Spracovávať doklady 4x rýchlejšie a priamo z pláže? Vitajte vo svete digitalizovaného účtovníctva.

Viesť daňovú alebo účtovnú kanceláriu dnes znamená oveľa viac než len „viesť účtovníctvo“. Znamená to riešiť logistiku dokladov, problémy s archiváciou, chyby pri prepisovaní a tlak na rýchlosť spracovania. Kto chce v dnešnej dobe efektívne riadiť svoju firmu a držať krok s dobou, musí hľadať riešenie. A tým je digitalizácia účtovníctva. Ako ju zvládnuť prakticky a bezbolestne?

Keď sa zložky preplnia, alebo nenastal čas na zmenu?

Prevziať zodpovednosť za desiatky alebo stovky klientov v účtovnej firme znamená zabezpečiť presnosť, rýchlosť a transparentnosť. Bez nástrojov to však nejde – najmä ak sa dokumenty zbierajú e-mailom, poštou alebo sa za nimi dokonca musí ísť k klientovi. Oneskorenia, nutnosť fyzickej prítomnosti, prepisovanie a chybovosť sú každodennou realitou.

Účtovníci navyše nie sú roboti, mnohí z nich však doteraz vykonávajú prácu, ktorú by stroj zvládol s prehľadom – prepisujú doklady a tlačia hromady faktúr na archiváciu. Účtovnícke povolanie tak stále nesie povesť nudnej, rutinné práce. Ale to nie je fér. Veď moderná účtovná kancelária 21. storočia má byť skôr partnerom, ktorý pomáha firmám orientovať sa v číslach, radí, analyzuje a plánuje.

Do bodu zlomu sa dostala aj daňová a účtovná kancelária Meitnerová daně + účto s.r.o.. Kvôli množstvu papierových dokladov musela neustále rozširovať kanceláriu a osobne ich vyzdvihovať u klientov. Fyzická archivácia bola stále náročnejšia, vznikali chyby a preťaženie tímu rástlo.

Účtovné kancelárie: Čo ich dnes trápi najviac?

Na základe podrobnej prípadovej štúdie daňovej a účtovnej kancelárie Meitnerová a ďalších údajov vyplýva niekoľko opakujúcich sa tém, ktoré trápia účtovné kancelárie a agentúry, a to predovšetkým:

Papierová archivácia ako nočná mora

Zákon síce umožňuje elektronické uchovávanie, ale veľa firiem stále tlačí. Prečo? Zvyk, neistota, nedôvera v technológie. A výsledok? Plné pivnice, preplnené regály a vysoké náklady na stále sa rozrastajúce archivačné priestory.

Ručné prepisovanie ako rutinná práca

Až 50 % chýb robia brigádnici pri ručnom prepisovaní faktúr. Aj skúsený účtovník má pri tejto monotónnej úlohe 2 % chybovosť. A každá chyba znamená čas navyše – na opravu, kontrolu aj nepríjemné vysvetľovanie.

Ako s tým pomôže digitalizácia?

Digitalizácia nie je len o tom, že faktúru prevediete do formátu PDF. Moderné nástroje, ako je iNVOiCE FLOW, automatizujú celý cyklus:

• Faktúra príde e-mailom, z portálov, poštou alebo ako fotografia z mobilu a hneď sa načíta do systému.
• Automaticky sa načítajú kľúčové údaje (dodávateľ, suma, dátum splatnosti).
• Schválené faktúry sa pripravia na zaúčtovanie a automaticky sa archivujú – podľa zákonnej lehoty a s ročnou rezervou navyše. Všetko je ľahko vyhľadateľné podľa dodávateľa, objednávky, pobočky alebo evidenčného čísla vozidla.

A výsledky? iNVOiCE FLOW umožnil daňovej a účtovnej kancelárii Hany Meitnerovej prejsť na bezpapierovú prevádzku, čo nielen odstránilo potrebu fyzického archivovania, ale tiež výrazne urýchlilo celý proces spracovania dokladov. Zároveň sa zvýšila celková efektívnosť práce v kancelárii.

• Spracovanie dokladov je teraz o štvrtinu rýchlejšie
• Počet chýb sa výrazne znížil, hlavne vďaka odstráneniu rutinných úkonov
• Dokumenty je možné spracovávať odkiaľkoľvek
• Elektronická archivácia ušetrila náklady na priestor aj tlač

Čo daňové a účtovné kancelárie na digitalizácii ocenia najviac?

