Hoci sa umelá inteligencia môže stále javiť ako niečo vzdialené a futuristické, v skutočnosti sa už presadzuje na celom trhu, a to aj v malých českých firmách. Nejde pritom o drahé roboty alebo virtuálnych asistentov, ale o jednoduché programy a aplikácie, ktoré sa samy učia, preberajú a automatizujú rutinné úlohy.
Vezmime si napríklad účtovníctvo, konkrétne spracovanie faktúr. Každý doklad prejde rovnakým kolotočom – účtovník ho musí ručne overiť, skontrolovať všetky náležitosti, nechať schváliť nadriadeným a nakoniec prepisovať do účtovného systému. Tento proces zaberie v priemere 10–15 minút pracovného dňa a pri stovkách či tisícoch dokladov mesačne sa hodiny rutinných prác dramaticky nahromadia.
Automatizácia mení zaužívané postupy
Súčasný trh ponúka riešenie, ktoré s touto záťažou pomáha. Inteligentný softvér na automatické spracovanie faktúr, ktorý prijatú faktúru takzvaným „vytiahne“ – prečíta údaje z faktúry, pošle ich na schválenie nadriadenému a pripraví ich na export do účtovného systému. Účtovník potom len skontroluje správnosť načítaných údajov.
„Predtým sme spracovanie jednej faktúry zvládali v priemere za štvrťhodinu, teraz to stihneme za 5 minút. Vďaka tomu sme ušetrili odhadom 60 hodín práce mesačne,“ hovorí hlavná účtovníčka Iva Šmerdová zo spoločnosti MoroSystems, ktorá využíva riešenie iNVOiCE FLOW od spoločnosti GRiT.
Keďže podobné riešenia sú poháňané umelou inteligenciou, časom sa samy učia. Prvé týždne si vyžadujú dôkladnejší dohľad nad správnosťou údajov, ale s každou spracovanou faktúrou rastie ich presnosť. Ako potvrdzuje hlavná účtovníčka spoločnosti Smart Comp. (internet NETBOX alebo televízia Kuki) Šárka Pavelková: „Úspešnosť systému sa viditeľne zlepšuje“ a spoločnosť dokonca zvažuje úplné zrušenie ručnej kontroly.
Technológia dostupná pre každého
Prekvapujúce je, že automatizáciu fakturácie si môže dovoliť prakticky každá firma. Počiatočná investícia v desiatkach tisíc korún a mesačné prevádzkové náklady v jednotkách tisíc predstavujú dostupné riešenie. Návratnosť je obzvlášť zaujímavá pre spoločnosti spracúvajúce viac ako 100 faktúr mesačne alebo pre tie, ktoré sa potýkajú s zdĺhavým schvaľovacím procesom. Väčšina takýchto firiem vidí návratnosť investície už po niekoľkých mesiacoch.
Vypočítať potenciálne úspory nie je zložité – stačí vyčísliť mesačné náklady na manuálne spracovanie faktúr a porovnať ich s nákladmi na automatizované riešenie. Pre väčšinu firiem je tento výpočet príjemným prekvapením.
Keď zmena príjemne prekvapí
Hoci sú prínosy jasne merateľné, niektoré firmy prirodzene váhajú pred zavedením novej technológie. „V niektorých firmách sme boli svedkami hysterických reakcií, keď účtovníčky odmietali nový systém používať,“ hovorí vedúci obchodného tímu Pavel Janyška z GRiTu. Skúsenosti však ukazujú, že počiatočná nedôvera sa po zoznámení so systémom často mení na pozitívne skúsenosti a nový systém si pochvaľujú.
Doterajšie skúsenosti ukazujú, že firmy po zavedení systému neprepúšťajú, ale skôr hľadajú pre účtovníčky a fakturantky zaujímavejšiu prácu s vyššou pridanou hodnotou. Automatizácia rutinných činností predstavuje prirodzený vývoj – a spoločnosti, ktoré tento trend zachytia včas, získavajú významný náskok.
Zaujíma vás, aký potenciál skrýva automatizácia vo vašej firme? Skúste si spočítať, koľko času trávite spracovaním faktúr – často sa ukáže, že úspory môžu byť väčšie, než by ste čakali.
Chcete vedieť viac? Ozvite sa nám a spoločne nájdeme spôsob, ako vám automatizácia môže uľahčiť prácu.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
