Pôvodný stav a problém
Spoločnosť OBI si bola vedomá nedostatkov v administratíve súvisiacich s riadením dodávateľského reťazca. Podľa interného prieskumu trvalo len prijatie jednej faktúry administratívnemu zamestnancovi 5 minút práce.
Spoločnosť OBI teda s pomocou riešenia ORiON zaviedla elektronickú výmenu dokumentov (EDI), a to nielen faktúr (správa INVOIC), ale aj elektronických objednávok (ORDERS) a dodacích listov (DESADV). Dodávatelia môžu využiť aj novú správu REMADV, ktorá slúži ako oznámenie o uhradení platby.
Návrh riešenia
Analýza a spracovanie správ
Prichádzajúce správy prechádzajú niekoľkofázovou kontrolou pred samotným spracovaním. Ak je správa šifrovaná, overí sa správnosť a platnosť kľúča, následne dôjde k dešifrovaniu a overeniu elektronického podpisu. Originál správy sa uloží a dešifrovaná správa (už bez podpisu) sa odovzdá na ďalšie spracovanie. Riešenie podporuje širokú škálu všetkých bežne používaných schém a variantov podpisu EDI správ.
Preklad správ
Súčasťou služby je preklad správ medzi ľubovoľnými štruktúrovanými formátmi, ďalej formátmi súborov s oddeľovačom (CSV, PDK atď.) a súbormi založenými na XML. Štandardný dátový popis správ je založený na definíciách EANCOM (podskupina UN/EDIFACT). Súčasťou prekladu je aj kontrola formálnych náležitostí daňového dokladu. V prípade nedostatkov je odosielateľ správy automaticky informovaný prostredníctvom EDI správy a e-mailového oznámenia o formálnych chybách na faktúre.
Denník prijatých faktúr
Spoločnosť OBI má k dispozícii prijaté faktúry vo svojom podnikovom systéme a zároveň v denníku prijatých faktúr, ktorý je prístupný prostredníctvom inteligentnej webovej aplikácie. Okrem bežných informácií o daňovom doklade obsahuje denník informácie o stave spracovania prijatej faktúry, pôvodný dátový súbor, čitateľnú podobu daňového dokladu a zoznam súvisiacich oznámení a potvrdení.
Výsledné zmeny
„Ocenili sme komplexnosť riešenia, jednoduchosť integrácie do existujúcej podnikovej infraštruktúry a skutočnosť, že všetko prebehlo bez najmenších komplikácií a podľa časového plánu. V neposlednom rade musím spomenúť výraznú úsporu nákladov, pričom návratnosť celej investície bola približne sedem mesiacov.”
S čím sme pomohli
PDF na stiahnutie
Podrobne sme našu spoluprácu opísali v PDF, ktoré si môžete ihneď stiahnuť
