EDI očima Miroslava Králíka: Digitalizace šetří čas, peníze i reputaci

Farmaceutická distribuce patří k nejpřísněji regulovaným odvětvím. Každý krok – od přijetí zásilky po doručení léku do lékárny – musí být nejen přesně zdokumentován, ale i dohledatelný. Phoenix lékárenský velkoobchod, s.r.o., jeden z největších distributorů léčiv v České republice, proto už řadu let sází na elektronickou výměnu dat (EDI). 

O tom, jak digitalizace mění fungování celého segmentu, jsme si povídali s manažerem Miroslavem Králíkem, který má ve Phoenixu digitalizaci procesů na starosti.

Pane Králíku, jak přesně pomáhá EDI – tedy elektronická výměna dat – společnosti PHOENIX plnit přísné legislativní a regulatorní požadavky ve farmacii?

Ve farmacii je klíčová dohledatelnost. Všechno musí být zdokumentované a dostupné pro kontrolní orgány – zejména pro SÚKL. Dříve jsme doklady kontrolovali ručně, doslova s pravítkem řádek po řádku, jestli sedí ceny, DPH a všechny údaje. Dnes, díky EDI, nám systém automaticky vyhodnocuje chyby a upozorní na nesrovnalosti. Tím se objem ruční kontroly snížil asi o 95 %.

Velkou výhodou je i digitalizovaný archiv. Dřív jsme měli v Ševětíně velký sklad plný šanonů a ta administrativa s tím spojená byla naprosto šílená. Dnes doklady uchováváme elektronicky a dohledání trvá pár vteřin. Navíc díky EDI dokážeme lépe kontrolovat šarže, expirace a správnost dat, což je pro nás zásadní – jde o léčiva, která musí být přesně evidována.

V čem všem vám elektronická výměna dat dokáže pomoci?

Kromě rychlosti jde samozřejmě i o snížení administrativy a chybovosti. V mnoha firmách se stále přepisují papírové doklady do systémů ručně, což je nejen zdlouhavé, ale i rizikové. Každá chyba může znamenat komplikace v distribuci nebo případné sankce od kontrolních orgánů – a ve farmacii je tím nejpřísnějším SÚKL, který chyby opravdu netoleruje.

Díky EDI se nám daří tyto problémy eliminovat. Dnes máme zhruba 70–75 % dodavatelů zapojených do EDI komunikace, což je v rámci farmaceutického trhu v Česku výrazně nadprůměrné číslo.

Zajímavé je i to, že spolupracujeme s kolegy ze Slovenska. I tamní PHOENIX je v digitalizaci velmi aktivní. Porovnáváme si seznamy dodavatelů a pokud vidíme, že nějaká firma už EDI používá na Slovensku, aktivně ji oslovíme i u nás. Jsme v tom opravdu proaktivní – hledáme správné kontakty, ať už na IT nebo na obchodním oddělení, a nabízíme jim vhodné řešení.

Jak se využívání EDI promítá do vztahu se zákazníky a do dostupnosti léčiv v lékárnách?

My dodáváme nejen do vlastní sítě BENU, ale i do stovek nezávislých lékáren po celé republice. Pro nás je klíčová dostupnost a rychlost – lékárna si objedná a my musíme být schopni dodat do 48 hodin kamkoli v Česku.

Aby to fungovalo, potřebujeme mít všechno perfektně zpracované. Když kamion přiveze zboží, prochází sérií kontrol – od správnosti dokladů až po ověření šarží a kvality. Dřív to trvalo i víc než den. Dnes, pokud máme s dodavatelem plně digitalizovanou komunikaci přes EDI, trvá celý proces řádově desítky minut.

Zrychlení je pro nás i pro zákazníky obrovské. Lékárník v našem speciálním portále okamžitě vidí, že máme lék skladem, a objedná ho proto u nás. Pokud by dostupnost nebyla, musí hledat jinde. Takže EDI přímo ovlivňuje i naši obchodní úspěšnost.

Pojďme se podívat i na vztahy s vašimi dodavateli. Jak k digitalizaci přistupují velcí farmaceutičtí výrobci a partneři, se kterými spolupracujete?

Většina našich hlavních partnerů jsou mezinárodní farmaceutické společnosti nebo velcí distributoři, kteří dovážejí léčiva do České republiky. PHOENIX se dlouhodobě snaží být lídrem v digitalizaci ve vztahu dodavatel–odběratel, což ale v našem oboru není vůbec samozřejmé.

Když to srovnám například s retailovými řetězci typu Kaufland, Makro nebo Globus, farmaceutický trh v digitalizaci zatím výrazně zaostává. Proto se snažíme naše partnery aktivně přesvědčovat, aby přešli na elektronickou výměnu dokladů.

Snažíme se vysvětlovat, že EDI není požadavek „kvůli společnosti PHOENIX“, ale že z něj těží obě strany. Výrobci i distributoři chtějí, aby se jejich produkty co nejrychleji dostaly až ke koncovému zákazníkovi – pacientovi, a právě EDI ten proces výrazně zrychluje.

Jak se rychlejší a spolehlivější výměna dat promítá na samotný konec řetězce – tedy do dostupnosti léčiv pro lékárny a pacienty?

Dostupnost je pro nás naprosto klíčová. Na našich největších distribučních střediscích máme průměrně kolem 35 000 položek – jak léčiva na předpis, tak volně prodejná. Na menších regionálních skladech je to podle lokality zhruba 12 až 18 tisíc položek.

