EDI očami Miroslava Králíka: Digitalizácia šetrí čas, peniaze aj reputáciu

Distribúcia liekov patrí medzi najprísnejšie regulované odvetvia. Každý krok – od prijatia zásielky až po doručenie lieku do lekárne – musí byť nielen presne zdokumentovaný, ale aj vysledovateľný. Spoločnosť Phoenix lékárenský velkoobchod, s.r.o., jeden z najväčších distribútorov liekov v Českej republike, preto už niekoľko rokov stavia na elektronickú výmenu dát (EDI). 

O tom, ako digitalizácia mení fungovanie celého segmentu, sme sa rozprávali s manažérom Miroslavom Králíkom, ktorý má v spoločnosti Phoenix na starosti digitalizáciu procesov.

Pán Králík, ako presne pomáha EDI – teda elektronická výmena údajov – spoločnosti PHOENIX plniť prísne legislatívne a regulačné požiadavky vo farmaceutickom sektore?

Vo farmaceutickom priemysle je kľúčová vysledovateľnosť. Všetko musí byť zdokumentované a dostupné pre kontrolné orgány – najmä pre SÚKL. Predtým sme dokumenty kontrolovali ručne, doslova pravítkom riadok po riadku, či sú ceny, DPH a všetky údaje správne. Dnes, vďaka EDI, nám systém automaticky vyhodnocuje chyby a upozorňuje na nezrovnalosti. Tým sa objem ručnej kontroly znížil asi o 95 %.

Veľkou výhodou je aj digitalizovaný archív. Predtým sme mali v Ševětíne veľký sklad plný zložiek a administratíva s tým spojená bola absolútne šialená. Dnes dokumenty uchovávame elektronicky a vyhľadanie trvá pár sekúnd. Navyše vďaka EDI dokážeme lepšie kontrolovať šarže, expirácie a správnosť údajov, čo je pre nás zásadné – ide o lieky, ktoré musia byť presne evidované.

V čom všetkom vám elektronická výmena údajov dokáže pomôcť?

Okrem rýchlosti ide samozrejme aj o zníženie administratívy a chybovosti. V mnohých firmách sa papierové dokumenty stále ručne prepisujú do systémov, čo je nielen zdĺhavé, ale aj rizikové. Každá chyba môže znamenať komplikácie v distribúcii alebo prípadné sankcie od kontrolných orgánov – a vo farmaceutickom priemysle je najprísnejším orgánom SÚKL, ktorý chyby skutočne netoleruje.

Vďaka EDI sa nám darí tieto problémy eliminovať. Dnes máme približne 70–75 % dodávateľov zapojených do EDI komunikácie, čo je v rámci farmaceutického trhu v Českej republike výrazne nadpriemerné číslo.

Zaujímavé je aj to, že spolupracujeme s kolegami zo Slovenska. Aj tamojší PHOENIX je v digitalizácii veľmi aktívny. Porovnávame si zoznamy dodávateľov a ak vidíme, že nejaká firma už EDI používa na Slovensku, aktívne ju oslovíme aj u nás. Sme v tom naozaj proaktívni – hľadáme správne kontakty, či už v IT alebo na obchodnom oddelení, a ponúkame im vhodné riešenie.

Ako sa využívanie EDI prejavuje vo vzťahu so zákazníkmi a v dostupnosti liekov v lekárňach?

Dodávame nielen do vlastnej siete BENU, ale aj do stoviek nezávislých lekární po celom území republiky. Pre nás je kľúčová dostupnosť a rýchlosť – lekáreň si objedná a my musíme byť schopní dodať do 48 hodín kamkoľvek v Českej republike.

Aby to fungovalo, potrebujeme mať všetko perfektne spracované. Keď kamión dovezie tovar, prechádza sériou kontrol – od správnosti dokladov až po overenie šarží a kvality. Predtým to trvalo aj viac ako deň. Dnes, ak máme s dodávateľom plne digitalizovanú komunikáciu cez EDI, trvá celý proces rádovo desiatky minút.

