Čo sa vo firme zmení v momente, keď počet prijatých faktúr nie je desať či sto, ale viac ako tisíc mesačne? V spoločnosti JABLOTRON ALARMS nastal moment, keď ručné spracovanie prestalo stačiť a schvaľovanie dokladov začalo klásť vysoké nároky na čas, súvislosť a počet zapojených ľudí. Ako tento proces nastavili inak a čo sa zmenilo po prechode na digitálne schvaľovanie?
V spoločnosti JABLOTRON ALARMS predtým spracovávali prijaté faktúry ručne. Pri objeme viac ako tisíc dokladov mesačne to v praxi znamenalo, že faktúry sa pri odovzdávaní medzi ľuďmi zadržiavali, niekedy sa stratili a ich schvaľovanie zamestnávalo až 7 ľudí po dobu 7 pracovných dní. V momente, keď sa objem dokladov zvyšuje a do procesu vstupuje viac schvaľovateľov, už nejde len o samotné prepisovanie faktúry. Začína byť dôležité, ako je nastavený celý schvaľovací tok, kto do neho vstupuje a ako dlho doklad čaká na ďalší krok.
Keď už nestačí dokumenty len previesť do digitálnej podoby
Práve preto sa firma začala hľadať spôsob, ako nastaviť schvaľovanie digitálne. Dôležité pre ňu bolo, aby riešenie bolo dostupné v cloude a zamestnanci mohli dokumenty schvaľovať odkiaľkoľvek, vrátane mobilu. Schvaľovací cyklus sa tak neprodlužoval v situáciách, keď sú ľudia na cestách, pracujú z domu alebo sú mimo kancelárie. Zároveň však bolo potrebné, aby celý proces fungoval aj v situácii, keď jeden doklad prechádza viacerými úrovňami schvaľovania.
Po zavedení iNVOiCE FLOW sa v spoločnosti JABLOTRON ALARMS skrátila priemerná doba schvaľovania jednej faktúry z niekoľkých dní na pár hodín. V spoločnosti dnes využívajú až 4-stupňové schvaľovanie a rozdelenie dokumentov medzi viacerých schvaľovateľov. Systém navyše používajú aj na vytváranie, schvaľovanie a odosielanie objednávok dodávateľom.
To je zaujímavé hlavne pre firmy, ktoré dnes neriešia len to, ako previesť faktúru do digitálnej podoby, ale ako nastaviť celý proces tak, aby obstál aj pri vyššom objeme dokladov, viacerých schvaľovacích úrovniach a väčších nárokoch na nadväznosť. Práve v takomto momente sa ukáže, že téma faktúr nie je len administratívnou agendou, ale súčasťou širšieho riadenia toku dokumentov vo firme.
Celý príbeh si môžete prečítať v prípadovej štúdii JABLOTRON ALARMS.
Riešite, ako nastaviť schvaľovanie faktúr tak, aby fungovalo aj pri vyššom objeme dokladov a viacerých schvaľovacích úrovniach? Pozrite sa, ako k tomu pristúpili v spoločnosti JABLOTRON ALARMS. A ak ste aj vy v podobnej fáze, vieme vám pomôcť nastaviť schvaľovací proces tak, aby zodpovedal fungovaniu vašej firmy.
Chcete skoncovať s chaosom vo vašej firme?
Na bezplatnej konzultácii prejdeme vaše aktuálne nastavenie a odporučíme ďalší krok podľa toho, čo firma skutočne potrebuje.
