Ako mať faktúry v poriadku a v súlade so zákonom? Ako k nim získať prístup kdekoľvek a kedykoľvek? A ako zabezpečiť, aby boli všetky doklady na jednom mieste a vyhľadateľné na pár kliknutí? Jednoducho, ak vaša firma pristupuje k finančnej agende moderne a má dobre spracovanú digitálnu archiváciu faktúr.
Archív už dávno nie je len „úložiskom PDF“
Mnohé firmy si pod digitálnou archiváciou predstavujú zložku na serveri alebo na zdieľanom disku, kde sú síce dokumenty v elektronickej podobe, ale bez jasného systému. Často chýba rýchle vyhľadávanie, jasná zodpovednosť a hlavne zabezpečenie zákonných povinností.
Moderná digitálna archivácia znamená viac: ide o centrálne úložisko, ktoré je bezpečné, ľahko dostupné, v súlade s legislatívou a úzko prepojené s firemnými procesmi.
Prečo nestačí zdieľaný disk?
- Riziko straty dokumentov – chýbajú jasné pravidlá a často aj zálohovanie.
- Nedostatok kontroly – neviete, kto čo zmenil, kedy a prečo.
- Nedostupnosť – vyhľadávanie starších faktúr je zdĺhavé, najmä pri hybridnej práci.
- Neistota ohľadom legislatívy – firmy často netušia, ako dlho majú dokumenty uchovávať a v akej forme.
S iNVOiCE FLOW, ideálnym riešením pre digitalizáciu objednávok a faktúr, máte všetky faktúry na jednom mieste, v bezpečí a v súlade s právnymi predpismi.
Archívovať alebo skartovať? To je otázka!
Každý, kto sa niekedy staral o faktúry a ďalšie finančné dokumenty, pozná ten nepríjemný pocit, keď si nie je istý, či danú faktúru už môže vyhodiť, alebo ju musí ešte stále archivovať. Alebo lepšie povedané, poznal. Digitálna archivácia údajov totiž tieto neistoty odstraňuje a prináša vytúžený pocit istoty.
V každom prípade je dobré mať v týchto lehotách jasno. Ako dlho teda musíme v Českej republike archivovať jednotlivé dokumenty?
iNVOiCE FLOW automaticky ukladá faktúry po dobu 10+1 rokov, takže spĺňa aj tie najprísnejšie požiadavky.
Výhody digitálnej archivácie
Digitálna archivácia nie je len o splnení zákonných povinností. Prináša tiež:
- Poriadok a prehľad – všetky faktúry máte na jednom mieste.
- Rýchly prístup odkiaľkoľvek – podpora hybridnej práce a jednoduché odovzdávanie agendy.
- Bezpečnosť – ochrana údajov pred stratou aj neoprávneným prístupom.
- Integrácia s procesmi – archivácia je súčasťou celého pracovného toku schvaľovania a účtovania.
Digitálna archivácia faktúr ako súčasť moderného finančného riadenia
Správna digitálna archivácia nie je samostatný ostrov. Je súčasťou moderného finančného riadenia, ktoré zabezpečuje poriadok, bezpečnosť a istotu pri kontrolách aj pri každodennej práci s faktúrami.
Neviete, ako začať? Kontaktujte nás a my vám ukážeme, ako konkrétne by vám náš produkt iNVOiCE FLOW mohol pomôcť s faktúrami a ďalšou byrokraciou.
Chcete skoncovať s chaosom vo vašej firme?
Na bezplatnej konzultácii prejdeme vaše aktuálne nastavenie a odporučíme ďalší krok podľa toho, čo firma skutočne potrebuje.