Zrýchlenie je pre nás aj pre zákazníkov obrovské. Lekárnik na našom špeciálnom portáli okamžite vidí, že máme liek na sklade, a preto si ho u nás objedná. Ak by nebol dostupný, musel by hľadať inde. EDI teda priamo ovplyvňuje aj náš obchodný úspech.

Pozrime sa aj na vzťahy s vašimi dodávateľmi. Ako pristupujú k digitalizácii veľkí farmaceutickí výrobcovia a partneri, s ktorými spolupracujete?

Väčšina našich hlavných partnerov sú medzinárodné farmaceutické spoločnosti alebo veľkí distribútori, ktorí dovážajú lieky do Českej republiky. PHOENIX sa dlhodobo snaží byť lídrom v digitalizácii vo vzťahu dodávateľ – odberateľ, čo však v našom odvetví nie je vôbec samozrejmé.

Keď to porovnám napríklad s Retailmi reťazcami typu Kaufland, Makro alebo Globus, farmaceutický trh v digitalizácii zatiaľ výrazne zaostáva. Preto sa snažíme našich partnerov aktívne presviedčať, aby prešli na elektronickú výmenu dokladov.

Snažíme sa vysvetliť, že EDI nie je požiadavka „kvôli spoločnosti PHOENIX“, ale že z neho majú prospech obe strany. Výrobcovia aj distribútori chcú, aby sa ich produkty čo najrýchlejšie dostali až ku konečnému zákazníkovi – pacientovi, a práve EDI tento proces výrazne urýchľuje.

Ako sa rýchlejšia a spoľahlivejšia výmena údajov prejavuje na samom konci reťazca – teda na dostupnosti liekov pre lekárne a pacientov?

Dostupnosť je pre nás absolútne kľúčová. V našich najväčších distribučných centrách máme v priemere okolo 35 000 položiek – ako liekov na predpis, tak aj voľne predajných. V menších regionálnych skladoch je to podľa lokality približne 12 až 18 tisíc položiek.

Dôležité je, že náš systém nie je rozdelený podľa jednotlivých pobočiek, ale funguje centrálne. Predtým bolo bežné, že systém zobrazoval dostupnosť osobitne pre každé distribučné centrum – zákazník videl, že „v Brne majú, v Prahe nemajú“. Dnes to funguje úplne inak – systém vníma celú sieť spoločnosti PHOENIX ako jeden prepojený organizmus.

Keď si teda napríklad lekáreň v Karlových Varoch objedná liek, ktorý je momentálne fyzicky na sklade napríklad v Ostrave, systém to automaticky vyhodnotí a spustí proces presunu tovaru cez celú republiku.

Lekárne presne vedia, do kedy musia objednať, aby mali istotu, že tovar dorazí druhý deň do 11. hodiny. A my túto záruku dodania do 48 hodín skutočne dodržiavame – aj keby sme museli liek prepraviť cez polovicu krajiny.

Niekedy riešime aj špeciálne prípady – napríklad dovoz neregistrovaných alebo unikátnych liekov pre konkrétneho pacienta na predpis a dokonca aj veterinárne prípravky. Nedávno sme napríklad zabezpečovali dovoz lieku pre slona – aj to sa môže stať.

Pomáha vám elektronická EDI komunikácia predvídať neočakávané situácie a predchádzať nepríjemným problémom?

EDI je v tomto smere absolútne zásadné. Akonáhle dostaneme od dodávateľov oznámenie o dodávke, máme okamžite prehľad o tom, aký tovar k nám smeruje. Vďaka tomu vieme predpovedať príjem a lepšie plánovať kapacity v našich skladoch aj na rampách.

V súčasnosti pracujeme na tom, aby sa tieto predpovede automaticky prepojili s naším systémom TMS (Transportation Management System). Ten riadi časové okná dodávok pre našich logistických partnerov – teda presne určuje, kedy a kam ktorý kamión dovezie tovar.

