Barbora Dvořáková z Ovečkárny: LOKiA WMS zcela změnila naši každodenní práci ve skladu

Řídit sklad, který zvládá nápor sezónních objednávek a přitom drží tempo, není jednoduché. V Ovečkárně se o to stará Barbora Dvořáková, vedoucí skladu, která má na starosti nejen provoz, ale i nábor lidí a celkovou organizaci logistiky.

 „Každý rok jsme bojovali s tím samým – nápor objednávek, noví lidé, složité zaučování a stres, že něco nezvládneme,“ vzpomíná zkušená vedoucí, která si firmou prošla od úplně nejnižších pozic, a tak dobře ví, o čem mluví.

„To všechno se změnilo ve chvíli, kdy jsme začali používat LOKiA WMS – skladový systém, který nám doslova přepsal způsob práce. K lepšímu, samozřejmě,“ usmívá se a detailně vypráví, co vše se v Ovečkárně díky modernímu cloudovému řešení pro správu skladů změnilo.

Z brigádnice vedoucí, která řídí srdce logistiky

Barbora Dvořáková nastoupila do Ovečkárny v roce 2020, původně jen na sezónní brigádu. „Byla to práce od října do prosince, ale už v lednu jsem dostala nabídku na hlavní úvazek. Postupně jsem si prošla vším – od balení po vychystávání – a časem jsem dostala důvěru stát se vedoucí skladu.“

Dnes má na starosti celý provoz: nábor zaměstnanců, plánování sezóny, obalové materiály, provoz skladu od příjmu až po expedici i dohled nad revizní logistikou. „Momentálně máme deset kmenových lidí, ale v sezóně až čtyřicet brigádníků. Nábor i organizaci řeším sama. Někdy musíme sehnat desítky lidí během pár dnů, protože objednávky rostou neskutečným tempem.“

Organizovaný systém i během hektické sezóny

Největší zlom podle Barbory přišel s nasazením systému LOKiA WMS, který Ovečkárně pomohl zkrotit sezonní chaos. „Před nasazením tohoto skladového systému jsme dělali věci hodně ručně. Každý měl svoje zvyky, nikdo pořádně nevěděl, kde přesně co leží. Spoléhali jsme se na paměť lidí – třeba že Petra ví, kde jsou papuče. Jenže když Petra nebyla, nikdo to nevěděl,“ směje se při vzpomínkách na nekoordinovanou dobu.

Změna přišla s implementací systému. „Museli jsme celý sklad přelepit, doplnit EAN kódy a zmapovat úplně všechno. Byl to velký krok, ale od té chvíle víme přesně, kde co je a kolik toho máme.“

Díky LOKiA WMS dnes sklad funguje jako dobře seřízený stroj. „Systém sleduje každý pohyb zboží. Víme, kdo co vychystal, kam to šlo a jak se to přesouvalo. Když se někde něco ztratí, dohledáme to během pár minut.“

Rekord? Objednávka vychystaná pod 1 minutu!

Ještě před implementací chytrého skladového systému trvalo vychystání jedné objednávky v Ovečkárně zhruba deset minut. „Dnes je to minuta. Náš rekord je 0,92 minuty,“ říká Barbora hrdě. 

Jak se to promítne do efektivity? „Dříve jsme vychystávali 1500 objednávek v úseku 8 hodin při počtu 35 lidí. Teď po nasazení LOKiA WMS máme stejný počet lidí i hodin, ale vychystáme už 6000 objednávek!“

„Ten rozdíl je obrovský. V osmihodinové směně uděláme čtyřnásobek práce – a přitom s menším stresem. Dřív jsme běhali po skladu a hledali věci. Teď všechno vidíme v systému.“

Kromě úspory času se výrazně snížily i mzdové náklady. „Sledujeme, kolik nás stojí jedna objednávka. Teď jsme kolem 20 korun, v sezóně i méně. Dřív to bylo několikanásobně víc.“

Vystoupali jsme na objednávkový Mount Everest

Jedním z největších problémů Ovečkárny bývalo zaučování nových lidí. Každou sezónu přicházely desítky brigádníků, které bylo třeba rychle zasvětit do procesů, ale stejně trvalo několik dnů, než se nový člověk rozkoukal. 

