Pri výbere nástroja na automatizáciu prijatých faktúr nestačí len samotné spracovanie údajov

Firmy, ktoré sa dostanú do fázy výberu riešenia pre prijaté faktúry, už často nehľadajú len nástroj na prepisovanie dokladov. Riešia konkrétnejšiu otázku: ako nastaviť tok faktúr tak, aby sa v spoločnosti nezdržiavali, schvaľovanie bolo vysledovateľné, účtovníctvo pracovalo s presnými údajmi a celý proces obstál aj v momente, keď do neho vstupuje viac pobočiek, viac schvaľovateľov a viac systémov. A ak ste to práve vy, čítajte ďalej.

Práve v nastavení tej faktúry sa prejavuje rozdiel medzi jednoduchými nástrojmi na ťažbu dát a riešením, ktoré skutočne riadi celý proces od prijatia dokladu až po zaúčtovanie a archiváciu.

V článku o ťažení údajov pomocou AI sme opísali, prečo presnejšie vstupné údaje urýchľujú schvaľovací proces. AI engine v iNVOiCE FLOW nepracuje len s pevnou šablónou dokumentu, ale rozpoznáva štruktúru faktúry aj pri odlišnom rozložení údajov. Výsledkom je menej opráv a rýchlejší posun dokladu do ďalších krokov. Vo fáze výberu však zostáva aj iná otázka: čo musí riešenie zvládnuť, aby bolo dlhodobo použiteľné na riadenie celej firmy.

Kde končí hodnota samotného získavania údajov

Samotné získavanie údajov rieši len prvú časť problému. Áno, je dôležité, aby systém správne načítal dodávateľa, sumu, dátum splatnosti alebo variabilný symbol. Ak však po extrakcii nasleduje ručné posielanie faktúr, vyhľadávanie zodpovednej osoby, obchádzanie schvaľovacích krokov prostredníctvom e-mailu a zložité vyhľadávanie stavu dokladu, firma stále kladie vysoké nároky na tím aj na kontrolu.

Vo väčších firmách alebo v organizáciách s viacerými pobočkami nevznikajú zdržania len pri prepisovaní údajov. Vznikajú hlavne vtedy, keď nie je jasne stanovené:

• kto má faktúru schváliť,
• podľa akých pravidiel sa má posunúť ďalej,
• čo sa stane v prípade odchýlky,
• ako sa vyhľadá história rozhodnutí
• a ako sa celý proces premieta do účtovníctva a archívu.

Preto sa pri výbere neoplatí porovnávať len presnosť spracovania alebo cenu licencie. Má zmysel porovnávať model riadenia celého toku faktúry.

Aké rozdiely má zmysel pri výbere porovnávať

1. Ako riešenie pracuje so vstupom faktúr

S pomocou iNVOiCE FLOW zjednotíte príjem faktúr. Na vstupe kombinuje OCR a AI extrakciu, na čo nadväzuje validáciou údajov a kontrolou duplicít. To je dôležité, pretože kvalita údajov na vstupe priamo rozhoduje o tom, koľko ručných zásahov sa prenesie do ďalších krokov.

Pri výbere preto sledujte, či riešenie:

• zvláda rôzne formáty dokumentov,
• obmedzuje počet prípadných neskorších opráv už pri prijatí
• a dokáže vytvoriť spoľahlivú dátovú základňu pre ďalší workflow.

2. Ako prebieha schvaľovanie

V praxi je to zvyčajne rozhodujúci bod. iNVOiCE FLOW nezahŕňa len prijatie dokladu, ale aj schvaľovací pracovný postup, vrátane pridelenia faktúry správnej osobe podľa sumy, pobočky alebo typu nákladov.  

Pre firmy s viacerými pobočkami alebo s rozdelenou zodpovednosťou medzi nákup, financie, strediská a manažment je to zásadné. Bez tejto vrstvy sa z automatizácie rýchlo stane len rýchlejšie zhromažďovanie dokumentov, zatiaľ čo samotné rozhodovanie naďalej závisí od manuálnej koordinácie.

Pri výbere preto zvážte:

• či je možné nastaviť pracovný postup podľa štruktúry firmy,
• či systém zvládne viacstupňové schvaľovanie,
• či je možné zistiť, kto a kedy dokument schválil,
• a či systém dokáže pracovať aj s odchýlkami.

