Povinná elektronická fakturácia na Slovensku: 8 najčastejších otázok firiem

Povinná e-fakturácia na Slovensku od 1. januára 2027 ovplyvní nielen formát faktúr, ale aj ich vystavovanie, doručovanie, kontrolu a archiváciu. Prinášame odpovede na osem otázok, ktoré firmy pri príprave riešia najčastejšie.

1. Koho sa povinná e-fakturácia týka?

Elektronické faktúry budú vystavovať predovšetkým slovenskí platitelia DPH pri zákonom vymedzených tuzemských B2B a B2G transakciách. Fakturácia koncovým spotrebiteľom do tohto režimu nespadá.

Na príjem e-faktúr však musia byť pripravené aj ďalšie slovenské právnické a zdaniteľné osoby, vrátane živnostníkov a niektorých neplatiteľov DPH. Prístup si zabezpečia prostredníctvom účtovného systému, ERP alebo aplikácie digitálneho poštára, ktorým je na Slovensku aj GRiT.

2. Týka sa povinnosť českej firmy registrovanej na Slovensku k DPH?

Česká firma, ktorá je na Slovensku iba registrovaná k DPH podľa § 5, ale nie je tam usadená, nemusí podľa súčasných pravidiel do 30. júna 2030 e-faktúry v tomto režime vystavovať ani prijímať.

Pri slovenskej dcérskej spoločnosti alebo prevádzkarni je situácia iná. Rozhoduje postavenie konkrétneho subjektu aj väzba fakturovaného plnenia na Slovensko. GRiT pomôže zmapovať dotknuté spoločnosti a transakcie ešte pred úpravami systémov.

3. Spadajú do povinnej e-fakturácie aj zálohové faktúry?

Rozhoduje typ dokladu. Proforma faktúra, ktorá je iba výzvou na úhradu a nie je daňovým dokladom, sa cez systém eFaktúra posielať nemusí. Daňový doklad vystavený po prijatí platby pred dodaním tovaru alebo služby už do povinného režimu spadá. Systém preto musí správne rozlišovať medzi výzvou na platbu a faktúrou k prijatej platbe.

4. Bude možné vystavovať súhrnné faktúry?

Áno, súhrnná faktúra však môže zahŕňať dodania uskutočnené najviac počas jedného kalendárneho mesiaca. Firmy využívajúce dlhodobé platobné kalendáre alebo fakturáciu opakovaných plnení za dlhšie obdobie preto musia preveriť nielen svoj systém, ale aj súčasné fakturačné procesy.

5. Stačí firme jej súčasné EDI riešenie?

EDI je dobrý základ, pripravenosť na povinnú e-fakturáciu ale samo o sebe nezaručuje. Faktúra musí zodpovedať norme EN 16931 a podporovanej syntaxi, napríklad UBL alebo CII XML.

Preveriť je nutné aj validáciu, doručovanie cez sieť Peppol a spracovanie stavových správ. GRiT dokáže nadviazať na existujúce EDI alebo ERP, zabezpečiť konverziu dát a prepojiť firmu s doručovacou službou bez zavádzania ďalšieho oddeleného procesu.

6. Čo sa stane, keď elektronická faktúra neprejde kontrolou?

Záleží na type problému:

• Chyba validácie: Faktúra nemá správnu štruktúru alebo údaje a musí sa opraviť a odoslať znova.
• Chyba doručenia: Doklad je správny, ale nedorazil napríklad kvôli chybnej identifikácii príjemcu.
• Obchodná nezrovnalosť: Odberateľ faktúru obdržal, ale nesúhlasí s cenou, objednávkou alebo plnením. Situácia sa zvyčajne rieši dobropisom a novou faktúrou.

Používané riešenie by preto malo ukazovať výsledok validácie aj skutočný stav doručenia.

7. Musí sa spoločne s XML archivovať aj PDF?

Povinnou elektronickou faktúrou je XML dokument, ktorý sa podľa slovenských pravidiel archivuje desať rokov od skončenia príslušného kalendárneho roka.

PDF nie je nutné ukladať spoločne s XML. Firma však musí byť schopná faktúru po celú dobu zobraziť v podobe čitateľnej človekom. Nestačí teda uchovávať XML bez nástroja, ktorý z neho vytvorí zrozumiteľný výstup.

8. Koľko bude zavedenie e-fakturácie stáť?

Cena závisí predovšetkým od počtu faktúr, zapojených spoločností a systémov, zložitosti integrácie a požadovanej miery automatizácie, archivácie a podpory.

GRiT pracuje s regresívnym modelom – teda čím viac komunikácie prechádza, tým je komunikácia na jednotku lacnejšia. Pri napojení ERP alebo EDI pre firmy s väčším objemom dokladov vychádza ponuka z konkrétnych procesov. GRiT preto najprv preverí súčasné riešenie a navrhne rozsah, ktorý splní legislatívne požiadavky bez zbytočných paralelných procesov.

Máte ďalšie otázky? GRiT preverí pripravenosť vášho ERP alebo EDI, navrhne vhodné napojenie a pomôže vám zvládnuť povinnú e-fakturáciu od analýzy až po ostrú prevádzku.