoobchod, s.r.o. tým tak skrátil cestu od príjmu dodávky po jej naskladnenie z dní na hodiny a vytvoril predvídateľnejší a stabilnejší rámec spolupráce s dodávateľmi.
Riešite rozdielne formáty dokladov, ručné kontroly alebo zdĺhavé zapájanie nových partnerov? Spojte sa s nami a spolu prejdeme váš tok objednávok, dodávok a faktúr a navrhneme spôsob zapojenia zodpovedajúci možnostiam jednotlivých obchodných partnerov.
Chcete skoncovať s chaosom vo vašej firme?
Na bezplatnej konzultácii prejdeme vaše aktuálne nastavenie a odporučíme ďalší krok podľa toho, čo firma skutočne potrebuje.
