Ručné prepisovanie faktúr je zdĺhavé, náchylné na chyby a zbytočne zaťažuje účtovnícky tím. Automatické spracovanie síce dokáže tento proces výrazne urýchliť, ale nie vždy funguje bezchybne. Ako sa vyhnúť ručným opravám a zároveň neplatiť za drahé služby, ktoré nepotrebujete?
Každý mesiac vám príde kopa faktúr – niektoré e-mailom vo formáte PDF, iné v ISDOCu, občas niekto pošle sken alebo dokonca fotku z mobilu. A všetky ich musíte dostať do účtovného systému. Ručné prepisovanie je pomalé, únavné a náchylné na chyby. Automatické spracovanie (teda technológia, ktorá z faktúr prečíta dôležité údaje a odošle ich do systému) je skvelá vec. Ale bohužiaľ – nefunguje vždy bezchybne.
V čom je problém?
Technológie na extrakciu údajov, ako je OCR, sú vynikajúce pre štandardné faktúry. Ak však dodávateľ používa nestandardné rozloženie dokumentu, iný formát alebo má dokonca nízku kvalitu tlače, systém môže urobiť chybu. Výsledok? Faktúru musíte ručne skontrolovať a opraviť. A to je presne to, čomu ste sa chceli vyhnúť.
Väčšina firiem má v podstate dve možnosti:
- Zmieriť sa s tým, že určité percento faktúr bude potrebné skontrolovať ručne.
- Prejsť na drahšiu službu spracovania faktúr, ktorá si s problematickými faktúrami poradí lepšie, ale zvýši náklady na celý proces.
Ani jedna z týchto možností nie je ideálna. Preto iNVOiCE FLOW prichádza s riešením, ktoré kombinuje to najlepšie z oboch prístupov.
Inteligentnejší spôsob extrakcie: tri služby, ktoré fungujú spoločne
iNVOiCE FLOW ponúka tri rôzne služby na spracovanie faktúr, ktoré môžete kombinovať podľa potreby. To znamená, že nemusíte používať len jednu službu na všetky faktúry – namiesto toho si môžete nastaviť systém inteligentnejšie:
- Začnete s najlacnejšou službou, ktorá bez problémov zvládne väčšinu faktúr.
- Ak niektoré faktúry vykazujú chyby, identifikujeme, kde sa problém opakuje.
- Na tieto „problémové“ faktúry použijeme presnejšiu službu na spracovanie údajov, ktorá si s nimi poradí lepšie – a použijeme ju len tam, kde je to skutočne potrebné.
Vďaka tomu výrazne zvýšite úspešnosť spracovania a zároveň nepreplácate za drahšie služby tam, kde nie sú potrebné.
Čo to znamená v praxi?
- Väčšinu faktúr zvládne automatizácia bez chýb.
- S tými zložitejšími pomôže pokročilejšie spracovanie, ale len tam, kde je to potrebné.
- Vaši zamestnanci nemusia tráviť čas kontrolovaním a opravovaním faktúr.
- A vy neplatíte zbytočne vysoké sumy za pokročilé služby pri všetkých dokladoch.
Navyše všetko beží v jednom cloudovom riešení, takže sa o nič nemusíte starať. Systém sám vie, kedy použiť ktorú technológiu, a na pozadí zabezpečí, aby všetko fungovalo čo najefektívnejšie.
Robte to chytro
Spracovanie faktúr nie je dokonalé – ale ak sa robí chytro, môže vám ušetriť veľa času aj starostí. S iNVOiCE FLOW sa nemusíte rozhodovať medzi lacnou, ale nepresnou službou a drahším riešením. Môžete mať oboje – efektívne a bez zbytočných nákladov.
Chcete vidieť, ako by iNVOiCE FLOW mohol fungovať vo vašej firme? Ozvite sa nám – radi vám ukážeme, ako na to.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
