V účetních kancelářích se skutečný přínos změny ukáže ve chvíli, kdy doklady přestanou zatěžovat kapacitu týmu. V daňové a účetní kanceláři Meitnerová vedl přechod na iNVOiCE FLOW k tomu, že odpadlo ruční přepisování stovek faktur, zjednodušilo se předávání dokladů od klientů a zpracování se zrychlilo o 25 %.
V kanceláři Meitnerová dříve zpracovávali stovky papírových dokladů ručně. To v praxi znamenalo hodiny přepisování, osobní vyzvedávání šanonů od klientů a rostoucí nárok na archivaci. S vyšším objemem dokladů už nešlo jen o samotné účetní zpracování, ale i o to, kolik kapacity zabírá jejich příjem, přenos a evidence ještě předtím, než se s nimi začne skutečně pracovat.
Zlom přišel v roce 2021, kdy se paní Meitnerová rozhodla nasadit iNVOiCE FLOW. Doklady dnes klienti posílají pouze elektronicky na vyhrazenou e mailovou adresu, systém je automaticky načte, zpracuje a bezpečně archivuje. Tým tak už data nepřepisuje ručně a může se soustředit hlavně na kontrolu. A díky iNVOiCE FLOW tak může kancelář zpracovávat doklady o 25 % rychleji a s minimální chybovostí.
Důležitý je i dopad na samotné fungování kanceláře. Řešení se přizpůsobilo různým typům klientů. Ti s větším objemem posílají doklady průběžně, menší klienti je mohou zasílat hromadně jednou za měsíc. Automatizace zároveň umožnila, aby část kontroly zvládali i méně zkušení zaměstnanci, zatímco zkušení účetní se mohou věnovat komplexnější agendě.
Změna se tak neprojevila jen jen ve způsobu zpracování dokladů. Promítla se také do rozdělení práce v týmu a do toho, jak kancelář spolupracuje se svými klienty. U firem, které řeší vyšší objem přijatých dokladů, tak není důležité jen to, zda se dokument dostane do účetnictví, ale jak spolehlivě a s jakým nárokem na kapacitu celý proces funguje od začátku do konce.
Celou případovou studii najdete zde.
Zajímá vás, jak může podobně nastavený tok dokladů fungovat i ve vaší firmě? Zanechte nám kontakt a podívejte se, jak může iNVOiCE FLOW fungovat i ve vaší firmě.
Chcete ukončit chaos ve vaší firmě?
Na bezplatné konzultaci projdeme vaše aktuální nastavení a doporučíme další krok podle toho, co firma skutečně potřebuje.