Důležité je, že náš systém není rozdělený podle jednotlivých poboček, ale funguje centrálně. Dřív bylo běžné, že systém ukazoval dostupnost zvlášť pro každé distribuční centrum – zákazník viděl, že „v Brně mají, v Praze nemají“. Dnes to funguje úplně jinak – systém vidí celou síť společnosti PHOENIX jako jeden propojený organismus.

Když si tedy například lékárna v Karlových Varech objedná léčivo, které je momentálně fyzicky skladem třeba v Ostravě, systém to automaticky vyhodnotí a spustí proces přesunu zboží napříč republikou.

Lékárny přesně vědí, do kdy musí objednat, aby měly jistotu, že druhý den do 11 hodin zboží dorazí. A my tuto garanci dodání do 48 hodin skutečně držíme – i kdybychom museli lék převézt přes půl republiky.

Někdy řešíme i speciální případy – například dovoz neregistrovaných nebo unikátních léčiv pro konkrétního pacienta na recept, a dokonce i veterinární přípravky. Nedávno jsme třeba zajišťovali dovoz léku pro slona – i to se může stát.

Pomáhá vám elektronická EDI komunikace předvídat nečekané situace a předcházet nepříjemným problémům?

EDI je v tomhle směru naprosto zásadní. Jakmile od dodavatelů dostaneme avízo o dodávce, máme okamžitě přehled o tom, jaké zboží k nám míří. Díky tomu dokážeme předpovídat příjem a lépe plánovat kapacity na našich skladech i rampách.

Aktuálně pracujeme na tom, aby se tyto předpovědi automaticky propojovaly s naším systémem TMS (Transportation Management System). Ten řídí závozová okna pro naše logistické partnery – tedy přesně určuje, kdy a kam který kamion přiveze zboží.

Díky propojení EDI s TMS se dokážeme lépe provozně i kapacitně připravit. Víme dopředu, jaký druh léčiv přijede – zda jde o běžné zboží v tzv. ambientním režimu (15–25 °C), chladové zboží (2–8 °C) nebo o opiátové přípravky, které vyžadují přísně hlídaný bezpečnostní režim.

Když o tom víme předem, můžeme správně připravit skladové prostory, zabezpečení i lidi. Je to velký rozdíl oproti situaci, kdy na rampu nečekaně dorazí kamion ze zahraničí a my teprve zjišťujeme, co vlastně veze.

EDI nám umožňuje celou logistiku předvídat a organizovat dopředu – od rozvržení vykládek až po sdílení dat s dopravci. Víme přesně, na které rampě se bude vykládat, jaký je teplotní režim, a můžeme optimalizovat využití lidí i techniky.

Cílem je jediná věc – aby byl příjem zboží co nejrychlejší a nejefektivnější, protože čím dřív léčivo projde příjmem, tím dřív se objeví jako dostupné v systému a tím dřív se může dostat do lékárny a k pacientovi. A přesně o to nám jde.

Když se podíváme do budoucna – jak vidíte další rozvoj elektronické komunikace ve farmaceutickém oboru? Může EDI výrazně ovlivnit stabilitu, růst a efektivitu celého trhu?

Budoucnost elektronické komunikace ve farmacii je podle mě naprosto jednoznačná. Digitalizace dokladů je cesta, kterou se obor musí vydat. Už dnes odesíláme velké množství dat a statistik směrem ke státní správě – ať už na SÚKL, nebo další instituce. Pokud odstraníme papír a všechno bude elektronické, procesy se zrychlí, zpřesní a zjednoduší.

Výsledkem nakonec bude to nejdůležitější – pacient se ke svému léku dostane rychleji.
Administrativa je dnes obrovská a digitální řešení ji může výrazně zmenšit.

Co byste vzkázal firmám, které EDI stále berou spíš jen jako technickou povinnost – něco, co „musí mít“, než jako strategický nástroj, který jim může pomoci lépe řídit podnik a dodavatelský řetězec?

Setkáváme se s tím poměrně často. Největší překážkou bývá představa, že EDI je složité a náročné na implementaci. Firmy se obávají, že zasáhne do jejich interních procesů, že to bude stát hodně času i peněz.

My ve spolupráci s GRiT ale nabízíme dvě varianty řešení. První je plná integrace – ta je vhodná pro větší partnery, kteří mají vlastní ERP systémy. GRiT pomáhá s napojením přes datové můstky a překladače tak, aby si jejich systém dokázal s EDI zprávami poradit bez nutnosti zásahu lidí.

Druhou variantou je webEDI, které je ideální pro menší dodavatele. Tam se doklady spravují jednoduše přes webové rozhraní, takže není nutná žádná technická integrace ani velké investice.

Snažíme se partnerům vysvětlovat, že EDI nedělají kvůli společnosti PHOENIX. Dělají to především kvůli sobě – protože drtivá většina jejich dalších obchodních partnerů (například Alza, Rohlík nebo velké řetězce) elektronickou komunikaci už dávno vyžaduje.

Je to jen otázka času, kdy se EDI stane naprostým standardem napříč trhem. A kdo se na to připraví včas, má výhodu – získá nové příležitosti, zrychlí procesy a ušetří náklady.

A upřímně – v dnešní době, kdy všechno běží digitálně, si už těžko dokážeme představit, že by někdo posílal fakturu poštou. S takovými firmami by pro nás bylo těžké dál spolupracovat. Doba se prostě posunula a EDI je dnes nezbytný nástroj moderního obchodu.