Inventúry sú pre firmy synonymom stresu a strateného času. Zamestnanci namiesto svojich hlavných pracovných povinností obchádzajú majetok s vytlačenou tabuľkou a zdĺhavo hľadajú správnu stoličku alebo zložku. Niektoré inventúry trvajú aj celé mesiace, čím sa zvyšuje pravdepodobnosť, že sa niektorý majetok skutočne stratí. Niektoré firmy navyše vykonávajú inventúry len kvôli splneniu legislatívnej povinnosti. Preto sa čoraz častejšie uchyľujú k efektívnejším riešeniam, ako sú systémy na evidenciu majetku.
Príprava pracovného prostredia na inventúru
Počas zavádzania systému do neho firma nahraje celý svoj majetok. Systém pre každý kus vygeneruje evidenčné číslo s čiarovým kódom. Tie si firma následne vytlačí ako samolepiace štítky a majetok nimi označí. Spoločnosť si v systéme tiež zaznamená miesta, kde sa majetok nachádza.
Na neskoršie čítanie čiarových kódov si firmy nemusia zaobstarávať klasické skladové čítačky. Stačí im smartfón, prípadne špeciálny nástavec na mobilný telefón, ktorý je pri čítaní kódov presnejší. Systémy na evidenciu majetku totiž majú svoje mobilné aplikácie, pomocou ktorých zamestnanci vykonávajú inventúru.
Následne dodávateľ systému vytvorí pre firmu digitálnu mapu jej priestorov. Vďaka tomu zamestnanci uvidia v rozhraní jednoduchý plán, na ktorom je vyznačené, kde sa práve ktorý kus nachádza.
Na počiatočnú prípravu systému si síce firma musí vyhraďovať dostatok času, ale oplatí sa to. Akonáhle je systém pripravený, skráti inventúry z mesiacov na dni alebo z dní na hodiny.
Priebežná evidencia a presun majetku
Keď firma potrebuje premiestniť napríklad počítač do inej kancelárie, zložku do inej police alebo si zamestnanec odnesie monitor do domácej kancelárie, zaznamená túto zmenu v systéme. Vďaka tomu sa pri inventúre nestane, že by zamestnanci hľadali monitor, ktorý si grafik odniesol domov na prácu.
Zamestnanci naskenujú čiarové kódy položiek a v mobilnej aplikácii alebo vo webovom rozhraní potom zmenia ich polohu. Rovnako postupuje firma, keď nakúpi majetok alebo sa ho zbaví. Do systému vloží novú položku alebo ju odstráni.
Niektoré systémy umožňujú napríklad aj likvidáciu a odpisy majetku. Po odpise systém vygeneruje doklad pre finančné oddelenie s informáciami o tom, čo a kde bolo odpísané. Hodnotu danej veci je možné v systéme odpisovať aj postupne.
Ďalšou výhodou je, že firmy v systéme evidujú aj dôležité údaje o majetku, ako sú:
- výrobné číslo,
- záruka,
- dátum vypršania platnosti
- alebo termín servisnej prehliadky.
Vďaka evidencii týchto údajov môžu firmy pohodlne vykonať napríklad inventúru majetku s blížiacim sa termínom revízie alebo uplynutím platnosti. V systéme ho filtrujú a naplánujú inventúru.
Priebeh inventúry
Ak inventarizáciu vykonáva viac ľudí, vedúci môžu vopred prideliť jednotlivé inventarizačné úlohy konkrétnym ľuďom. Napríklad jeden človek sa venuje kanceláriám a druhý skladu s náradím. Dotknutým osobám sa potom pri inventarizácii zobrazí len ten majetok, ktorý majú inventarizovať oni.
V deň inventúry zamestnanec otvorí v mobile aplikáciu, kde nájde zoznam majetku, ktorý má inventarizovať. Ten postupne prejde a naskenuje jeho štítky s čiarovým kódom. Majetok nehľadá naslepo, ale systém ho k nemu navedie podľa plánu.
Akonáhle zamestnanec inventúru dokončí, systém mu oznámi, ktoré položky a v akom počte chýbajú. Výsledok inventúry si môže z systému exportovať a odovzdať ho účtovnému oddeleniu.
Vďaka tomuto postupu je inventúra:
- niekoľkonásobne rýchlejšia – vo firmách s veľkým množstvom majetku sa skráti z mesiacov na dni,
- pohodlnejšia – zamestnanci nehľadajú majetok naslepo,
- lacnejšia – inventúra nezaberá zamestnancom toľko času,
- menej stresujúca – už samotná evidencia v nástroji zabráni strate majetku.
Zavedenie systému evidencie majetku úplne zmenilo inventúry napríklad v e-shope s barefootovou obuvou Bosonožka: „V sklade máme tridsať tisíc párov topánok, takže nám inventúra predtým trvala mesiac. Po zavedení riadeného skladu ju máme hotovú za 2 dni,“ hovorí majiteľka a konateľka Zuzana Sovjáková Koubková.
Aký nástroj na urýchlenie inventúry zvoliť
Postup spomenutý v článku umožňujú špecializované nástroje na evidenciu majetku. Podobajú sa skladovým systémom, ale obsahujú funkcie na sledovanie akéhokoľvek majetku. V zahraničí sú už bežné, v Českej republike ich firmy len začínajú objavovať.
Tieto nástroje sú bežne dostupné aj vo verziách pre menšie firmy, ktoré chcú evidovať majetok len v desiatkach alebo stovkách kusov – napríklad zložky s dokumentmi, náradie alebo kancelárske vybavenie. Tieto nástroje sú lacnejšie ako bežné skladové systémy a dajú sa plne implementovať za pár hodín.
Firmy s väčším množstvom majetku, najmä e-shopy alebo predajne s veľkým skladom, zefektívnia inventúru najlepšie pomocou takzvaného riadeného skladu (WMS). Inventúra tu funguje na rovnakom princípe ako v menších firmách, len vo väčšom meradle.
Ak máte záujem o nástroj na evidenciu majetku a zrýchlenie inventúr, ozvite sa nám. Pomohli sme nájsť tieto riešenia desiatkam malých aj veľkých firiem v Českej republike a radi pomôžeme aj vám.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
