Overiteľnosť: Skrytá výhoda digitálnej archivácie faktúr

Digitálna archivácia sa často prezentuje ako spôsob, ako mať faktúry bezpečne uložené a kedykoľvek k nim mať prístup. Digitálne uchovávanie dokladov je naozaj praktické, ale skutočnú hodnotu má až vtedy, keď umožňuje rýchlo a bez pochybností preukázať každý krok ich spracovania. Vďaka auditovateľnosti sa digitalizácia stáva investíciou, ktorá obstojí aj pri tom najnáročnejšom audite. A iNVOiCE FLOW vám s tým pomôže.

Čo vlastne znamená auditovateľnosť?

Auditovateľnosť je schopnosť preukázať, kedy, kto a čo s dokumentom robil – od jeho prijatia až po zaúčtovanie a archiváciu.

V praxi to znamená:

• kompletnú históriu schvaľovania a zmien,
• overiteľné prepojenia na súvisiace dokumenty (objednávky, dodacie listy, zmluvy),
• konzistentné ukladanie v súlade s legislatívnymi požiadavkami
• a okamžitú vyhľadateľnosť všetkých týchto informácií na pár kliknutí.

Bez auditovateľnosti sa pri internom alebo externom audite ocitnete v defenzíve. S auditovateľnosťou máte náskok. 

Prečo ju milujú predovšetkým držitelia rozpočtu?

Z hľadiska rozpočtu a riadenia rizík prináša auditovateľnosť niekoľko kľúčových výhod, vďaka ktorým ju majú tak radi všetci finanční riaditelia aj vedúci účtovníctva:

• Minimalizácia finančných rizík a sankcií – vďaka prehľadnosti všetkých krokov a súladu s daňovou a účtovnou legislatívou.
• Úspora času pri auditoch a kontrolách – audítori získajú všetky potrebné podklady okamžite, bez pomoci vašich zamestnancov.
• Vyššia dôveryhodnosť voči investorom a materskej spoločnosti – transparentné a štandardizované procesy sú jasným signálom zdravého finančného riadenia.
• Lepšia správa a vnútorná kontrola – vďaka podrobným záznamom o tom, kto čo schválil, upravil alebo zamietol.
  

Auditovateľnosť v praxi? iNVOiCE FLOW vie, ako na to

iNVOiCE FLOW od GRiTu nie je len digitálnym úložiskom faktúr. Je to komplexná platforma na digitalizáciu faktúr a objednávok, kde je auditovateľnosť zabudovaná od základu:

• Automatický auditný protokol – každý dokument má históriu všetkých krokov, vrátane časových pečiatok, schvaľovateľov a vykonaných zmien.
• Prepojenie s účtovným systémom – prepojenia medzi faktúrami, objednávkami a účtovnými záznamami sú vždy vysledovateľné.
• Plná legislatívna kompatibilita – dokumenty sú uchovávané v súlade s platnými právnymi požiadavkami, vrátane DPH a GDPR.
• Role a oprávnenia – prístupové práva nastavíte na úrovni tímov aj jednotlivcov, takže k citlivým dokumentom sa dostanú len tí, ktorí majú oprávnenie.
  

Návratnosť investície: merateľná a rýchla

Skúsenosti firiem ukazujú, že zavedenie iNVOiCE FLOW sa oplatí nielen v podobe nižších administratívnych nákladov, ale aj:

• znížením času venovaného príprave podkladov pre audity až o 70 %,
• minimalizáciou rizika pokút alebo sankcií,
• a posilnením dôvery interného aj externého auditu.
  

Auditovateľnosť nie je bonus. Je to nutnosť.

Digitálna archivácia faktúr, ktorá nezaručuje auditovateľnosť, je len polovičatým riešením.
Ak chcete mať plnú kontrolu nad finančnými tokmi, byť pripravení na akýkoľvek audit a zároveň odľahčiť svojmu tímu, iNVOiCE FLOW je tou správnou voľbou.

Chcete zistiť, ako by iNVOiCE FLOW mohol zjednodušiť aj vaše audity? Kontaktujte nás a dohodnite si nezáväznú konzultáciu.