Patríte tiež medzi tých, ktorí si stále myslia, že problémy s faktúrami vznikajú až vo chvíli, keď dorazia? Presvedčíme vás, že skutočné dôvody komplikácií s Procure-to-Pay procesom sú skryté niekde inde – a niekde oveľa skôr.
Typický scenár vyzerá nevinne. Firma odošle objednávku dodávateľovi a považuje ju za uzavretú vec. Interne sa podľa nej plánuje výroba, sklad, cash flow aj termíny pre zákazníkov. Lenže dodávateľ objednávku nikdy jednoznačne nepotvrdil. Nepotvrdil množstvo. Nepotvrdil termín. Nepotvrdil cenu. Nepotvrdil ani to, že vôbec dodá všetko podľa očakávania.
Rozkol medzi očakávaním a realitou sa potom ukáže až pri dodávke alebo vo chvíli, keď príde faktúra. A to už je zvyčajne neskoro na to začať riešiť príčinu a firma namiesto riadenia procesu len dohľadáva, čo sa vlastne stalo.
Faktúra nesmie byť prvé miesto, kde zistíte rozdiel
Vo firmách s vyšším objemom objednávok a väčším počtom dodávateľov nejde o výnimku. Ide o systémový problém. Ak neexistuje jasná nadväznosť medzi objednávkou, jej potvrdením, dodávkou a faktúrou, vzniká prevádzková neistota:
- sklad očakáva iné množstvo tovaru, než skutočne dorazí,
- financie pracujú s nepresnými záväzkami,
- nákup rieši reklamácie a dohľadáva komunikáciu,
- účtovné oddelenie blokuje faktúry kvôli nesúladom,
- a manažment stráca dôveru v dáta.
A čím väčšia firma, viac dodávateľov a vyšší objem transakcií, tým rýchlejšie sa problém násobí. Z výnimiek, ktoré ste zvládali riešiť ručne, sa začne stávať pravidlo, ktoré brzdí prevádzku aj cash flow.
Nejde pritom len o administratívnu komplikáciu. Ak nemáte istotu, čo vám skutočne bude dodané, kedy a za akých podmienok, nedokážete presne riadiť zásoby, plánovanie ani finančné záväzky.
Procure-to-Pay nie je séria oddelených krokov
Mnoho firiem stále funguje tak, že objednávky rieši nákup, dodávky sklad a faktúry financie. Každý úsek vidí len svoju časť procesu. Lenže Procure-to-Pay nie je súbor oddelených administratívnych úkonov. Je to jeden prepojený tok dát a rozhodnutí, ktorý musí fungovať ako celok.
Objednávka sama osebe ako garancia nestačí. Kľúčové je, či bola potvrdená a či jej potvrdenie zodpovedá tomu, čo firma očakáva.
Problém nevzniká pri faktúre. Len sa tam naplno prejaví
Firmy často investujú do automatizácie spracovania faktúr, ale skutočný problém býva o niekoľko krokov skôr. Ak neexistuje riadené potvrdenie objednávky a nadväznosť ďalších krokov, žiadna sebalepšia fakturácia nezabezpečí kontrolu nad realitou plnenia.
Riešením nie je len rýchlejšie spracovať dokumenty. Riešením je zjednotiť celý tok objednávka–dodávka–faktúra do jedného riaditeľného procesu s jasnými pravidlami, dohľadateľnosťou a kontrolou nad tým, čo bolo skutočne objednané, potvrdené, dodané a vyfakturované.
GRiT: váš spoľahlivý Procure-to-Pay partner
Práve v tom pomáha GRiT - nielen ako dodávateľ aplikácie ORiON EDI, ale predovšetkým ako partner pre nastavenie a riadenie Procure-to-Pay procesov naprieč firmou aj dodávateľským reťazcom.
Chcete zistiť, kde vo vašich procesoch vznikajú najväčšie prevádzkové a finančné riziká? Spojte sa s GRiTom a pozrite sa na svoj proces ako na jeden prepojený celok.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
