Zpracovávat doklady 4x rychleji a přímo z pláže? Vítejte ve světě digitalizovaného účetnictví.

Řídit daňovou nebo účetní kancelář dnes znamená mnohem víc než jen "vést účetnictví". Znamená to řešit logistiku dokladů, problémy s archivací, chybovost při přepisech a tlaky na rychlost zpracování. Kdo chce v dnešní době řídit svoji firmu efektivně a udržet krok s dobou, musí hledat řešení. A tím je digitalizace účetnictví. Jak ji uchopit prakticky a bezbolestně?

Když šanony přetékají aneb nenastal čas na změnu?

Převzít odpovědnost za desítky nebo stovky klientů v účetní firmě znamená zajišťovat přesnost, rychlost a transparentnost. Jenže bez nástrojů to nejde – zvlášť když se dokumenty sbírají e-mailem, poštou nebo se pro ně dokonce musí ke klientovi. Zpoždění, nutnost fyzické přítomnosti, přepisování a chybovost jsou každodenní realitou.

Účetní navíc nejsou roboti, spousta z nich přesto dosud dělá práci, kterou by s přehledem zvládl stroj – přepisuje doklady a tiskne štosy faktur na archivaci. Účetní profese si tak stále nese pověst nudné, rutinní práce. Ale to není fér. Vždyť moderní účetní kancelář 21. století má být mnohem více partnerem, který pomáhá firmám orientovat se v číslech, radí, analyzuje a plánuje.

Do bodu zlomu se dostala i Daňová a účetní kancelář Meitnerová daně + účto s.r.o.. Kvůli množství papírových dokladů musela neustále rozšiřovat kancelář a osobně je vyzvedávat u klientů. Fyzická archivace byla stále náročnější, vznikaly chyby a přetížení týmu rostlo.

Účetní kanceláře: Co je dnes nejvíc bolí?

Na základě detailní případové studie Daňové a účetní kanceláře Meitnerová a dalších dat vyplývá několik opakujících se témat, které trápí účetní kanceláře a agentury, a to především:

Papírová archivace jako noční můra

Zákon sice umožňuje elektronické uchování, ale spousta firem stále tiskne. Proč? Zvyk, nejistota, nedůvěra v technologie. A výsledek? Plné sklepy, přetékající regály a vysoké náklady na stále bobtnající archivační prostory.

Ruční přepis jako strojová práce

Až 50 % chyb dělají brigádníci při ručním přepisování faktur. I zkušený účetní má při tomto monotónním úkolu 2% chybovost. A každá chyba znamená čas navíc – na opravu, kontrolu i nepříjemné vysvětlování.

Jak s tím pomůže digitalizace?

Digitalizace není jen o tom, že fakturu převedete do PDF. Moderní nástroje jako iNVOiCE FLOW automatizují celý cyklus:

• Faktura přijde e-mailem, z portálů, poštou nebo jako fotka z mobilu a rovnou se načte do systému.
• Automaticky se načtou stěžejní údaje (dodavatel, částka, datum splatnosti).
• Schválené faktury se připraví k zaúčtování a automaticky se archivují – podle zákonné lhůty a s roční rezervou navíc. Vše je lehce dohledatelné podle dodavatele, zakázky, pobočky nebo SPZ.

A výsledky? iNVOiCE FLOW umožnil daňové a účetní kanceláři Hany Meitnerové přejít na bezpapírový provoz, což nejen odstranilo potřebu fyzické archivace, ale také významně zrychlilo celý proces zpracování dokladů. Zároveň se zvýšila celková efektivita práce v kanceláři.

• Zpracování dokladů je nyní o čtvrtinu rychlejší
• Chybovost se výrazně snížila, hlavně díky odstranění rutiny
• Doklady lze zpracovávat odkudkoliv
• Elektronická archivace ušetřila náklady na prostor i tisk

Co daňové a účetní kanceláře na digitalizaci ocení nejvíce?

Čas a kapacita – neviditelný přínos s obrovským dopadem

Ušetřený čas je často neviditelný, ale zásadní. „Když jsme dříve zpracovávali sto dokladů naráz, zabralo nám to minimálně dvě hodiny, u složitějších dokladů podstatně víc. Dnes stejné množství dokladů zvládneme asi o čtvrtinu rychleji než dříve,“ říká spokojeně Hana Meitnerová.

Díky digitalizaci s iNVOiCE FLOW je připravena pro potenciální růst své kanceláře, neboť nyní dokáže zpracovávat více dokladů se stejným počtem lidí. Není třeba přibírat nové zaměstnance ani hledat větší kancelář.

„A ušetřila jsem samozřejmě i za tisk, od nasazení jsem spotřebovala snad jen dva balíky kancelářských papírů a toner jsem nemusela kupovat vůbec,“ dodává.

Z obchodního pohledu to vše znamená:

• Vyšší marži na klienta
• Možnost obsloužit více klientů
• Nižší náklady na provozní režii
• Vyšší spokojenost klientů díky rychlosti a přehlednosti

Audit? V klidu a pohodě

Jedním z častých „neviditelných“ benefitů digitalizace je připravenost na audit. Bude-li klient potřebovat cokoliv dohledat, nebude muset účetní dojíždět do kanceláře pro jeho šanony a hledat v nich potřebný dokument. Všechny doklady jsou totiž elektronicky archivované a opatřené metadaty, a tak je jejich dohledání otázkou pár kliknutí.

Flexibilita práce i týmu

Dalším benefitem je možnost práce odkudkoliv. V kanceláři Hany Meitnerové už dokonce úspěšně ozkoušeli zpracování dokladů z tabletu na pláži. To je víc než komfort – je to nástroj řízení kapacit, motivace lidí a v krizových obdobích i zajištění chodu firmy.

Díky digitalizaci mohou doklady kontrolovat i méně zkušení pracovníci, zatímco seniorní účetní se věnují specializovaným úkolům.

iNVOiCE FLOW navíc umožňuje nastavit si procesy tak, aby vyhovovaly různým typům klientů. „Klienti s více než 50 doklady měsíčně je posílají průběžně po dávkách a účetní je v iNVOiCE FLOW postupně kontrolují a posílají ke zpracování. Klienti s menším množstvím dokladů pak s námi mají domluvené termíny, do kterých posílají všechny doklady za uplynulý měsíc hromadně,“ chválí nastavený systém Meitnerová.

Přesnost bez únavy

Rutinní přepis stovek faktur denně vede zákonitě k chybám. Systém iNVOiCE FLOW chybovost snižuje, protože údaje vytěžuje automaticky. Účetní pouze kontrolují výjimky. V daňové a účetní kanceláři Meitnerové tak například snížili chybovost, eliminovali rutinu a zvýšili celkovou kvalitu výstupu.

Nebojte se budoucnosti, digitalizujte

Digitalizace není cíl, ale cesta. A na té cestě dnes může účetní kancelář získat mnohem víc než jen úsporu času. Získá klid, jistotu, přehled a prostor – pro smysluplnější práci, pro rozvoj vztahů s klienty i pro udržitelný růst.

Jak říká sama Hana Meitnerová: „Už se nemusíme přehrabovat v papírech a hledat faktury ve starých šanonech. Teď máme vše přehledně a rychle k dispozici. A to se počítá.“

Jste-li i vy daňovou či účetní firmou, která zpracovává 200 a více faktur měsíčně, jde o řešení, které se 100% vyplatí – ekonomicky i lidsky.

Neváhejte nás kontaktovat a rezervujte si konzultaci, na které vám vysvětlíme vše, co vás ohledně digitalizace a automatizace zpracování faktur zajímá.