Adam Fiala, COO Ovečkárny: Díky LOKiA WMS zvládáme tisíce objednávek denně

Jak zrychlit expedici o 90 %? Příběh Ovečkárny je o vydařeném růstu, tradici a inovacích. Z malého sezónního projektu se během pár let stala sebevědomá a úspěšná značka, která působí už ve 12 zemích Evropy. Jak to dokázali? Klíčovou roli sehrál chytrý a komplexní skladový systém LOKiA WMS, který proměnil řízený chaos ve výkonný sklad. O zkušenosti se podělil provozní ředitel Adam Fiala.

Z chaosu k tisícům objednávek denně

Ovečkárna je prosperující firma ze Zlína a online světa, která zásobuje výrobky z vlny a dalších přírodních materiálů nejen Česko, ale postupně i další evropské země. S úspěchy však přichází i větší zodpovědnost, zvlášť když má Ovečkárna své zákazníky na prvním místě.

Růst zakázek se vedení firmy rozhodlo vyřešit investicí do LOKiA WMS, moderního cloudového řešení pro správu skladů, a brzy se ukázalo, že šlo o trefu do černého. Komplexní služba z dílny GRiTu vnesla do skladu Ovečkárny vytoužený pořádek a umožnil zvládat expanzi firmy bez navyšování zaměstnanců a brigádníků.

Jak se změnila práce po zavedení LOKiA WMS?‍

Před její implementací byla práce těžká, ale ani jsme o tom pořádně nevěděli. Neuměli jsme si představit, že by něco mohlo fungovat tak, jak funguje nyní. Bylo to dost náročné, dělali jsme některé věci nesmyslně.

Vše fungovalo většinou na dvou, třech lidech, kteří věděli, co kde ve skladu je a kde to najdou. A pokud tito lidé zrovna chyběli, tak jsme mnohdy požadované zboží vůbec nenašli.

Dnes evidujeme každý pohyb zboží v LOKii – od samotného příjmu až po jeho expedici – takže přesně víme, kde se které zboží nachází a co se s ním právě děje.

Promítlo se to do počtu objednávek, které zvládnete denně odbavit?‍

Dřív jsme v přibližně 35 lidech dokázali denně vyřídit zhruba 1500 objednávek. Dnes ten samý tým expeduje 6500 objednávek. Rychlost vychystání těch objednávek se nám rapidně zvýšila, protože jasně vidíme, na jaké pozici se dané zboží nachází, kolik ho tam je a samotný skladník ví, kam má jít a kde to zboží najde.

To je obrovská úspora času, protože dříve jsme sice očekávali, kde zboží je, ale neviděli jsme, kolik kusů se tam nachází – a zda tam vůbec opravdu je. Takže mnohdy ten skladník lítal po celém skladu a musel navštívit 4-5 pozic, než dané zboží opravdu našel.

O kolik se vychystání zboží zrychlilo? Znáte přesná čísla?‍

Mimo sezónu o 73 % a v sezóně o celých 92 %. Obecně se dá říci, že vychystání zboží jsme urychlili o 90 %, což je obrovské číslo.

‍

Měření výkonu jako základ růstu

Bez statistik a dat, které LOKiA WMS nabízí, by expanze firmy nebyla možná. Jen těžko by se nastavovaly férové odměny a další motivace pro zaměstnance. 

Jak se práce ve vašem skladu změnila z pohledu provozního ředitele?‍

Diametrálně. Každý teď ví, co přesně má dělat. Rozdělili jsme si a definovali jsme si jasné úkoly a každý má na základě své práce navázané KPIs a odměny. Kdo dělá svoji práci dobře, je po zásluze – na základě dat – odměněn.

Co hrálo největší roli v růstu?

‍Měření. Pokud procesy neměříte, nemůžete růst, protože nevíte, jestli fungují efektivně, a tedy dobře. Proto sledujeme statistiky výkonu každého jednotlivého pickera, packera a celého příjmu a nastavujeme férové odměny – a to lidi motivuje.

Jak rychle se investice do LOKiA WMS vrátila?

‍Do jednoho, maximálně dvou let. Je to hodně muziky za málo peněz.

‍

‍

Vzhůru do Evropy: 40 % obratu tvoří zahraničí

Díky zjednodušené distribuci, vyladěným procesům a motivovaným zaměstnancům se Ovečkárna nemusela bát expanze mimo Českou republiku a Slovensko, kde vyrostla. Další kroky směřovaly do Maďarska a Rumunska a nyní její produkty pravidelně míří na trhy už 12 evropských zemí.

Jaký je nyní podíl zahraničí na obratu?

‍Přibližně 40 % z celkového obratu.

Plánujete dále růst do dalších zemí? Dokáže vám s tím pomoci právě LOKiA WMS?

‍Určitě plánujeme expanzi na další evropské trhy. S tím se bude navyšovat počet objednávek a pro nás je důležité, abychom si zachovali hlavně to, že zákazníkovi doručíme balíček co nejdříve – samozřejmě hlavně před Vánoci, kdy jsou na to lidi dost citliví. Tak i teď děláme vše pro to, abychom dokázali své kapacity ještě navýšit, zrychlit expedici a plnohodnotně obsloužit ještě větší množství zákazníků.