3. Ako sa riešenie premieta do účtovníctva a archívu

Schválená faktúra má byť pripravená na zaúčtovanie a zároveň ľahko vyhľadateľná podľa toho, ako firma skutočne funguje. V prípade iNVOiCE FLOW je súčasťou modelu elektronická archivácia a vyhľadávanie podľa dodávateľa, objednávky, pobočky alebo napríklad evidenčného čísla vozidla. Riešenie zároveň podporuje integráciu s viac ako 160 ERP systémami.

To je rozdiel medzi nástrojom, ktorý niečo načíta, a riešením, ktoré udržiava súvislosť medzi dokladom, zodpovednosťou, účtovným zápisom a históriou.

4. Ako si riešenie poradí s rastom firmy

Mnoho aplikácií funguje dobre pri menšom objeme a jednoduchej organizačnej štruktúre. Problém nastáva v momente, keď firma rastie, pribúdajú pobočky, schvaľovacie pravidlá sa komplikujú a vedenie chce mať presnejší prehľad o tom, kde sa dokumenty zdržiavajú a prečo.

Tu je dôležité vybrať riešenie, ktoré zvládne vyšší objem aj zložitejšiu štruktúru schvaľovania bez toho, aby sa firma po pár mesiacoch musela zaoberať ďalšími excelovými tabuľkami alebo novými pravidlami.

Bezpečnosť ako súčasť výberových kritérií

Prijaté faktúry obsahujú citlivé obchodné, finančné aj prevádzkové údaje. Kto rieši len funkcie a cenu, ale nerieši bezpečnostný rámec dodávateľa, pozerá sa len na časť systému. Rozdiel medzi menšími nástrojmi a špecializovanými firmami je práve tu.

GRiT považuje bezpečnosť za samostatnú oblasť riadenia, nie za doplnok produktu. Riešenie SaaS beží na AWS a Microsoft Azure, komunikácia v aplikáciách je šifrovaná, prebieha nepretržité monitorovanie, pravidelné externé penetračné testy a overované postupy zálohovania a obnovy. Súčasťou tohto rámca je aj certifikácia podľa ČSN EN ISO/IEC 27001:2023, nadväznosť na regulačné požiadavky a špecializovaný tím s jasnými zodpovednosťami, vyhradenými kapacitami a rozpočtom.

Pre firmu, ktorá si vyberá riešenie na niekoľko rokov dopredu, to znamená jediné: bezpečnosť sa má posudzovať rovnako dôsledne ako pracovný tok, integrácia alebo užívateľská logika.

Pri výbere sa preto opýtajte:

• kde bežia dáta,
• ako je riadené monitorovanie a riadenie incidentov,
• ako sa riešia testy zraniteľnosti,
• ako vyzerá obnova po výpadku,
• a či je bezpečnosť súčasťou štandardnej prevádzky dodávateľa, alebo len doplnkom v prezentácii.

Kedy má iNVOiCE FLOW od GRiTu väčší zmysel ako jednoduché vreckové riešenie?

iNVOiCE FLOW má väčší zmysel tam, kde firma nerieši len prepis faktúr, ale chce:

• zjednotiť príjem dokladov z viacerých zdrojov,
• nastaviť jasné pravidlá schvaľovania naprieč pobočkami alebo oddeleniami,
• obmedziť ručné zásahy pri kontrole a smerovaní faktúr,
• udržať prepojenie s ERP,
• mať auditovateľnú stopu celého procesu
• a mať spoľahlivého partnera, na ktorého sa môže spoľahnúť.

Čo by malo rozhodovať pri výbere riešenia pre prijaté faktúry

Keď si dnes firma vyberá riešenie pre prijaté faktúry, najdôležitejšou otázkou nie je, či systém vie extrahovať údaje z PDF. To dnes zvládnu aj programy, ktoré si sami vytvoríte pomocou AI. Dôležitejšie je, ako dobre dokáže riadiť celý tok dokumentu od vstupu cez schvaľovanie až po účtovnú náväznosť, archiváciu a bezpečnosť.

A ak je pre vás výber nového riešenia na digitalizáciu faktúr aktuálnou témou, tu nám môžete zanechať svoje kontaktné údaje. Prejdeme s vami váš súčasný model schvaľovania faktúr a ukážeme vám, ako by mohol vyzerať v iNVOiCE FLOW pri vašom objeme dokladov, štruktúre pobočiek a bezpečnostných požiadavkách.