Od roku 2027 prechádza Slovensko na povinnú e-fakturáciu. Pre firmy to znamená, že PDF faktúra poslaná e-mailom už nebude stačiť. E-faktúra bude musieť mať podobu štruktúrovanej dátovej správy, s ktorou dokáže pracovať účtovný systém, obchodný partner aj finančná správa.
Čo to však znamená v praxi a ako sa líši od bežnej elektronickej faktúry, na ktorú sú firmy dnes zvyknuté?
Je PDF faktúra e-faktúra?
Nie. PDF je elektronický dokument, ale stále ide hlavne o vizuálnu podobu faktúry. Človek si ju otvorí, skontroluje a údaje z nej musí niekto ručne prepísať, vyťažiť alebo predať do účtovného systému. V povinnej e-fakturácii na Slovensku a aj v rámci celej EÚ je rozhodujúca dátová štruktúra, nie len to, že faktúra existuje v elektronickej podobe.
Ako nová e-faktúra vyzerá v praxi
E-faktúra obsahuje údaje o dodávateľovi, odberateľovi, položkách, sumách, DPH alebo dátume vystavenia v štruktúrovanom formáte. Vizuálna podoba faktúry môže zostať podobná ako dnes, ale podstatné je, že za ňou stoja dáta, ktoré vie systém prečítať a ďalej spracovať.
V praxi sa e-faktúra bude odosielať priamo z ERP alebo fakturačného systému, ktorý firma už používa, prípadne z aplikácie, ktorú ponúkne priamo digitálny poštár (napr. GRiT). Odoslanie tak prebehne automatizovane bez nutnosti ručného zasielania e-mailom.
Aký formát bude e-faktúra na Slovensku používať
Na Slovensku sa počíta s využitím štandardu XML/Peppol BIS. E-faktúra preto musí mať správnu štruktúru a obsahovať povinné údaje už pri vystavení. Formálnu správnosť dokladu skontroluje digitálny poštár ešte pred odoslaním, aby sa chybná faktúra nedostala k odberateľovi ani do ďalšieho spracovania.
Čo ak má e-faktúra chybu alebo neprejde kontrolou
Ak má e-faktúra chybu, digitálny poštár ju vôbec nedovolí odoslať. Kontrola prebieha ešte pred samotným doručením, takže faktúra s chýbajúcim údajom alebo nesprávnou štruktúrou sa k odberateľovi ani nedostane. V rámci systému, ktorý na vystavovanie faktúr budete využívať sa objaví chybové hlásenie.
Ak sa chyba vo faktúre objaví až po doručení, postup zostáva podobný ako dnes. Firma vystaví opravný doklad, ktorý znovu prejde celým procesom cez digitálneho poštára.
Začnite s e-fakturáciou bez zbytočných komplikácií
Neriešte zbytočnosti ani technické detaily. GRiT vám povinnú e-fakturáciu splní cez jednoduchú aplikáciu, či napojenie na váš systém. Zaistí odosielanie, kontrolu aj prehľad o stave dokladov.
Potrebujete splniť novú legislatívnu požiadavku e-invoicing?
Vyplňte krátky formulár a ozveme sa vám s ďalším postupom.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