Vďaka prepojeniu EDI s TMS sa vieme lepšie pripraviť z hľadiska prevádzky aj kapacity. Vopred vieme, aký druh liekov príde – či ide o bežný tovar v tzv. ambientnom režime (15–25 °C), chladený tovar (2–8 °C) alebo o opiátové prípravky, ktoré vyžadujú prísne strážený bezpečnostný režim.

Keď to vieme vopred, môžeme správne pripraviť skladové priestory, zabezpečenie aj ľudí. Je to veľký rozdiel oproti situácii, keď na rampu nečakane dorazí kamión zo zahraničia a my až potom zisťujeme, čo vlastne vezie.

EDI nám umožňuje predvídať a organizovať celú logistiku vopred – od rozvrhnutia vykládok až po zdieľanie údajov s dopravcami. Vieme presne, na ktorej rampe sa bude vykladať, aký je teplotný režim, a môžeme optimalizovať využitie ľudí aj techniky.

Cieľom je jediná vec – aby bol príjem tovaru čo najrýchlejší a najefektívnejší, pretože čím skôr liek prejde príjmom, tým skôr sa objaví ako dostupný v systéme a tým skôr sa môže dostať do lekárne a k pacientovi. A presne o to nám ide.

Keď sa pozrieme do budúcnosti – ako vidíte ďalší rozvoj elektronickej komunikácie vo farmaceutickom odvetví? Môže EDI výrazne ovplyvniť stabilitu, rast a efektívnosť celého trhu?

Budúcnosť elektronickej komunikácie vo farmaceutickom priemysle je podľa mňa úplne jasná. Digitalizácia dokumentov je cesta, ktorou sa tento sektor musí vydať. Už dnes posielame veľké množstvo údajov a štatistík smerom k štátnej správe – či už na SÚKL, alebo iné inštitúcie. Ak odstránime papier a všetko bude elektronické, procesy sa zrýchlia, spresnia a zjednodušia.

Výsledkom bude nakoniec to najdôležitejšie – pacient sa k svojim liekom dostane rýchlejšie.
Administratíva je dnes obrovská a digitálne riešenia ju môžu výrazne znížiť.

Čo by ste odkázali firmám, ktoré EDI stále vnímajú skôr len ako technickú povinnosť – niečo, čo „musia mať“, než ako strategický nástroj, ktorý im môže pomôcť lepšie riadiť podnik a dodávateľský reťazec?

Stretávame sa s tým pomerne často. Najväčšou prekážkou je predstava, že EDI je zložité a náročné na implementáciu. Firmy sa obávajú, že zasiahne do ich interných procesov, že to bude stáť veľa času aj peňazí.

My však v spolupráci s GRiT ponúkame dve varianty riešenia. Prvá je plná integrácia – tá je vhodná pre väčších partnerov, ktorí majú vlastné ERP systémy. GRiT pomáha s prepojením cez dátové mostíky a prekladače tak, aby ich systém dokázal spracovať EDI správy bez nutnosti zásahu ľudí.

Druhou variantou je webEDI, ktoré je ideálne pre menších dodávateľov. Tam sa doklady spravujú jednoducho cez webové rozhranie, takže nie je potrebná žiadna technická integrácia ani veľké investície.

Snažíme sa partnerom vysvetliť, že EDI nerobia kvôli spoločnosti PHOENIX. Robia to predovšetkým kvôli sebe – pretože drvivá väčšina ich ďalších obchodných partnerov (napríklad Alza, Rohlík alebo veľké reťazce) už dávno vyžaduje elektronickú komunikáciu.

Je len otázkou času, kedy sa EDI stane absolútnym štandardom na celom trhu. A kto sa na to pripraví včas, má výhodu – získa nové príležitosti, zrýchli procesy a ušetrí náklady.

A úprimne – v dnešnej dobe, keď všetko funguje digitálne, si už ťažko vieme predstaviť, že by niekto posielal faktúru poštou. S takými firmami by pre nás bolo ťažké ďalej spolupracovať. Doba sa jednoducho posunula a EDI je dnes nevyhnutným nástrojom moderného obchodu.