Európske nariadenie EUDR zásadným spôsobom mení spôsob, akým firmy pracujú s údajmi o pôvode tovaru. Nejde o ďalšiu administratívnu povinnosť, ale o systémové overovanie údajov v celom dodávateľskom reťazci. A práve tu narazí väčšina firiem na ten istý problém: ako prinútiť desiatky či stovky dodávateľov, aby dodávali údaje EUDR jednotne, v správnej kvalite a včas.
Prečo je jednotný štandard údajov EUDR kľúčový
EUDR je postavené na údajoch – nie na vyhláseniach v PDF alebo ručne vyplňovaných tabuľkách. Zodpovednosť za správnosť údajov nesie firma, ktorá výrobok uvádza na trh. Tá však údaje sama nevytvára. Získava ich od svojich dodávateľov.
Ak každý dodávateľ posiela informácie inak, vzniká niekoľko zásadných rizík:
- údaje nie je možné systematicky kontrolovať,
- chýba prepojenie s konkrétnymi dodávkami,
- proces nie je auditovateľný
- a pri väčšom objeme sa stáva nezvládnuteľným.
Bez jednotného dátového štandardu sa EUDR mení z regulačného rámca na prevádzkový problém, ktorý nie je možné dlhodobo zvládnuť ručne.
Hlavný praktický problém firiem? Rozdielna úroveň digitalizácie dodávateľov
V reálnom svete má každý dodávateľ inú úroveň digitalizácie. Niektorí bežne pracujú s ERP systémami a EDI, iní posielajú údaje e-mailom, v Exceli alebo ako prílohy PDF. To samo o sebe ešte nemusí byť problém – problémom je, že bez štandardu nie je možné proces škálovať.
Každý „výnimočný“ formát totiž znamená ručný zásah a konverziu údajov, a s tým zvýšené riziko chyby a nejednoznačný audítorský záznam. A hneď ako počet dodávateľov prekročí desiatky, takýto model sa stáva neudržateľným.
Praktický postup, ako zapojiť dodávateľov do jednotného štandardu
Aby bolo riešenie EUDR funkčné, nie je potrebné, aby všetci dodávatelia používali rovnaké systémy – to by ani nebolo prakticky možné. Všetci však musia dodávať údaje v rovnakom formáte, bez ohľadu na to, akým spôsobom.
1. Zohľadnite rozdielnu úroveň digitalizácie dodávateľov
Sieť dodávateľov nie je technologicky homogénna. Rozdelenie dodávateľov podľa spôsobu práce s údajmi umožňuje prispôsobiť vstupný kanál tak, aby všetci mohli dodávať údaje v rovnakom štandarde.
2. Definujte jeden dátový štandard EUDR
Presne stanovte, aké údaje potrebujete, v akej štruktúre a v ktorom momente dodávateľského procesu. Tento štandard musí byť nemenný a platný pre všetkých.
3. Použite EDI ako jednotnú infraštruktúru
Elektronická výmena dát (EDI) funguje ako centrálna komunikačná vrstva. Pre systémy ide o plnohodnotnú integráciu, pre proces je to jedno pravidlo, jeden formát, jeden tok dát.
4. Pre menších dodávateľov využite ako vstupné rozhranie WebEDI
. Nie každý dodávateľ má ERP systém alebo technické zázemie pre priamu EDI integráciu. WebEDI funguje ako webový portál, cez ktorý môžu títo dodávatelia jednoducho zadávať údaje EUDR.
Spoločnosť tak získava jednotné, štruktúrované a auditovateľné údaje bez ohľadu na veľkosť alebo technické možnosti dodávateľa – rozdiel je len v spôsobe zadávania, nie v kvalite, štruktúre alebo prepojení s konkrétnymi dodávkami.
Ako fungujú údaje EUDR v praxi EDI?
Z technického hľadiska nejde o žiadnu revolúciu. Údaje EUDR sa pridávajú ako rozšírenie do existujúcej elektronickej výmeny údajov. Konkrétne sa do správ ORDRSP (potvrdenie objednávky) a DESADV (oznámenie o odoslaní) nově dopĺňajú dve dátové položky:
- DDR – Due Diligence Reference
- DDV – Due Diligence Validation
To znamená, že EUDR nie je samostatný proces „vedľajší“, ale prirodzená súčasť toku objednávok a dodávok. Údaje sa viažu na konkrétny tovar, konkrétnu zásielku a konkrétny obchodný vzťah.
Prečo sa tým zaoberať už teraz, keď sa nariadenie posúva?
Termíny sa môžu meniť, ale správanie trhu nie. Veľkí odberatelia údajov EUDR už dnes zbierajú údaje a testujú procesy. Nie preto, že by museli, ale preto, že neskôr už nebude priestor na improvizáciu.
Firmy, ktoré:
- začnú údaje zbierať včas,
- nastavia jednotný štandard
- a systematicky zapoja dodávateľov,
budú nielen pripravené na EUDR, ale získajú aj pevnejší digitálny základ pre celý vzťah medzi dodávateľom a odberateľom.
Naopak tí, ktorí údaje neposkytnú alebo nebudú schopní ich doložiť, riskujú nielen vysoké pokuty a sankcie, ale aj stratu obchodných vzťahov. EUDR sa tak veľmi rýchlo stáva nielen legislatívnou povinnosťou, ale aj praktickým kritériom dôveryhodnosti dodávateľa.
Máte záujem zapojiť svojich dodávateľov do EDI? GRiT vám s tým všetkým rád pomôže. Kontaktujte nás a o zvyšok sa postarajú naši špecialisti.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
