Digitální archivace faktur: Proč už nestačí jen složka na serveru

Jak mít faktury v pořádku a v souladu se zákonem? Jak se k nim dostat kdekoli a kdykoli? A jak zajistit, aby byly všechny doklady na jednom místě a dohledatelné na pár kliknutí? Snadno, pokud vaše firma přistupuje k finanční agendě moderně a má dobře zpracovanou digitální archivaci faktur.

Archivace už dávno není jen „úložiště PDF“

Mnoho firem si pod digitální archivací představí složku na serveru nebo na sdíleném disku, kde jsou sice dokumenty v elektronické podobě, ale bez jasného systému. Často chybí rychlé vyhledávání, jasná odpovědnost a hlavně zajištění zákonných povinností.

Moderní digitální archivace znamená víc: myslí se jím centrální úložiště, které je bezpečné, snadno dostupné, v souladu s legislativou a úzce propojené s firemními procesy.

Proč nestačí sdílený disk?

• Riziko ztráty dokumentů – chybí jasná pravidla a často i zálohování.
• Nedostatek kontroly – nevíte, kdo co změnil, kdy a proč.
• Nedostupnost – hledání starších faktur je zdlouhavé, zejména při hybridní práci.
• Nejistota ohledně legislativy – firmy často netuší, jak dlouho mají dokumenty uchovávat a v jaké podobě.

S iNVOiCE FLOW, ideálním řešením pro digitalizaci objednávek a faktur, máte všechny faktury na jednom místě, v bezpečí a v souladu s právními předpisy.

Archivovat, či skartovat? Toť otázka!

Každý, kdo se kdy staral o faktury a další finanční dokumenty, zná ten nepříjemný pocit, kdy si není jistý, zda může danou fakturu již zahodit, nebo ji musí ještě stále archivovat. Nebo lépe řečeno, znal. Digitální archivace dat totiž tyto nejistoty odbourává a dodává vytoužený pocit jistoty.

Každopádně je dobré mít v těch lhůtách jasno. Jak dlouho tedy musíme které dokumenty v Česku archivovat?

iNVOiCE FLOW automaticky ukládá faktury po dobu 10+1 let, takže pokrývá i nejpřísnější požadavky.

Přínosy digitální archivace

Digitální archivace není jen o splnění zákonných povinností. Přináší také:

• Pořádek a přehled – všechny faktury máte na jednom místě.
• Rychlý přístup odkudkoli – podpora hybridní práce a snadné předávání agendy.
• Bezpečnost – ochrana dat proti ztrátě i neoprávněnému přístupu.
• Integrace s procesy – archivace je součástí celého workflow schvalování a účtování.

Digitální archivace faktur jako součást moderního finančního řízení

Správná digitální archivace není samostatný ostrov. Je to součást moderní finanční agendy, která zajišťuje pořádek, bezpečnost a jistotu při kontrolách i při každodenní práci s fakturami.

Nevíte, jak začít? Kontaktujte nás a my vám ukážeme, jak konkrétně by vám náš produkt iNVOiCE  FLOW uměl pomoci s fakturami a další byrokracií.