Automatizace přijatých faktur: Co má zvládnout řešení, které obstojí i při růstu firmy

Ruční přepis faktur bývá jen viditelná část problému. Podstatnější bývá, že doklady vstupují do firmy různými cestami, schvalování se zdržuje na jednotlivých krocích a účetní tým dohledává souvislosti, které by měl systém držet automaticky. V záznamu našeho webináře ukazujeme, co by mělo zvládnout řešení, které propojí příjem faktur, schvalování i návaznost na ERP do jednoho funkčního celku.

Když firma začne uvažovat o automatizaci přijatých faktur, většinou už nejde jen o samotný přepis údajů. V určitém objemu dokladů začne být vidět i něco dalšího: faktury přicházejí různými kanály, schvalování se zastavuje u jednotlivců, odpovědnost za další krok není jednoznačná a účetní tým dohledává informace napříč e-maily, složkami a účetním systémem.

Právě v této chvíli dává smysl posuzovat celé řešení jako jeden navazující celek. Samotné vytěžení dat situaci nevyřeší, pokud faktura dál putuje po firmě bez jasných pravidel, pokud chybí návaznost na objednávku nebo pokud se po schválení musí údaje znovu ručně přenášet do ERP. V záznamu webináře na YouTube ukazujeme nástroj iNVOiCE FLOW, který dokáže sjednotit příjem dokladu, vytěžení údajů, schvalovací workflow, export do ERP i elektronickou archivaci.

‍

‍

Pro firmy, které nechtějí za rok řešit stejný problém znovu, bývají důležitá jiná kritéria než jen přesnost vytěžení. Důležité je, zda lze sjednotit různé vstupy faktur do jednoho toku, nastavit schvalování podle částky, dodavatele nebo střediska, průběžně validovat data a dohledat auditní stopu bez zbytečného pátrání. Teprve tehdy začíná automatizace měnit nejen práci účetního oddělení, ale i kvalitu řízení celého procesu.

Povrchní přístup obvykle vytvoří jen další vrstvu nad stávajícím stavem. Robustnější model naopak drží návaznost mezi dokladem, schvalovatelem, účetním systémem a archivem.  

Pokud toto téma právě řešíte, záznam webináře vám pomůže udělat si přesnější představu o tom, co by mělo řešení pro přijaté faktury zvládnout.  

A pokud chcete navázat konkrétní konzultací nad vaším schvalovacím procesem, napojením na ERP nebo prací s výjimkami, můžeme se podívat i na to, jak takový model nastavit ve vaší firmě.