Ako si vybrať digitálneho poštára na doručenie e-faktúr a na čo sa pri výbere zamerať

Od januára 2027 budú slovenské firmy na príjem a odosielanie elektronických faktúr využívať certifikovaných digitálnych poštárov. Ich výber preto patrí medzi prvé konkrétne kroky, ktoré je potrebné urobiť pred spustením povinnej e-fakturácie. Rozdiely medzi poskytovateľmi pritom nespočívajú len v cene. Líšia sa spôsobom práce s dokladmi, rozsahom podpory, skúsenosťami aj tým, ako dobre sa ich riešenie prispôsobí súčasným firemným procesom.

Firma si digitálneho poštára vyberá zo zoznamu certifikovaných poskytovateľov na portáli Finančnej správy. Samotný spôsob práce s e-faktúrami sa však môže podľa typu firmy výrazne líšiť.

Menším spoločnostiam alebo živnostníkom bude často stačiť jednoduchá aplikácia digitálneho poštára. Po aktivácii služby v nej môžu faktúry prijímať a podľa rozsahu svojej povinnosti tiež vystavovať a odosielať. Nie je kvôli tomu nutné zavádzať nový účtovný systém ani riešiť zložité technické napojenie. Pri väčších firmách naopak zvyčajne dáva zmysel zapojiť e-fakturáciu do prostredia, v ktorom faktúry vznikajú a spracovávajú sa už dnes. Môže ísť o ERP, účtovný systém, EDI komunikáciu alebo viac rôznych zdrojových systémov. V takom prípade je dôležité zachovať súčasné schvaľovacie a účtovné postupy aj automatizáciu, na ktorú sa firma už spolieha.

Pri výbere sledujte viac než samotné doručenie faktúry

Digitálny poštár bude zabezpečovať prenos faktúr medzi firmami a komunikáciu súvisiacu s povinnou e-fakturáciou. Pri výbere má preto zmysel sledovať aj to, čo sa s dokladom deje pred odoslaním a po jeho prijatí.

Pri jednoduchom riešení môže byť dôležité, aké prehľadné je prostredie aplikácie a akým spôsobom poskytovateľ pracuje s archiváciou. Povinnosť uchovávať faktúry zostáva na dodávateľovi a odberateľovi a digitálny poštár nemá automaticky zo zákona povinnosť zabezpečovať ich archiváciu. Firma by si preto mala overiť, či je archivácia súčasťou služby, na ako dlho sú doklady uchovávané a v akej podobe ich bude možné neskôr dohľadať. Pri väčších spoločnostiach vstupuje do rozhodovania aj integrácia s ERP, návrat stavových informácií alebo smerovanie faktúr do správneho systému či procesu.

Významným kritériom je bezpečnosť. Cez digitálneho poštára budú prechádzať obchodné a finančné dáta a od 1. októbra 2027 sa navyše sprísnia požiadavky na prevádzkovateľov prístupových bodov do siete Peppol. Tí budú musieť spĺňať certifikáciu ISO/IEC 27001 alebo uznávaný ekvivalent. Už pri dnešnom výbere sa preto oplatí overiť, či je poskytovateľ na túto zmenu pripravený. GRiT požiadavky certifikácie spĺňa dlhodobo.

Vopred je dobré vedieť aj to, ako riešenie pracuje s chybami a výpadkami. Faktúra nemusí prejsť validáciou, môže obsahovať nesprávne údaje alebo môže nastať technický problém pri jej odoslaní. Firma by mala mať možnosť ľahko zistiť stav konkrétneho dokladu, dostať informáciu o chybe a vedieť, na koho sa obrátiť pri jej riešení. Pri väčších objemoch faktúr je dôležité aj to, či sa stavové informácie a chyby automaticky vracajú do systému, v ktorom zamestnanci bežne pracujú.

Pri rozhodovaní je vhodné sledovať aj skúsenosti poskytovateľa s elektronickou výmenou dokladov a e-fakturáciou v zahraničí. Slovensko nie je prvou krajinou, ktorá povinnú elektronickú fakturáciu zavádza, a skúsenosti z iných európskych trhov môžu pomôcť pri príprave integrácií, nastavení spracovania dokladov aj samotnom prechode na nový režim. GRiT na slovenskú e-fakturáciu nadväzuje dlhoročnými skúsenosťami s elektronickou výmenou dát, integráciami podnikových systémov a e-fakturáciou v zahraničí.

Výber poštára nenechávajte na december

Stredné a väčšie firmy by mali s prípravou začať čo najskôr. Potrebujú dostatok času nielen na samotný výber poskytovateľa, ale aj na overenie napojenia systémov, dátových tokov a spôsobu, akým budú e-faktúry nadväzovať na súčasné fakturačné a účtovné procesy.

Ani menšie firmy a živnostníci nemusia čakať až na koniec roka. Svojho digitálneho poštára si môžu vybrať skôr, prejsť si prostredie aplikácie a overiť, ako bude vystavovanie a príjem elektronických faktúr fungovať. Vďaka tomu budú mať novú povinnosť vyriešenú ešte pred januárovým spustením a nebudú dodávateľa hľadať na poslednú chvíľu.

Chcete si najskôr vyskúšať, ako bude práca s elektronickými faktúrami vyzerať? Pozrite sa na bezplatné demo e-fakturácie od GRiTu.