Ručné prepisovanie faktúr je zvyčajne len viditeľnou časťou problému. Podstatnejšie je, že doklady prichádzajú do firmy rôznymi cestami, schvaľovanie sa zdržiava v jednotlivých krokoch a účtovnícky tím musí hľadať súvislosti, ktoré by mal systém udržiavať automaticky. V zázname nášho webinára ukazujeme, čo by malo zvládnuť riešenie, ktoré prepojí príjem faktúr, schvaľovanie aj prepojenie s ERP do jedného funkčného celku.
Keď firma začne uvažovať o automatizácii prijatých faktúr, väčšinou už nejde len o samotné prepisovanie údajov. Pri určitom objeme dokladov sa začne prejavovať aj niečo iné: faktúry prichádzajú rôznymi kanálmi, schvaľovanie sa zastavuje u jednotlivcov, zodpovednosť za ďalší krok nie je jednoznačná a účtovnícky tím vyhľadáva informácie v e-mailoch, zložkách a účtovnom systéme.
Práve v tomto momente má zmysel posudzovať celé riešenie ako jeden naväzujúci celok. Samotné získanie údajov situáciu nevyrieši, ak faktúra ďalej putuje po firme bez jasných pravidiel, ak chýba prepojenie s objednávkou alebo ak sa po schválení musia údaje opäť ručne prenášať do ERP. V zázname webinára na YouTube predstavujeme nástroj iNVOiCE FLOW, ktorý dokáže zjednotiť príjem dokladu, extrakciu údajov, schvaľovací workflow, export do ERP aj elektronickú archiváciu.
Pre firmy, ktoré nechcú každý rok riešiť ten istý problém znova, sú dôležité iné kritériá ako len presnosť extrakcie. Dôležité je, či je možné zjednotiť rôzne vstupy faktúr do jedného toku, nastaviť schvaľovanie podľa sumy, dodávateľa alebo strediska, priebežne validovať údaje a vyhľadať auditnú stopu bez zbytočného hľadania. Až vtedy automatizácia začne meniť nielen prácu účtovného oddelenia, ale aj kvalitu riadenia celého procesu.
Povrchný prístup zvyčajne vytvorí len ďalšiu vrstvu nad existujúcim stavom. Robustnejší model naopak udržiava prepojenie medzi dokladom, schvaľovateľom, účtovným systémom a archívom.
Ak práve riešite túto tému, záznam webinára vám pomôže získať presnejšiu predstavu o tom, čo by malo riešenie pre prijaté faktúry zvládnuť.
A ak chcete nadviazať konkrétnu konzultáciu o vašom schvaľovacom procese, prepojení s ERP alebo práci s výnimkami, môžeme sa pozrieť aj na to, ako takýto model nastaviť vo vašej firme.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