A LOKiA nám s tím velmi pomáhá. Neustále se snažíme vymýšlet nějaká zlepšení. Není to už o ušetření hodin, ani minut, ale vteřin, přičemž každá vteřina nám dokáže přidat třeba 500 objednávek, které dokážeme ten den expedovat. 

Je zahraniční distribuce složitější? Má svá specifika? A na co je potřeba myslet?‍

Obsluha zahraničí je prakticky stejná jako obsluha Česka. Nic speciálního k tomu nepotřebujete, balíček akorát putuje k zákazníkovi dál přes kus Evropy. Za pomoci např. Balíkomatu umíme tisknout i štítky místních dopravců, takže nám nic nebrání v cestě a nic se pro nás nemění.

‍

Inventura: už žádná astronomická manka ani přebytky

Před implementací LOKiA WMS neměla Ovečkárna téměř žádný přesný přehled o tom, kolik zboží má skutečně na skladě. Inventurní dny pak byly noční můrou pro skladníky a její výsledky zase pro vedení firmy. S tím je nyní konečně konec.

Jak probíhala inventura dříve a v čem je to nyní lepší?

‍Než jsme měli LOKii, neznali jsme přesné pozice zboží a ta manka i přebytky byly astronomické. Byly to většinou záměny, kdy vzal skladník například červené ponožky místo modrých a nijak to neřešil.

S LOKií však dokážeme dělat i průběžné inventury, takže ve chvíli, kdy v košíku identifikujeme problém, že nějaké zboží chybí, zadává Support okamžitě pokyn na průběžnou inventuru daného produktu nebo jeho pozice. Díky tomu teď máme na celém skladu, který má hodnotu zboží kolem 160 milionů Kč, manko asi jen 10 000 Kč.

Ve spolupráci s LOKiA jsme teď také přichystali report interního D+, který měří ne za jak dlouho dojde balíček k zákazníkovi, ale za jak dlouho ho dokážeme my vychystat od chvíle, kdy nám spadne do systému. Díky tomu víme, jak dlouho to trvá od zaplacené objednávky až po expedici a jak moc efektivní máme sklad.

‍

Osobní přístup i v náporu před Vánoci

Ovečkárna je ukázkou firmy, která musí zvládnout obrovský sezónní nápor. 80 % ročních tržeb přichází před Vánoci a firma najímá hned několik brigádníků. Díky LOKiA WMS se ale i nováčci zorientují během hodin. Přitom si značka drží osobní přístup – se zákazníky mluví vždy přívětivě a lidsky.

Jak zvládáte sezónní nápor a díky čemu si stále dokážete udržet vřelý vztah se zákazníky?‍

Až 80 % tržeb děláme v posledních dvou měsících roku. V této pracovně vypjaté době musíme nabírat několik brigádníků na výpomoc – ale díky LOKii je jejich počet výrazně nižší, jelikož se díky tomuto skladovému systému na place rychle zorientují a hned zvládají vychystávat.

Co se vztahu se zákazníky týče, ti jsou u nás – i když to zní jako klišé – vždy na prvním místě. Mnohdy nám volají třeba s tím, že je trápí studené nohy nebo bolavé klouby. A my jim doporučíme to, co jim opravdu uleví. Je to osobní, ne anonymní. Naši operátoři jsou naučeni se s nimi bavit, jako by šlo o jejich vlastní babičku.

‍

Vlna není retro, ale budoucnost

Trend návratu k přírodním materiálům nahrává značce, která staví na udržitelnosti a tradici. Vlna se stává symbolem pohodlí i moderního životního stylu.

Jak se vám podařilo udělat z vlny moderní materiál?

‍Spíš nám pomohla doba. Lidé se vrací k přírodním materiálům a udržitelnosti. My jsme jen šířili poselství o tom, co vlna umí. Myslím si, že je fajn, že si to lidé začínají uvědomovat a že zjišťují, že levné tričko z Číny není tak úplně super a že to jde dělat i trošku jinak a udržitelněji.

‍

Hodně muziky za málo peněz

Investice do LOKiA WMS se Ovečkárně vrátila do dvou let. Provozní ředitel Adam Fiala ji bez váhání doporučuje i dalším firmám, které chtějí zvládnout růst a posunout svůj byznys dál.

Co byste vzkázal firmám, které zvažují LOKiA WMS?

‍Nebát se. Růst není o tom dostat objednávku do baráku, ale dostat ji ven k zákazníkovi. V tom je LOKiA klíčový pomocník. Zpětně uvidíte sami, že ta úvodní investice byly docela směšné peníze na to, jak vás to posune.

Hodila by se LOKiA WMS i vaší firmě? Rezervujte si u nás bezplatnou konzultaci, kde si na úvod společně ujasníme, co váš sklad potřebuje, a následně připravíme plán nasazení. Půjdete-li do toho s námi, kompletně se postaráme o implementaci a se vším dalším vám pomůže náš ochotný a dostupný zákaznický servis.