Pôvodný stav a problém
Spoločnosť používala pôvodnú papierovú formu fakturácie až do polovice roka 2010. Celý proces vystavovania a odosielania papierových faktúr znamenal pre firmu 4 hodiny neproduktívnej administratívy denne počas 20 dní v každom mesiaci.
Vystavovanie faktúr bolo nielen pracné, ale aj nákladné. Celkové priemerné náklady na vystavenie a odoslanie jednej papierovej faktúry vyčíslila spoločnosť Schneider Electric na 27 Kč. Problémom bolo aj archivovanie papierových faktúr v archívnej miestnosti s rozlohou 20 metrov štvorcových. Fyzické vyhľadanie požadovanej faktúry v archíve často vyžadovalo značné úsilie a čas.
Návrh riešenia
Vzhľadom na pôvodnú situáciu sa spoločnosť Schneider Electric rozhodla zaviesť elektronickú fakturáciu, pričom si ako dodávateľa vybrala spoločnosť GRiT, ktorá spoločnosti Schneider Electric už dlhodobo a spoľahlivo poskytovala služby v oblasti EDI komunikácie. Rozšírenie elektronickej fakturácie aj na zákazníkov, ktorí nepoužívajú EDI, bolo teda ďalším logickým krokom.
Riešenie ORiON umožňuje odosielať faktúry v elektronickej podobe a zabezpečuje priamu výmenu elektronických faktúr s ekonomickým systémom podniku.
Výsledné zmeny
„Elektronická fakturácia neznamená len výrazné úspory pri vystavovaní faktúr a poštovnom, ale predstavuje aj obrovskú úsporu práce, menej starostí s archiváciou a jednoduchšie vyhľadávanie dokladov. Vďaka elektronickej fakturácii dosahujeme mesačne úsporu takmer 10 človekodní práce spojenej s vystavovaním papierových faktúr. Veľmi pozitívne sú aj reakcie našich zákazníkov.”
S čím sme pomohli
PDF na stiahnutie
Podrobne sme našu spoluprácu opísali v PDF, ktoré si môžete ihneď stiahnuť
