Ako zrýchliť expedíciu o 90 %? Príbeh spoločnosti Ovečkárna je o úspešnom raste, tradícii a inováciách. Z malého sezónneho projektu sa za pár rokov stala sebavedomá a úspešná značka, ktorá pôsobí už v 12 krajinách Európy. Ako to dokázali? Kľúčovú úlohu zohral inteligentný a komplexný skladový systém LOKiA WMS, ktorý premenil riadený chaos na výkonný sklad. O svoje skúsenosti sa podelil prevádzkový riaditeľ Adam Fiala.
Od chaosu k tisícom objednávok denne
Ovečkárna je prosperujúca firma zo Zlína a online sveta, ktorá dodáva výrobky z vlny a ďalších prírodných materiálov nielen do Česka, ale postupne aj do ďalších európskych krajín. S úspechmi však prichádza aj väčšia zodpovednosť, najmä keď má Ovečkárna svojich zákazníkov na prvom mieste.
Vedenie firmy sa rozhodlo riešiť rast objednávok investíciou do LOKiA WMS, moderného cloudového riešenia pre správu skladov, a čoskoro sa ukázalo, že to bol strelecký zásah. Komplexná služba z dielne GRiTu vniesla do skladu Ovečkárny vytúžený poriadok a umožnila zvládnuť expanziu firmy bez zvyšovania počtu zamestnancov a brigádnikov.
Ako sa zmenila práca po zavedení LOKiA WMS?
Pred jej implementáciou bola práca ťažká, ale ani sme si to poriadne neuvedomovali. Nedokázali sme si predstaviť, že by niečo mohlo fungovať tak, ako funguje teraz. Bolo to dosť náročné, niektoré veci sme robili nezmyselne.
Všetko fungovalo väčšinou na dvoch, troch ľuďoch, ktorí vedeli, čo kde v sklade je a kde to nájdu. A ak títo ľudia práve chýbali, často sme požadovaný tovar vôbec nenašli.
Dnes evidujeme každý pohyb tovaru v LOKii – od samotného príjmu až po jeho expedíciu – takže presne vieme, kde sa ktorý tovar nachádza a čo sa s ním práve deje.
Odrazilo sa to na počte objednávok, ktoré dokážete denne vybaviť?
Predtým sme s približne 35 ľuďmi dokázali denne vybaviť asi 1500 objednávok. Dnes ten istý tím expeduje 6500 objednávok. Rýchlosť kompletizácie týchto objednávok sa nám rapídne zvýšila, pretože jasne vidíme, na akej pozícii sa daný tovar nachádza, koľko ho tam je, a samotný skladník vie, kam má ísť a kde ten tovar nájde.
To je obrovská úspora času, pretože predtým sme síce vedeli, kde sa tovar nachádza, ale nevideli sme, koľko kusov tam je – a či tam vôbec naozaj je. Takže skladník často behal po celom sklade a musel navštíviť 4–5 miest, kým daný tovar naozaj našiel.
O koľko sa zrýchlilo vychystávanie tovaru? Poznáte presné čísla?
Mimo sezóny o 73 % a v sezóne až o 92 %. Všeobecne možno povedať, že sme zrýchlili vychystávanie tovaru o 90 %, čo je obrovské číslo.
Meranie výkonu ako základ rastu
Bez štatistík a údajov, ktoré ponúka LOKiA WMS, by expanzia firmy nebola možná. Ťažko by sa nastavovali spravodlivé odmeny a ďalšie motivácie pre zamestnancov.
Ako sa zmenila práca vo vašom sklade z pohľadu prevádzkového riaditeľa?
Diametrálne. Teraz každý vie, čo presne má robiť. Rozdelili sme si a definovali jasné úlohy a každý má na základe svojej práce stanovené KPI a odmeny. Kto robí svoju prácu dobre, je na základe údajov zaslúžene odmenený.
Čo zohralo najväčšiu úlohu v raste?
Meranie. Ak nemeráte procesy, nemôžete rásť, pretože neviete, či fungujú efektívne, a teda dobre. Preto sledujeme štatistiky výkonu každého jednotlivého vychystávača, baliča a celého príjmu a nastavujeme spravodlivé odmeny – a to ľudí motivuje.
Ako rýchlo sa vrátila investícia do LOKiA WMS?
Do jedného, maximálne dvoch rokov. Je to veľa muziky za málo peňazí.
.png)
Vpred do Európy: 40 % obratu tvorí zahraničie
Vďaka zjednodušenej distribúcii, vyladeným procesom a motivovaným zamestnancom sa Ovečkárna nemusela obávať expanzie mimo Českej republiky a Slovenska, kde vyrástla. Ďalšie kroky smerovali do Maďarska a Rumunska a teraz jej produkty pravidelne mieri na trhy už 12 európskych krajín.
Aký je teraz podiel zahraničia na obrate?
Približne 40 % z celkového obratu.
Plánujete ďalší rast do ďalších krajín? Dokáže vám s tým pomôcť práve LOKiA WMS?
Určite plánujeme expanziu na ďalšie európske trhy. S tým sa bude zvyšovať počet objednávok a pre nás je dôležité, aby sme si zachovali hlavne to, že zákazníkovi doručíme balík čo najskôr – samozrejme hlavne pred Vianocami, keď sú na to ľudia dosť citliví. Aj teraz robíme všetko pre to, aby sme dokázali ešte zvýšiť naše kapacity, urýchliť expedíciu a plnohodnotne obslúžiť ešte väčší počet zákazníkov.
