Elektronické faktúry vám v porovnaní s papierovými podstatne urýchlia a uľahčia prácu. V praxi sa však niektorým firmám z rôznych dôvodov nedarí naplno využiť potenciál elektronických faktúr. V článku preto opisujeme tri tipy, vďaka ktorým si automatizujete (alebo aspoň výrazne zjednodušíte) prácu s elektronickými faktúrami.
Tip č. 1: Využívajte obojstrannú EDI komunikáciu
EDI je najspoľahlivejším prostriedkom na odosielanie a prijímanie elektronických faktúr. Ak nadviažete EDI komunikáciu s vaším obchodným partnerom, posielate si elektronické faktúry prostredníctvom cloudovej služby (napríklad nášho ORiON EDI) v špeciálnom formáte a veľká časť práce prebieha automaticky.
Najväčšie výhody EDI faktúr:
- vďaka prepojeniu EDI s ostatnými procesmi je možné automatizovať proces vystavovania faktúr a vystavovať ich napríklad až na základe potvrdenia prijatia tovaru protistranou,
- vystavené faktúry sa odosielajú v štandardizovanom formáte EDI priamo do ERP systému druhej strany, nie ako príloha e-mailu,
- prijaté EDI faktúry sa na základe vytvorených pravidiel automaticky prijímajú a môžu sa aj ihneď schváliť, ak napríklad faktúra zodpovedá schválenej objednávke a príjemcovi,
- každá faktúra môže byť automaticky opatrená elektronickým podpisom,
- ku každej faktúre sa vytvára kompletná auditná stopa,
- počas celého procesu si firmy môžu vymieňať kontrolné a overovacie správy slúžiace na prijatie, odmietnutie, potvrdenie správnosti alebo oznámenie o chybe,
- všetky faktúry je možné ukladať do elektronického archívu.
Pri štandardných transakciách nemajú firmy s faktúrami a ich administratívou takmer žiadnu prácu. Fakturantka alebo účtovník plní iba kontrolnú úlohu a zvyčajne do procesu vôbec nezasahuje.
Tip č. 2: Vystavujte faktúry pomocou EDI, aj keď ho protistrana nemá
Pohodlie automatizovanej fakturácie pomocou EDI sa nemusíte vzdať ani v prípade, keď vaša firma EDI využíva, ale obchodný partner nie. V našom riešení ORiON EDI je k dispozícii doplnková služba eFakturace, pomocou ktorej vystavíte faktúru vo formáte EDI a systém ju následne sám prevedie do požadovaného formátu, ktorý vyžaduje protistrana (typicky PDF alebo ISDOC, ale aj XML alebo CSV) a pošle ju klientovi na e-mail. U seba však faktúru stále uchovávate vo formáte EDI.
Takáto faktúra môže byť opatrená elektronickým podpisom (v prípade štandardizovaných formátov PDF alebo ISDOC) a cloudová služba ponúka možnosť uloženia do elektronického archívu. Na rozdiel od EDI komunikácie však nie je zabezpečená kompletná auditná stopa, pretože pri doručení na e-mail nie je možné skontrolovať správnosť doručenia. Pri menej používaných formátoch XML alebo CSV nie je stanovený jednoznačný štandard pre elektronický podpis, a preto sa nevyužíva.
Tip č. 3: Automatizujte príjem faktúr
Hoci EDI a eFakturace dokážu úplne pokryť vystavené faktúry, nevyriešia vám príjem elektronických faktúr od protistrany, ktorá EDI nepoužíva. Typicky ide o režijné faktúry alebo faktúry za tovar v nestruktúrovaných formátoch.
V takom prípade je možné tieto faktúry tzv. extrahovať. Stačí, keď prepojíte svoju e-mailovú schránku s riešením na automatizáciu prijímania faktúr (napríklad s našim iNVOiCE FLOW), ktoré následne z prijatých faktúr vyčíta jednotlivé položky.
Po prepojení s účtovným alebo ERP systémom sa prijaté faktúry automaticky načítajú do systému, máte všetky údaje z vystavených aj prijatých faktúr dátovo zjednotené a môžete s nimi pohodlne pracovať. Okrem toho, podobne ako pri EDI, je možné nastaviť pravidlá, aby sa prijaté faktúry napríklad spárovali s objednávkami a v prípade zhody automaticky schválili a zaúčtovali. Rovnako máte k dispozícii elektronický archív faktúr a každá faktúra má auditnú stopu.
Vďaka synergii cloudových riešení, ktoré podporujú EDI aj digitalizáciu ostatných faktúr, je možné všetky faktúry rýchlo a jednoducho spracovať a dosiahnuť tak výhody presného automatického spracovania, párovania položiek a optimalizácie nákladov.
Naozaj je možné mať všetko v elektronickej podobe?
Vďaka plnému využitiu potenciálu elektronických faktúr nie je potrebné zálohovať doklady v papierovej forme. Česká legislatíva (konkrétne zákon č. 235/2004 Zb. o dani z pridanej hodnoty) umožňuje firmám pracovať s elektronickými faktúrami.
Podmienkou je zachovanie dôveryhodnosti, neporušiteľnosti a čitateľnosti dokladu počas celej doby archivácie, čo opísané metódy zaručujú.
Ak by ste sa radi dozvedeli viac o potenciáli elektronickej fakturácie vo vašej firme, môžete sa prihlásiť na niektorý z našich webinárov, ktoré pravidelne organizujeme. Prípadne sa nám priamo ozvite a dohodneme si konzultáciu, kde túto tému preberieme podrobnejšie. S elektronickou fakturáciou máme dlhoročné skúsenosti a vieme pre firmy „ušitie“ riešenie na mieru.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
