1000 faktur měsíčně? Pro JABLOTRON díky digitalizaci schvalování žádný problém!

Každý, kdo někdy schvaloval faktury ve větší firmě, ví, jak snadno se z administrativního detailu stane brzdný kámen celého provozu. Faktura leží na stole kolegy, který je zrovna na dovolené. Nebo se zatoulá v e-mailové schránce mezi desítkami jiných zpráv. Dodavatel čeká. Účetní oddělení čeká. Všichni zbytečně čekají — a firma tím snižuje svou efektivitu i ziskovost.

Společnost JABLOTRON, český technologický lídr v oblasti zabezpečovacích systémů, tento problém dobře znala. Zpracovává přes tisíc faktur měsíčně, což v papírovém a e-mailovém režimu znamenalo desítky hodin práce navíc – a spoustu prostoru pro chyby.

Dnes už je to jinak. Díky digitalizaci a automatizaci celého procesu schvalování faktur dokáže JABLOTRON reagovat rychle, transparentně a bez zbytečných průtahů.

Když roste firma, musí růst i procesy

JABLOTRON patří mezi společnosti, které neustále inovují – nejen v technologiích, ale i v řízení. Růst firmy s sebou přinesl i nárůst počtu dokladů a schvalovacích úkonů.

A schvalování faktur začalo být úzkým hrdlem společnosti. Měsíčně totiž dorazilo okolo tisíce faktur a jeden doklad mohou v JABLOTRONu schvalovat až 4 lidé – jejich množství souvisí například s typem dokladu nebo celkovou částkou. Když faktura částku přesáhne, musí ji schválit více lidí, někdy i včetně ředitele. A tak bylo brzy náročné udržet přehled o tom, kde se jednotlivé faktury nacházejí, kdo je má schválit a jestli se už dostaly k účtování.

S papírovým nebo e-mailovým oběhem faktur se dříve či později potýká většina rostoucích firem. Proces se tříští, lidé tráví čas vyhledáváním informací, komunikace se zpomaluje a dochází k duplicitám či přehlédnutím.

Digitalizace jako strategická výhoda

JABLOTRON se tak v roce 2018 rozhodl proces digitalizovat a díky úzké spolupráci s firmou GRiT dnes spravuje schvalování faktur plně elektronicky. Každý doklad má jasně daný životní cyklus – od přijetí přes rozpoznání dat a kontrolu až po schválení a zaúčtování – a vícestupňové schvalování je díky tomu již zcela bezproblémové.

Díky automatickému směrování faktur podle typu nákladu či střediska se proces výrazně zrychlil. Systém navíc hlídá termíny, eviduje schvalovací historii a poskytuje manažerům okamžitý přehled o stavu všech dokladů.

Firma využívá také modul Rozúčtování, který předpřipraví data vytěžená z faktury k zaúčtování do ERP systému, a také objednávkový modul, ve kterém objednávky vytváří, schvalují a následně i odesílají dodavatelům.

Z dříve zdlouhavého a neprůhledného procesu se stal efektivní a řízený mechanismus, který podporuje rychlost a kvalitu rozhodování.

Co to přineslo v praxi?

• Přehlednost: Všichni schvalovatelé vidí, kde se faktura nachází a co se s ní děje.
• Rychlost: Faktury se neztrácí ani nezasekávají v e-mailech.
• Úspora času: Administrativní zátěž účetního týmu klesla o desítky hodin měsíčně.
• Kontrola a audit: Každý krok schvalování je dohledatelný a systém hlídá soulad s interními pravidly.

Digitalizace tak JABLOTRONu nepřinesla jen úsporu času, ale především větší kontrolu, transparentnost a jistotu. To všechno v oblasti, která má přímý dopad na cashflow i vztahy s dodavateli.

Když schvalování faktur začne firmě pomáhat, ne škodit

Zkušenost JABLOTRONu potvrzuje, že digitalizace účetních a schvalovacích procesů není jen o automatizaci – jde to strategickou změnu v řízení firmy.

Zatímco dříve schvalování faktur brzdilo, dnes je oporou pro rozhodování a růst. A co víc – manažeři a vedení mají k dispozici aktuální data, která jim pomáhají řídit firmu efektivněji.

A co vaše firma?

Pokud i vy cítíte, že manuální schvalování faktur brzdí chod vaší společnosti, je možná čas udělat krok k digitalizaci.

V GRiTu pomáháme firmám všech velikostí převést rutinní agendy do digitální podoby – přehledně, bezpečně a s měřitelnými výsledky.

Zjistěte, jak by mohl vypadat schvalovací proces u vás. Ozvěte se nám.