A LOKiA nám v tom veľmi pomáha. Neustále sa snažíme vymýšľať nejaké vylepšenia. Už nejde o úsporu hodín ani minút, ale sekúnd, pričom každá sekunda nám môže pridať napríklad 500 objednávok, ktoré dokážeme v ten deň expedovať.
Je distribúcia do zahraničia zložitejšia? Má svoje špecifiká? A na čo je potrebné myslieť?
Obsluha zahraničia je prakticky rovnaká ako obsluha Česka. Na to nepotrebujete nič špeciálne, balík len putuje k zákazníkovi ďalej cez časť Európy. S pomocou napr. Balíkobotu vieme tlačiť aj štítky miestnych dopravcov, takže nám nič nestojí v ceste a pre nás sa nič nemení.
Inventúra: už žiadne astronomické chýbajúce množstvá ani prebytky
Pred implementáciou LOKiA WMS nemala Ovečkárna takmer žiadny presný prehľad o tom, koľko tovaru má skutočne na sklade. Inventúrne dni boli potom nočnou morou pre skladníkov a ich výsledky zase pre vedenie firmy. S tým je teraz konečne koniec.
Ako prebiehala inventúra predtým a v čom je to teraz lepšie?
Predtým, ako sme mali LOKii, nepoznali sme presné umiestnenie tovaru a tie chýbajúce množstvá aj prebytky boli astronomické. Väčšinou išlo o zámene, keď skladník napríklad vzal červené ponožky namiesto modrých a nijako to neriešil.
S LOKii však dokážeme robiť aj priebežné inventúry, takže v momente, keď v košíku identifikujeme problém, že nejaký tovar chýba, Support okamžite zadá pokyn na priebežnú inventúru daného produktu alebo jeho polohy. Vďaka tomu máme teraz v celom sklade, ktorého hodnota tovaru je okolo 160 miliónov Kč, chýbajúci tovar len asi 10 000 Kč.
V spolupráci s LOKiA sme teraz pripravili aj interný report D+, ktorý nemeria, za ako dlho sa balík dostane k zákazníkovi, ale za ako dlho ho dokážeme pripraviť od momentu, keď sa objaví v systéme. Vďaka tomu vieme, ako dlho trvá od zaplatenia objednávky až po expedíciu a aká efektívna je naša skladová prevádzka.
Osobný prístup aj v predvianočnom náporu
Ovečkárna je príkladom firmy, ktorá musí zvládnuť obrovský sezónny nápor. 80 % ročných tržieb prichádza pred Vianocami a firma najíma hneď niekoľko brigádnikov. Vďaka LOKiA WMS sa však aj nováčikovia zorientujú behom niekoľkých hodín. Zároveň si značka zachováva osobný prístup – so zákazníkmi komunikuje vždy prívetivo a ľudsky.
Ako zvládate sezónny nápor a vďaka čomu si stále dokážete udržať srdečný vzťah so zákazníkmi?
Až 80 % tržieb dosahujeme v posledných dvoch mesiacoch roka. V tomto pracovne náročnom období musíme prijať niekoľko brigádnikov na výpomoc – ale vďaka LOKii je ich počet výrazne nižší, pretože vďaka tomuto skladovému systému sa na pracovisku rýchlo zorientujú a hneď zvládajú kompletizáciu.
Pokiaľ ide o vzťah so zákazníkmi, tí sú u nás – aj keď to znie ako klišé – vždy na prvom mieste. Často nám volajú napríklad s tým, že ich trápia studené nohy alebo bolestivé kĺby. A my im odporučíme to, čo im naozaj pomôže. Je to osobné, nie anonymné. Naši operátori sú naučení rozprávať sa s nimi tak, ako keby išlo o ich vlastnú babičku.
Vlna nie je retro, ale budúcnosť
Trend návratu k prírodným materiálom nahráva značke, ktorá stavia na udržateľnosti a tradícii. Vlna sa stáva symbolom pohodlia aj moderného životného štýlu.
Ako sa vám podarilo urobiť z vlny moderný materiál?
Skôr nám pomohla doba. Ľudia sa vracajú k prírodným materiálom a udržateľnosti. My sme len šírili posolstvo o tom, čo vlna dokáže. Myslím si, že je fajn, že si to ľudia začínajú uvedomovať a zistili, že lacné tričko z Číny nie je až tak super a že to ide robiť aj trochu inak a udržateľnejšie.
Veľa muziky za málo peňazí
Investícia do LOKiA WMS sa spoločnosti Ovečkárna vrátila do dvoch rokov. Prevádzkový riaditeľ Adam Fiala ju bez váhania odporúča aj ďalším firmám, ktoré chcú zvládnuť rast a posunúť svoj biznis ďalej.
Čo by ste odkázali firmám, ktoré zvažujú LOKiA WMS?
Nebojte sa. Rast nie je o tom, dostať objednávku do firmy, ale dostať ju von k zákazníkovi. V tom je LOKiA kľúčovým pomocníkom. S odstupom času sami uvidíte, že tá počiatočná investícia bola celkom smiešna suma na to, ako vás to posunie dopredu.
Hodilo by sa LOKiA WMS aj vašej firme? Rezervujte si u nás bezplatnú konzultáciu, kde si na úvod spoločne ujasníme, čo váš sklad potrebuje, a následne pripravíme plán nasadenia. Ak sa do toho s nami pustíte, kompletne sa postaráme o implementáciu a so všetkým ostatným vám pomôže náš ochotný a dostupný zákaznícky servis.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
