Patříte také mezi ty, kteří si stále myslí, že problémy s fakturami vznikají až ve chvíli, kdy dorazí? Přesvědčíme vás, že pravé důvody komplikací s Procure-to-Pay procesem jsou skryté někde jinde – a někde mnohem dřív.
Typický scénář vypadá nevinně. Firma odešle objednávku dodavateli a považuje ji za uzavřenou věc. Interně se podle ní plánuje výroba, sklad, cash flow i termíny pro zákazníky. Jenže dodavatel objednávku nikdy jednoznačně nepotvrdil. Nepotvrdil množství. Nepotvrdil termín. Nepotvrdil cenu. Nepotvrdil ani to, že vůbec dodá vše podle očekávání.
Rozkol mezi očekáváním a realitou se pak ukáže až při dodávce nebo ve chvíli, kdy přijde faktura. A to už je obvykle pozdě na to začít řešit příčinu a firma místo řízení procesu jen dohledává, co se vlastně stalo.
Faktura nesmí být první místo, kde zjistíte rozdíl
Ve firmách s vyšším objemem objednávek a větším počtem dodavatelů nejde o výjimku. Jde o systémový problém. Pokud neexistuje jasná návaznost mezi objednávkou, jejím potvrzením, dodávkou a fakturou, vzniká provozní nejistota:
- sklad očekává jiné množství zboží, než skutečně dorazí,
- finance pracují s nepřesnými závazky,
- nákup řeší reklamace a dohledává komunikaci,
- účetní oddělení blokuje faktury kvůli nesouladům,
- a management ztrácí důvěru v data.
A čím větší firma, více dodavatelů a vyšší objem transakcí, tím rychleji se problém násobí. Z výjimek, které jste zvládaly řešit ručně, se začne stávat pravidlo, které brzdí provoz i cash flow.
Nejde přitom jen o administrativní komplikaci. Pokud nemáte jistotu, co vám skutečně bude dodáno, kdy a za jakých podmínek, nedokážete přesně řídit zásoby, plánování ani finanční závazky.
Procure-to-Pay není série oddělených kroků
Mnoho firem stále funguje tak, že objednávky řeší nákup, dodávky sklad a faktury finance. Každý úsek vidí jen svou část procesu. Jenže Procure-to-Pay není soubor oddělených administrativních úkonů. Je to jeden propojený tok dat a rozhodnutí, který musí fungovat jako celek.
Objednávka sama o sobě jako garance nestačí. Klíčové je, zda byla potvrzena a zda její potvrzení odpovídá tomu, co firma očekává.
Problém nevzniká u faktury. Jen se tam naplno projeví
Firmy často investují do automatizace zpracování faktur, ale skutečný problém bývá o několik kroků dřív. Pokud neexistuje řízené potvrzení objednávky a návaznost dalších kroků, žádná sebelepší fakturace nezajistí kontrolu nad realitou plnění.
Řešením není jen rychleji zpracovat dokumenty. Řešením je sjednotit celý tok objednávka–dodávka–faktura do jednoho řiditelného procesu s jasnými pravidly, dohledatelností a kontrolou nad tím, co bylo skutečně objednáno, potvrzeno, dodáno a vyfakturováno.
GRiT: váš spolehlivý Procure-to-Pay partner
Právě v tom pomáhá GRiT - nejen jako dodavatel aplikace ORiON EDI, ale především jako partner pro nastavení a řízení Procure-to-Pay procesů napříč firmou i dodavatelským řetězcem.
Chcete zjistit, kde ve vašich procesech vznikají největší provozní a finanční rizika? Spojte se s GRiTem a podívejte se na svůj proces jako na jeden propojený celek.
Řešíte schvalování faktur?
30 minut, žádný závazek. Ukážeme vám, jak iNVOiCE FLOW zapadne do vašeho ERP.
