Úspora času a nákladů díky elektronizaci výměny dokladů a jejich archivace

Návratnost celého projektu 7 měsíců

Zapojeno více jak 70 % dodavatelů

Původní stav a problém

Společnost OBI si byla vědoma nedostatků v administrativě, která souvisela s řízením dodavatelského řetězce. Jen příjem jedné faktury zabral podle interního průzkumu 5 minut práce administrativního zaměstnance.

OBI tedy s pomocí řešení ORiON zavedlo elektronickou výměnu dokladů (EDI) a to nejen faktur (zpráva INVOIC), ale také elektronických objednávek (ORDERS) a dodacích listů (DESADV). Dodavatelé mohou také využít novou zprávu REMADV, která je avízem o úhradě platby.

Jak vše probíhalo

Analýza a zpracování zpráv

Příchozí zprávy jsou podrobeny několikafázové kontrole před samotným zpracováním. Je-li zpráva šifrována, je ověřena správnost a platnost klíče a dojde k dešifrování a dále pak ověření elektronického podpisu. Originál zprávy je uložen a dešifrovaná zpráva (již bez podpisu) je předána k dalšímu zpracování. Řešení podporuje širokou škálu všech obvykle používaných schémat a variant podpisu EDI zpráv.

Překlad zpráv

Součástí služby je překlad zpráv mezi libovolnými strukturovanými formáty, dále formáty souborů s oddělovačem (CSV, PDK apod.) a soubory založené na XML. Standardní datový popis zpráv je  založen  na  definicích  EANCOM  (podmnožině  UN/EDIFACT). Součástí překladu je také kontrola formálních náležitostí daňového dokladu. V případě nedostatků je původce zprávy automaticky informován EDI zprávou a e-mailovým avízem o formálních chybách na faktuře.

Deník přijatých faktur

Společnost OBI má k dispozici přijaté faktury ve svém podnikovém systému a zároveň v deníku přijatých faktur, který je přístupný prostřednictvím  chytré  webové  aplikace.  Kromě  běžných informací k daňovému dokladu obsahuje deník informace o stavu zpracování přijaté faktury, původní datový soubor, čitelnou  podobu  daňového  dokladu  a  seznam  navázaných notifikací a potvrzení.

Došlo k následujícím změnám

300 zapojených dodavatelů ve velmi krátkém čase. Cíl zapojit 70 % dodavatelů splněn za 11 měsíců.

Průměrná doba zpracování obsluhou zkrácena z 5 minut u papírového dokladu na 10 vteřin v případě dokladu ve formátu EDI.

Ocenili jsme komplexnost řešení, jednoduchost integrace do stávající podnikové infrastruktury a skutečnost, že vše proběhlo bez sebemenších komplikací a dle časového plánu. V neposlední řadě musím zmínit výraznou úsporu nákladů, přičemž návratnost celé investice byla zhruba sedm měsíců.

Stefan Jass
OBI
To dává smysl, že?

Sjednejte si s námi bezplatnou konzultaci

Chci konzultaci

Zajímají vás novinky v digitalizaci procesů?

Jak digitalizovat a automatizovat faktury, sklady a vůbec celý business? Zadejte svou adresu níže a jednou za čas vám pošleme e-mail plný tipů a novinek.