Nečekejte na faktury, schvalujte už objednávky
Pomůžeme vám udělat ve firemních nákupech pořádek jednou provždy. Modul Objednávky celý proces zjednoduší, usnadní vám přehled o vytvořených objednávkách i čerpání rozpočtu a umožní nad objednávkami nastavit schvalovací workflow.
A pokud ho propojíte s iNVOiCE FLOW, získáte možnost párovat objednávky s přijatými fakturami, automaticky najít rozdíly a ušetřit tak čas při jejich schvalování.
Jak funguje elektronické schvalování objednávek?
Modul můžete používat i samostatně, ale největší užitek vám přinese při napojení na iNVOiCE FLOW – cloudovou službu, která firmám pomáhá s automatizací zpracování přijatých faktur.
- Vytvoříte objednávku v systému.
- Každá objednávka je navázána na konkrétní rozpočet, který lze stanovit pro různé kategorie/střediska/oddělení, podle vaší potřeby. Máte tak okamžitý přehled, jaký objem financí vám zbývá.
- Objednávka projde schvalovacím workflow a pokud je potvrzena, odchází automaticky na dodavatele.
- Dodavatel poskytne plnění a posílá vám fakturu.
- iNVOiCE FLOW fakturu vytěží a po validaci údajů ji spáruje s objednávkou.
- Pokud částky souhlasí nebo se pohybují v rámci nastavené tolerance, je přijatá faktura rovnou schválena a nemusí znovu procházet celým schvalovacím procesem.
Elektronické schvalování objednávek v praxi
Řešení je vhodné pro společnosti, které chtějí získat...
Přehled nad objednávkami a rozpočty
- Všechny objednávky jsou přehledně na jednom místě, nemusíte je hledat v e-mailech.
- Každá objednávka je navázána na konkrétní rozpočet, snadno zkontrolujete jeho stav a čerpání.
Kontrolu díky schvalovacímu workflow
- Objednávky prochází schvalovacím workflow, které si sami nastavíte podle vašich potřeb.
- Zamezíte zbytečným nebo příliš drahým režijním nákupům.
Automatické odeslání dodavateli
- Po vytvoření objednávky je automaticky generována PDF šablona.
- Jakmile objednávku schválíte, odchází okamžitě na odpovídajícího dodavatele.
Párování objednávek a faktur
- Pokud přijatá faktura odpovídá odeslané objednávce, nemusí znovu procházet schvalovacím workflow a je automaticky schválená.
- Díky párování faktur s původními objednávkami posílíte auditní stopu vašich dokladů.
Inspirujte se, jak se rozhodli vyřešit elektronické schvalování objednávek v Parfumerii Douglas.
- „Schvalovatelé faktur občas zjistili, že jejich kolegové nakoupili za zbytečně vysoké ceny. Jenže v tu chvíli už bylo pozdě. Fakturovanou službu jsme využili a museli jsme zaplatit. Abychom se drahým nákupům vyhli, potřebovali jsme schvalovat už objednávky.“Tereza TrunečkováControlling & Reporting Manager
2021 © GRiT