Každý, kto niekedy schvaľoval faktúry vo väčšej firme, vie, ako ľahko sa z administratívneho detailu stane prekážka celého chodu firmy. Faktúra leží na stole kolegu, ktorý je práve na dovolenke. Alebo sa stratí v e-mailovej schránke medzi desiatkami iných správ. Dodávateľ čaká. Účtovné oddelenie čaká. Všetci zbytočne čakajú – a firma tým znižuje svoju efektívnosť aj ziskovosť.
Spoločnosť JABLOTRON, český technologický líder v oblasti bezpečnostných systémov, tento problém dobre poznala. Spracováva viac ako tisíc faktúr mesačne, čo v papierovej a e-mailovej podobe znamenalo desiatky hodín práce navyše – a veľa priestoru pre chyby.
Dnes je to už inak. Vďaka digitalizácii a automatizácii celého procesu schvaľovania faktúr dokáže JABLOTRON reagovať rýchlo, transparentne a bez zbytočných zdržaní.
Keď rastie firma, musia rásť aj procesy
JABLOTRON patrí medzi spoločnosti, ktoré neustále inovujú – nielen v oblasti technológií, ale aj v riadení. Rast firmy so sebou priniesol aj nárast počtu dokladov a schvaľovacích úkonov.
A schvaľovanie faktúr sa stalo úzkym miestom spoločnosti. Mesačne totiž prichádzalo okolo tisíc faktúr a jeden doklad môže v spoločnosti JABLOTRON schváliť až 4 osoby – ich počet súvisí napríklad s typom dokladu alebo celkovou sumou. Ak faktúra prekročí určitú sumu, musí ju schváliť viac ľudí, niekedy aj vrátane riaditeľa. A tak bolo čoskoro náročné udržať prehľad o tom, kde sa jednotlivé faktúry nachádzajú, kto ich má schváliť a či sa už dostali do účtovníctva.
S papierovým alebo e-mailovým obehom faktúr sa skôr či neskôr stretáva väčšina rastúcich firiem. Proces sa rozpadá, ľudia trávia čas vyhľadávaním informácií, komunikácia sa spomaľuje a dochádza k duplicitám alebo prehliadnutiam.
Digitalizácia ako strategická výhoda
Spoločnosť JABLOTRON sa preto v roku 2018 rozhodla tento proces digitalizovať a vďaka úzkej spolupráci so spoločnosťou GRiT dnes spravuje schvaľovanie faktúr úplne elektronicky. Každý doklad má jasne stanovený životný cyklus – od prijatia cez rozpoznanie údajov a kontrolu až po schválenie a zaúčtovanie – a vďaka tomu je viacstupňové schvaľovanie už úplne bezproblémové.
Vďaka automatickému smerovaniu faktúr podľa typu nákladov alebo strediska sa proces výrazne zrýchlil. Systém navyše sleduje termíny, eviduje históriu schvaľovania a poskytuje manažérom okamžitý prehľad o stave všetkých dokladov.
Spoločnosť využíva aj modul Rozúčtovanie, ktorý pripraví údaje získané z faktúry na zaúčtovanie do ERP systému, a tiež modul objednávok, v ktorom vytvára, schvaľuje a následne aj odosiela objednávky dodávateľom.
Z predtým zdĺhavého a neprehľadného procesu sa stal efektívny a riadený mechanizmus, ktorý podporuje rýchlosť a kvalitu rozhodovania.
Čo to prinieslo v praxi?
- Prehľadnosť: Všetci schvaľovatelia vidia, kde sa faktúra nachádza a čo sa s ňou deje.
- Rýchlosť: Faktúry sa nestrácajú ani nezadržiavajú v e-mailoch.
- Úspora času: Administratívna záťaž účtovného tímu klesla o desiatky hodín mesačne.
- Kontrola a audit: Každý krok schvaľovania je vysledovateľný a systém dohliada na súlad s internými pravidlami.
Digitalizácia tak spoločnosti JABLOTRON priniesla nielen úsporu času, ale predovšetkým väčšiu kontrolu, transparentnosť a istotu. To všetko v oblasti, ktorá má priamy vplyv na cashflow aj vzťahy s dodávateľmi.
Keď schvaľovanie faktúr začne firme pomáhať, a nie škodí
Skúsenosť spoločnosti JABLOTRON potvrdzuje, že digitalizácia účtovných a schvaľovacích procesov nie je len o automatizácii – ide o strategickú zmenu v riadení firmy.
Zatiaľ čo skôr schvaľovanie faktúr brzdilo, dnes je oporou pre rozhodovanie a rast. A čo viac – manažéri a vedenie majú k dispozícii aktuálne údaje, ktoré im pomáhajú riadiť firmu efektívnejšie.
A čo vaša firma?
Ak aj vy máte pocit, že manuálne schvaľovanie faktúr brzdí chod vašej spoločnosti, možno je čas urobiť krok smerom k digitalizácii.
V GRiTu pomáhame firmám všetkých veľkostí premeniť rutinné agendy na digitálnu podobu – prehľadne, bezpečne a s merateľnými výsledkami.
Zistite, ako by mohol vyzerať schvaľovací proces u vás. Ozvite sa nám.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
