Riadiť sklad, ktorý zvládne nápor sezónnych objednávok a zároveň udrží tempo, nie je jednoduché. V Ovečkárně sa o to stará Barbora Dvořáková, vedúca skladu, ktorá má na starosti nielen prevádzku, ale aj nábor ľudí a celkovú organizáciu logistiky.
„Každý rok sme bojovali s tým istým – náporom objednávok, novými ľuďmi, zložitým zaškolením a stresom, že niečo nezvládneme,“ spomína skúsená vedúca, ktorá prešla firmou od úplne najnižších pozícií, a tak dobre vie, o čom hovorí.
„To všetko sa zmenilo v momente, keď sme začali používať LOKiA WMS – skladový systém, ktorý nám doslova prepisoval spôsob práce. K lepšiemu, samozrejme,“ usmieva sa a podrobne rozpráva, čo všetko sa v Ovečkárni vďaka modernému cloudovému riešeniu pre správu skladov zmenilo.
Od brigádničky k vedúcej, ktorá riadi srdce logistiky
Barbora Dvořáková nastúpila do Ovečkárny v roku 2020, pôvodne len na sezónnu brigádu. „Bola to práca od októbra do decembra, ale už v januári som dostala ponuku na plný úväzok. Postupne som prešla všetkým – od balenia po kompletizáciu – a časom som získala dôveru stať sa vedúcou skladu.“
Dnes má na starosti celý prevádzku: nábor zamestnancov, plánovanie sezóny, obalové materiály, prevádzku skladu od príjmu až po expedíciu a dohľad nad revíznou logistikou. „Momentálne máme desať stálych zamestnancov, ale v sezóne až štyridsať brigádnikov. Nábor aj organizáciu riešim sama. Niekedy musíme zohnať desiatky ľudí za pár dní, pretože objednávky rastú neuveriteľným tempom.“
Organizovaný systém aj počas hektickej sezóny
Podľa Barbory prišiel najväčší zlom so zavedením systému LOKiA WMS, ktorý pomohol Ovečkárni zvládnuť sezónny chaos. „Pred zavedením tohto skladového systému sme veľa vecí robili ručne. Každý mal svoje zvyky, nikto poriadne nevedel, kde presne čo leží. Spoliehali sme sa na pamäť ľudí – napríklad že Petra vie, kde sú papuče. Lenže keď Petra nebola, nikto to nevedel,“ smeje sa pri spomienkach na nekoordinované časy.
Zmena prišla s implementáciou systému. „Museli sme celý sklad prelepiť, doplniť EAN kódy a zmapovať úplne všetko. Bol to veľký krok, ale od tej chvíle vieme presne, kde čo je a koľko toho máme.“
Vďaka LOKiA WMS dnes sklad funguje ako dobre naolejovaný stroj. „Systém sleduje každý pohyb tovaru. Vieme, kto čo pripravil, kam to išlo a ako sa to presúvalo. Keď sa niečo niekde stratí, nájdeme to za pár minút.“
Rekord? Objednávka pripravená za menej ako 1 minútu!
Ešte pred implementáciou inteligentného skladového systému trvalo kompletizovanie jednej objednávky v Ovečkárně približne desať minút. „Dnes je to minúta. Náš rekord je 0,92 minúty,“ hovorí Barbora s hrdosťou.
Ako sa to prejaví na efektivite? „Predtým sme v 8-hodinovej zmene pri počte 35 ľudí pripravili 1500 objednávok. Teraz po nasadení LOKiA WMS máme rovnaký počet ľudí aj hodín, ale pripravíme už 6000 objednávok!“
„Ten rozdiel je obrovský. Za osemhodinovú zmenu urobíme štvornásobok práce – a pritom s menším stresom. Predtým sme behali po sklade a hľadali veci. Teraz vidíme všetko v systéme.“
Okrem úspory času sa výrazne znížili aj mzdové náklady. „Sledujeme, koľko nás stojí jedna objednávka. Teraz je to okolo 20 korún, v sezóne aj menej. Predtým to bolo niekoľkonásobne viac.“
Vystúpili sme na objednávkový Mount Everest
Jedným z najväčších problémov Ovečkárny bolo zaškolenie nových ľudí. Každú sezónu prichádzali desiatky brigádnikov, ktorých bolo potrebné rýchlo zasvätiť do procesov, ale aj tak trvalo niekoľko dní, kým sa nový človek zorientoval.
