Elektronické faktury: 3 tipy, jak z nich dostanete maximum

Elektronické faktury vám v porovnání s těmi papírovými zásadně urychlí a usnadní práci. V praxi se však některým firmám z různých důvodů nedaří potenciál elektronických faktur využít naplno. V článku proto popisujeme trojici tipů, se kterou zautomatizujete (nebo si alespoň výrazně zjednodušíte) práci s elektronickými fakturami.

Tip č. 1: Využívejte oboustrannou EDI komunikaci

EDI je nejspolehlivějším prostředkem pro zasílání a příjem elektronických faktur. Pokud vy i váš obchodní partner navážete EDI komunikaci, posíláte si elektronické faktury prostřednictvím cloudové služby (například našeho ORiON EDI) ve speciálním formátu a velká část práce probíhá automaticky.

Největší výhody EDI faktur:

• díky provázání EDI s ostatními procesy lze automatizovat proces vystavení faktur a vystavovat je například až na základě potvrzení příjmu zboží protistranou,
• vystavené faktury se odesílají ve standardizovaném EDI formátu přímo do ERP systému protistrany, nikoliv jako příloha e-mailu,
• přijaté EDI faktury se na základě vytvořených pravidel automaticky přijímají a mohou se i obratem schválit, pokud například faktura odpovídá schválené objednávce a příjemce,
• každá faktura může být automaticky opatřená elektronickým podpisem,
• ke každé faktuře se vytváří kompletní auditní stopa,
• během celého procesu si firmy mohou vyměňovat kontrolní a ověřovací zprávy sloužící k přijetí, odmítnutí, potvrzení správnosti nebo oznámení o chybě,
• všechny faktury je možné ukládat do elektronického archivu.

U standardních transakcí firmy nemají s fakturami a jejich administrativou téměř žádnou práci. Fakturant(ka) nebo účetní plní pouze kontrolní roli a obvykle do procesu vůbec nezasahuje.

Tip č. 2: Vystavujte faktury s pomocí EDI, i když ho protistrana nemá

Pohodlí automatizované fakturace s pomocí EDI se nemusíte vzdávat ani v případě, kdy vaše firma EDI využívá, ale obchodní partner nikoliv. V našem řešení ORiON EDI je k dispozici doplňková služba eFakturace, se kterou vystavíte fakturu ve formátu EDI a následně ji systém sám převede do potřebného formátu, který protistrana vyžaduje (typicky PDF nebo ISDOC, ale i XML nebo CSV) a odešle klientovi na e-mail. U sebe však fakturu stále držíte v EDI formátu.

Taková faktura může být opatřená elektronickým podpisem (v případě standardizovaných formátů PDF nebo ISDOC) a cloudová služba nabízí možnost uložení do elektronického archivu. Oproti EDI komunikaci však nedochází k zajištění kompletní auditní stopy, protože při doručení na e-mail není možnost kontroly korektního doručení. U méně používaných formátů XML nebo CSV pak není stanoven jednoznačný standard pro elektronický podpis, a proto se nevyužívá.

Tip č. 3: Automatizujte příjem faktur

Ačkoliv EDI a eFakturace dokáží kompletně pokrýt vydané faktury, nevyřeší vám příjem elektronických faktur od protistrany, která EDI nepoužívá. Typicky jde o režijní faktury nebo zbožové faktury v nestrukturovaných formátech.

V takovém případě je možné tyto faktury tzv. vytěžovat. Stačí, když svoji e-mailovou schránku propojíte s řešením na automatizaci příjmu faktur (například naším iNVOiCE FLOW), a to následně z přijatých faktur vyčítá jednotlivé položky.

Po propojení s účetním nebo ERP systémem se vám přijaté faktury automaticky načítají do systému, máte všechna data z vystavených i přijatých faktur datově sjednocená a můžete s nimi pohodlně pracovat. Navíc podobně jako u EDI lze nastavit pravidla, aby se přijaté faktury například párovaly s objednávkami a v případě shody automaticky schválily a zaúčtovaly. Stejně tak máte k dispozici elektronický archiv faktur a každá faktura má auditní stopu.

Díky synergii cloudových řešení, která podporují EDI i digitalizaci ostatních faktur, lze všechny faktury rychle a jednoduše zpracovávat a dosáhnout tak výhod přesného automatického zpracování, položkového párování a optimalizace nákladů.

Opravdu lze mít vše elektronicky?

Díky plnému využití potenciálu elektronických faktur není potřeba zálohovat doklady v papírové podobě. Česká legislativa (jmenovitě Zákon 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty) umožňuje firmám pracovat s elektronickými fakturami.

Podmínkou je zachování věrohodnosti, neporušitelnosti a čitelnosti dokladu po celou dobu archivace, což popsané metody zaručují.

Jestliže byste o potenciálu elektronické fakturace ve vaší firmě rádi věděli více, můžete se přihlásit na některý z našich webinářů, které pravidelně vypisujeme. Případně se rovnou ozvěte a domluvíme si konzultaci, kde téma probereme víc do hloubky. S elektronickou fakturací máme léta zkušeností a dokážeme pro firmy „ušít“ řešení na míru.