Nahradí umelá inteligencia účtovníkov a fakturantov?

Podľa štúdie McKinsey Global Institute môže umelá inteligencia v najbližších desiatich rokoch nahradiť až 800 miliónov pracovných miest. Jednou z „ohrozených“ pozícií sú fakturantky a účtovníčky, o takzvanom automatizovaní účtovníctva sa v poslednej dobe hovorí čoraz častejšie. Ako to skutočne je – a majú sa ľudia z účtovníctva naozaj obávať, že ich v kanceláriách nahradia roboti?
 

Systémy nahrádzajúce rutinnú prácu

Zatiaľ čo ešte pred desiatimi rokmi boli pozície účtovníkov a fakturantov v každej firme nenahraditeľné, dnes sa pod nimi začínajú triasť stoličky. Veľkú časť ich práce je totiž možné automatizovať – podľa tejto štúdie dokáže umelá inteligencia nahradiť až 40 % práce, ktorú ľudia z účtovníctva zvyčajne vykonávajú. Odborne sa tento postup nazýva robotická automatizácia procesov (Robotic Process Automation, RPA).

Typickým príkladom práce, ktorú za fakturantku môže vykonávať technológia, je prepisovanie dokladov do podnikového systému. Nezohľadňujme teraz EDI komunikáciu, ktorú firmy naprieč odvetviami využívajú pre tovarové doklady a ktorá je špičkou v prenose dát medzi podnikovými systémami. Jej obmedzením je nutná technická pripravenosť obchodného partnera.

Na trhu existujú programy, ktoré dokážu takzvanú „extrakciu údajov z faktúry“ – teda vyčítať z faktúry podklady pre zaúčtovanie, ako je názov odberateľa (dodávateľa), dátum zdaniteľného plnenia alebo položky tovaru – a nahrať ich do podnikového systému. To všetko bez ohľadu na to, či dodávateľ pošle faktúru fyzicky poštou, e-mailom ako PDF alebo napríklad ako odfotografovaný obrázok.

Fakturantka následne nemusí každú faktúru otrocky prepisovať, ale maximálne skontroluje, či program prečítal a zaevidoval všetky údaje správne. Aby nebolo potrebné nastavovať individuálnu šablónu pre každú faktúru (čo je bežný postup pri zastaraných OCR systémoch), využíva sa umelá inteligencia, ktorá je schopná jednotlivé polia vyhľadať sama.

Čerstvú skúsenosť s podobným systémom (iNVOiCE FLOW) má napríklad spoločnosť 3E PROJEKT, ktorá sa venuje rekonštrukciám a prenájmu nehnuteľností. „Ako rastie náš biznis, rastie aj množstvo prijatých faktúr. Vďaka automatizácii sme nemuseli obsadiť dve nové pracovné miesta pre ľudí, ktorí by len prepisovali doklady. Odstránili sme tiež ľudské chyby a faktúry už nemusíme fyzicky skladovať. Máme ich v iNVOiCE FLOW v elektronickom archíve,“ uvádza k tomu Renáta Pavičová, riaditeľka oddelenia financií a majetku (a Účtovníčka roka 2019).

>>Prečítajte si celú prípadovú štúdiu 3E PROJEKT <<

Ak firma každý mesiac prijíma stovky alebo tisíce faktúr (a ručné prepisovanie každej faktúry trvá napríklad tri minúty), takýto systém ušetrí fakturantke desiatky až stovky hodín práce. Každý mesiac. K tomu je potrebné pripočítať časovú úsporu pri komunikácii týkajúcej sa schvaľovania faktúr, keď sa v tradičnom procese dodávatelia pýtajú na platby za svoje faktúry, je potrebné vyhľadávať schvaľovateľov a podobne.
 

Fakturantky bijú na poplach. Zbytočne

Skúsenosti so zavádzaním podobných systémov do firiem sú však zatiaľ zmiešané. Majitelia firiem sú síce nadšení možnosťou úspory času, ale samotné účtovníčky a fakturantky sa často bránia podobným riešeniam. Jednoducho sa boja, že im systém vezme prácu a pre firmu sa stanú nepotrebnými.

V praxi sa však ukazuje, že umelá inteligencia účtovníkom prácu neberie, skôr ju transformuje. Roboti nemajú nikoho nahradiť, ale iba uľahčiť prácu. Vďaka podobným systémom účtovníci a fakturantky nemusia vykonávať nudné rutinné činnosti, ktoré ich nijako nerozvíjajú, a ušetrený čas môžu venovať ušľachtilejším činnostiam – napríklad optimalizácii daňového zaťaženia, sledovaniu cashflow, analýze alebo v prípade obchodných referentov obchodným aktivitám. Roboti iba pripravujú dáta a čísla, ale až ľudia z nich dokážu vytvoriť nápady a myšlienky, ktoré majú pre firmu skutočnú hodnotu.

Automatizácia účtovníctva tak skôr prospeje celému odvetviu. Automatické spracovanie faktúr alebo napríklad rýchlo sa rozvíjajúca elektronická výmena dát (tzv. EDI) úplne odstráni z pracovnej náplne fakturantiek a účtovníkov zbytočnú prácu s papierovými dokladmi, otrocké prepisovanie údajov do systémov alebo zdĺhavú komunikáciu s dodávateľmi a odberateľmi. Zamestnanie bude prestížnejšie, a teda aj lepšie finančne ohodnotené.

Ľudia z účtovníctva sa však musia prispôsobiť. Klásť na seba vyššie nároky, zdokonaľovať sa, vzdelávať sa. Svet sa rýchlo mení a ľudia sa musia meniť s ním – fakturantky a účtovníci nevynímajúc.

Zaujíma vás táto téma viac? Zaregistrujte sa zadarmo na webinár o automatizácii v účtovníctve.

Systémy vhodné pre čiastočnú automatizáciu účtovníctva:

• ORiON EDI – riešenie elektronickej výmeny štruktúrovaných dokladov medzi obchodnými partnermi

• iNVOiCE FLOW – nástroj na automatizáciu spracovania prijatých faktúr

‍