„Teď, když přijde brigádník, který umí základní věci a má trochu přehled, za deset minut už vychystává objednávky. Systém ho vede krok po kroku a nedovolí udělat chybu. Když něco nesedí, prostě ho dál nepustí,“ popisuje Barbora.

„Jednou jsme objednávky přirovnali k horám a pokusili jsme se vylézt na pomyslný Mount Evereset, tedy odbavit za jeden den 8848 objednávek. Povedlo se nám to za 9 hodin a mně se líbí, že díky tomu skladovému systému dokážeme dělat i takové týmové akce a výzvy.“

LOKiA WMS tak pomohla odstranit největší stres sezónního provozu. „Dřív jsme se báli, že to brigádníci nestihnou. Teď se nemusíme bát, že by sklad zkolaboval – všechno běží podle systému.“

Díky spolupráci s GRiT je LOKiA WMS customizovatelná

Implementací do skladu to nekončilo. Ovečkárna s týmem GRiT společně vyvinula i novou funkci – tzv. supportní pozici, která dále zrychlila procesy. „Když picker přijde na pozici a zjistí, že tam něco chybí, přepípne objednávku na support. Ten to vyřeší, zatímco picker pokračuje v práci. Dřív musel všechno zastavit a hledat, kde se stala chyba. Teď se sklad nezastaví,“ vysvětluje Barbora.

„Celý vývoj trval asi půl roku. Měli jsme pár porodních nemocí, ale spolupráce s GRiT byla skvělá. Reagovali rychle, všechno se ladilo společně a výsledek je opravdu funkční.“

Data, přehled a motivace týmu

S LOKiA WMS mají v Ovečkárně také daleko lepší přehled o výkonnosti lidí. „V reportech vidíme, kolik objednávek kdo vychystal nebo zabalil, jak dlouho mu to trvalo a jak si vede v porovnání s ostatními. Tyhle data pak používáme i pro výkonnostní odměny – a to nejen pro stálé zaměstnance, ale i pro brigádníky.“

Díky tomu vzniká přirozená motivace a zdravé soupeření. „Pamatuju si, jak k nám přišel nový kluk – po hodině už dělal víc než naše nejzkušenější holky. Ty se nenechaly zahanbit a začaly závodit, kdo vychystá víc. Bylo to skvělé, protože systém je postavený tak, že všichni mají stejné podmínky a záleží jen na šikovnosti.“

Když systém není protivník, ale pomocník

Nasazení chytrého skladového systému přineslo do skladu i změnu myšlení. „Nejtěžší bylo, aby lidé pochopili, že nový systém není překážka, ale nejlepší kámoš,“ přiznává Barbora.

„Prvních pár týdnů, kdy jsme systém testovali, to bylo pomalejší, ale pak přišla sezóna, tisíce objednávek – a všichni pochopili, že bez LOKiA WMS by to nešlo. Dnes si to nikdo nedokáže představit jinak.“

Díky systému se Ovečkárna dostala na zcela novou úroveň. „Dnes máme klid. Víme, že zvládneme jakoukoli sezónu. A to je něco, co bych před pár lety neřekla.“

LOKiA WMS pomohla Ovečkárně proměnit sklad v moderní a efektivní provoz, který zvládne tisíce objednávek denně bez zmatku a stresu. „Bez LOKiA bychom tohle tempo nikdy nezvládli,“ uzavírá Barbara Dvořáková.

Chtěli byste mít ve skladu stejný přehled?

LOKiA WMS pomohla Ovečkárně proměnit sklad v moderní a efektivní provoz. Hodila by se LOKiA WMS i vaší firmě? Rezervujte si bezplatnou konzultaci s týmem GRiT.

Společně si ujasníme, co váš sklad potřebuje, a připravíme plán nasazení.
Půjdete-li do toho s námi, kompletně se postaráme o implementaci – a se vším dalším vám pomůže náš ochotný a dostupný zákaznický servis.