„Teraz, keď príde brigádnik, ktorý ovláda základné veci a má trochu prehľad, už za desať minút pripravuje objednávky. Systém ho vedie krok za krokom a nedovolí mu urobiť chybu. Ak niečo nesedí, jednoducho ho nepustí ďalej,“ opisuje Barbora.
„Jedného dňa sme objednávky prirovnali k horám a pokúsili sme sa vyliezť na pomyselný Mount Everest, teda vybaviť za jeden deň 8848 objednávok. Podarilo sa nám to za 9 hodín a páči sa mi, že vďaka tomuto skladovému systému dokážeme robiť aj takéto tímové akcie a výzvy.“
LOKiA WMS tak pomohla odstrániť najväčší stres sezónnej prevádzky. „Predtým sme sa báli, že to brigádnici nestihnú. Teraz sa nemusíme báť, že by sklad skolaboval – všetko beží podľa systému.“
Vďaka spolupráci s GRiT je LOKiA WMS prispôsobiteľná
Implementáciou do skladu to nekončilo. Ovečkárna spolu s tímom GRiT spoločne vyvinula aj novú funkciu – tzv. podpornú pozíciu, ktorá ďalej urýchlila procesy. „Keď picker príde na pozíciu a zistí, že tam niečo chýba, presmeruje objednávku na podporu. Tá to vyrieši, zatiaľ čo picker pokračuje v práci. Predtým musel všetko zastaviť a hľadať, kde sa stala chyba. Teraz sa sklad nezastaví,“ vysvetľuje Barbora.
„Celý vývoj trval asi pol roka. Mali sme pár detských chorôb, ale spolupráca s GRiT bola skvelá. Reagovali rýchlo, všetko sme ladili spoločne a výsledok je naozaj funkčný.“
Dáta, prehľad a motivácia tímu
S LOKiA WMS majú v Ovečkárně tiež oveľa lepší prehľad o výkone ľudí. „V správach vidíme, koľko objednávok kto pripravil alebo zabalil, ako dlho mu to trvalo a ako si vedie v porovnaní s ostatnými. Tieto údaje potom používame aj na výkonnostné odmeny – a to nielen pre stálych zamestnancov, ale aj pre brigádnikov.“
Vďaka tomu vzniká prirodzená motivácia a zdravá súťaživosť. „Spomínam si, ako k nám prišiel nový chalan – už po hodine urobil viac ako naše najskúsenejšie dievčatá. Tie sa nenechali zahanbiť a začali súťažiť, kto pripraví viac. Bolo to skvelé, pretože systém je postavený tak, že všetci majú rovnaké podmienky a záleží len na zručnosti.“
Keď systém nie je súper, ale pomocník
Zavedenie inteligentného skladového systému prinieslo do skladu aj zmenu myslenia. „Najťažšie bolo, aby ľudia pochopili, že nový systém nie je prekážka, ale najlepší kamarát,“ priznáva Barbora.
„Prvých pár týždňov, keď sme systém testovali, to išlo pomalšie, ale potom prišla sezóna, tisíce objednávok – a všetci pochopili, že bez LOKiA WMS by to nešlo. Dnes si to nikto nedokáže predstaviť inak.“
Vďaka systému sa Ovečkárna dostala na úplne novú úroveň. „Dnes máme pokoj. Vieme, že zvládneme akúkoľvek sezónu. A to je niečo, čo by som pred pár rokmi nepovedala.“
LOKiA WMS pomohla spoločnosti Ovečkárna premeniť sklad na moderný a efektívny prevádzkový priestor, ktorý zvládne tisíce objednávok denne bez chaosu a stresu. „Bez LOKiA by sme toto tempo nikdy nezvládli,“ uzatvára Barbara Dvořáková.
Chceli by ste mať v sklade rovnaký prehľad?
LOKiA WMS pomohla spoločnosti Ovečkárna premeniť sklad na moderný a efektívny prevádzkový priestor. Hodila by sa LOKiA WMS aj vašej firme? Rezervujte si bezplatnú konzultáciu s tímom GRiT.
Spoločne si ujasníme, čo váš sklad potrebuje, a pripravíme plán nasadenia.
Ak sa do toho s nami pustíte, kompletne sa postaráme o implementáciu – a so všetkým ostatným vám pomôže náš ochotný a dostupný zákaznícky servis.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
