Jak v JABLOTRON ALARMS zkrátili schvalování faktur z několika dní na pár hodin

Co se ve firmě změní ve chvíli, kdy přijatých faktur není deset nebo sto, ale víc než tisíc měsíčně? V JABLOTRON ALARMS narazili na moment, kdy ruční zpracování přestalo stačit a schvalování dokladů začalo klást vysoký nárok na čas, návaznost i počet zapojených lidí. Jak tento proces nastavili jinak a co se změnilo po přechodu na digitální schvalování?

V JABLOTRON ALARMS dříve zpracovávali přijaté faktury ručně. Při objemu více než tisíc dokladů měsíčně to v praxi znamenalo, že se faktury při předávání mezi lidmi zasekávaly, někdy se ztrácely a jejich schvalování zaměstnávalo až 7 lidí po dobu 7 pracovních dní. Ve chvíli, kdy se objem dokladů zvyšuje a do procesu vstupuje více schvalovatelů, už nejde jen o samotné přepsání faktury. Začíná být důležité, jak je nastavený celý schvalovací tok, kdo do něj vstupuje a jak dlouho doklad čeká na další krok.

Když už nestačí doklady jen převést do digitální podoby

Právě proto firma začala hledat způsob, jak schvalování nastavit digitálně. Důležité pro ni bylo, aby řešení bylo dostupné v cloudu a zaměstnanci mohli doklady schvalovat odkudkoliv, včetně mobilu. Schvalovací cyklus se tak neprodlužoval ve chvíli, kdy jsou lidé na cestách, pracují z domova nebo jsou mimo kancelář. Současně ale bylo potřeba, aby celý proces fungoval i v situaci, kdy jeden doklad prochází více úrovněmi schválení.

Po zavedení iNVOiCE FLOW se v JABLOTRON ALARMS zkrátila průměrná doba schválení jedné faktury z několika dní na pár hodin. Ve firmě dnes využívají až 4stupňové schvalování a rozúčtování dokladů na více schvalovatelů. Systém navíc používají i pro vytváření, schvalování a odesílání objednávek dodavatelům.

To je zajímavé hlavně pro firmy, které dnes neřeší jen to, jak fakturu převést do digitální podoby, ale jak nastavit celý proces tak, aby obstál i při vyšším objemu dokladů, více schvalovacích úrovních a větším nároku na návaznost. Právě v takové chvíli se ukáže, že téma faktur není jen administrativní agenda, ale součást širšího řízení toku dokladů ve firmě.

Celý příběh si můžete přečíst zde případové studii JABLOTRON ALARMS.

Řešíte, jak nastavit schvalování faktur tak, aby obstálo i při vyšším objemu dokladů a více schvalovacích úrovních? Podívejte se, jak k tomu přistoupili v JABLOTRON ALARMS. A pokud jste v podobné fázi i vy, umíme vám pomoci nastavit schvalovací proces tak, aby odpovídal fungování vaší firmy.