Čas a kapacita – neviditeľný prínos s obrovským dopadom

Ušetrený čas je často neviditeľný, ale zásadný. „Keď sme predtým spracovávali sto dokladov naraz, trvalo nám to minimálne dve hodiny, pri zložitejších dokladoch podstatne viac. Dnes zvládneme rovnaké množstvo dokladov asi o štvrtinu rýchlejšie ako predtým,“ hovorí spokojne Hana Meitnerová.

Vďaka digitalizácii s iNVOiCE FLOW je pripravená na potenciálny rast svojej kancelárie, pretože teraz dokáže spracovať viac dokladov s rovnakým počtom ľudí. Nie je potrebné prijímať nových zamestnancov ani hľadať väčšiu kanceláriu.

„A samozrejme som ušetrila aj na tlači, od zavedenia som spotrebovala snáď len dva balíky kancelárskeho papiera a toner som nemusela kupovať vôbec,“ dodáva.

Z obchodného hľadiska to všetko znamená:

• Vyššiu maržu na klienta
• Možnosť obslúžiť viac klientov
• Nižšie prevádzkové náklady
• Vyššiu spokojnosť klientov vďaka rýchlosti a prehľadnosti

Audit? V pohode a bez stresu

Jednou z častých „neviditeľných“ výhod digitalizácie je pripravenosť na audit. Ak bude klient potrebovať niečo vyhľadať, účtovník nebude musieť chodiť do kancelárie po zložky a hľadať v nich potrebný dokument. Všetky doklady sú totiž elektronicky archivované a opatrené metadátami, takže ich vyhľadanie je otázkou niekoľkých kliknutí.

Flexibilita práce aj tímu

Ďalšou výhodou je možnosť pracovať odkiaľkoľvek. V kancelárii Hany Meitnerovej už dokonca úspešne vyskúšali spracovanie dokladov z tabletu na pláži. To je viac než komfort – je to nástroj riadenia kapacít, motivácie ľudí a v krízových obdobiach aj zabezpečenia chodu firmy.

Vďaka digitalizácii môžu dokumenty kontrolovať aj menej skúsení zamestnanci, zatiaľ čo seniorní účtovníci sa venujú špecializovaným úlohám.

iNVOiCE FLOW navyše umožňuje nastaviť procesy tak, aby vyhovovali rôznym typom klientov. „Klienti s viac ako 50 dokladmi mesačne ich posielajú priebežne po dávkach a účtovníci ich v iNVOiCE FLOW postupne kontrolujú a posielajú na spracovanie. Klienti s menším množstvom dokladov majú s nami dohodnuté termíny, do ktorých posielajú všetky doklady za uplynulý mesiac hromadne,“ chváli nastavený systém Meitnerová.

Presnosť bez únavy

Rutinné prepisovanie stoviek faktúr denne nevyhnutne vedie k chybám. Systém iNVOiCE FLOW znižuje chybovosť, pretože údaje získava automaticky. Účtovníci kontrolujú len výnimky. V daňovej a účtovnej kancelárii Meitnerovej tak napríklad znížili chybovosť, eliminovali rutinu a zvýšili celkovú kvalitu výstupu.

Nebojte sa budúcnosti, digitalizujte

Digitalizácia nie je cieľ, ale cesta. A na tejto ceste môže účtovná kancelária dnes získať oveľa viac než len úsporu času. Získa pokoj, istotu, prehľad a priestor – pre zmysluplnejšiu prácu, pre rozvoj vzťahov s klientmi aj pre udržateľný rast.

Ako hovorí sama Hana Meitnerová: „Už sa nemusíme prehrabávať v papieroch a hľadať faktúry v starých zložkách. Teraz máme všetko prehľadne a rýchlo k dispozícii. A to sa počíta.“

Ak ste aj vy daňová alebo účtovná firma, ktorá spracováva 200 a viac faktúr mesačne, ide o riešenie, ktoré sa 100 % oplatí – ekonomicky aj z ľudského hľadiska.

Neváhajte nás kontaktovať a rezervujte si konzultáciu, na ktorej vám vysvetlíme všetko, čo vás zaujíma v súvislosti s digitalizáciou a automatizáciou spracovania faktúr.