Efektívnejšie spracovanie prijatých faktúr vďaka využitiu viacerých služieb na spracovanie údajov

Automatické získavanie údajov z daňových dokladov (faktúr, účteniek atď.) šetrí firmám obrovské množstvo času. Bohužiaľ však nefunguje vždy bezchybne. Naše cloudové riešenie iNVOiCE FLOW preto ponúka tri rôzne služby na získavanie údajov, ktorých kombináciou eliminujete problematické faktúry. Úspešnosť získavania údajov sa vďaka tomu zvyšuje.

Ako fungujú služby na získavanie údajov vo všeobecnosti

Extrahovacie služby slúžia na digitalizáciu prijatých daňových dokladov (najčastejšie faktúr alebo účteniek) v nestruktúrovaných formátoch – typicky PDF, PNG, JPEG, ISDOC alebo TIFF.

V praxi to funguje tak, že si firma zriadi vyhradenú e-mailovú schránku, ktorú prepojí s extrakčnou službou. Akonáhle do tejto schránky príde doklad, služba na spracovanie údajov pomocou rozpoznávacích technológií (najčastejšie OCR, OMR alebo ICR) automaticky prečíta údaje z dokladu, spracuje ich a odošle do informačného alebo účtovného systému.

Okrem samotného spracovania je možné využívať aj ďalšie súvisiace služby, napríklad schvaľovací workflow, elektronickú archiváciu dokladov alebo prepojenie s účtovnými systémami.

Extrakčné služby však, žiaľ, nie sú 100 % spoľahlivé

Komplikáciou však je, že spomínané rozpoznávacie technológie nemajú 100 % úspešnosť. Stáva sa, že po extrakcii musí zamestnanec údaje z dokladu ručne skontrolovať a v prípade potreby doplniť alebo opraviť. Väčšina chýb sa pritom najčastejšie opakuje pri faktúrach od jedného alebo niekoľkých dodávateľov, s ktorými si extrakčná služba jednoducho neporadí.

V takejto situácii má firma dve možnosti.

1. Buď sa zmieri s tým, že extrakčná služba vždy extrahuje určité množstvo faktúr s chybami a zamestnanci budú nútení tieto doklady ručne kontrolovať a opravovať,
2. alebo prejde na lepšiu (a teda drahšiu) službu na spracovanie faktúr, ktorá si s „problémovými“ faktúrami poradí lepšie.

Obe tieto voľby však znamenajú zvýšenie nákladov na extrakciu dokladov, čo môže ohroziť finančnú rentabilitu celého projektu.

Teraz máte možnosť kombinovať viacero služieb naraz

V spoločnosti GRiTu reagujeme na túto situáciu a v rámci riešenia iNVOiCE FLOW ponúkame na výber tri služby extrakcie súčasne. Nemusíte pritom používať jednu službu na všetky doklady, ale môžete ich kombinovať podľa individuálnych potrieb.

Keďže všetky tri služby zaručujú približne rovnako vysokú úspešnosť extrakcie, pre vás bude najlepšie, ak na začiatku zvolíte tú najlacnejšiu. V priebehu času potom identifikujete dodávateľov, od ktorých sa položky dokladov opakovane extrahujú s chybami. Na základe týchto informácií vykonáme analýzu dokladov „problémových“ dodávateľov, otestujeme ich prostredníctvom ďalších extrakčných služieb a navrhneme pre tieto doklady takú službu, ktorá si s nimi poradí lepšie.

Túto druhú službu na extrakciu však použijete len na „problémové“ doklady, takže ak je daná služba drahšia, na celkových nákladoch na extrakciu sa to až tak neprejaví. Úspešnosť extrakcie dokumentov sa vďaka tomuto prístupu zvyšuje a začína dávať zmysel aj pre tie firmy, ktoré sa doteraz extrakcii vyhýbali kvôli chybovosti.

Aj pri kombinácii viacerých služieb na extrakciu máte všetko pod jednou strechou v rámci jedného cloudového riešenia a z pohľadu používateľa vôbec nepociťujete, že softvér v pozadí pracuje s viacerými rôznymi službami.

Ak chcete o iNVOiCE FLOW vedieť viac alebo si ho hneď vyskúšať, dajte nám prosím vedieť. Radi vám ukážeme, ako funguje v iných firmách, a odpovieme na akékoľvek otázky.

‍