Pôvodný stav a problém
V spoločnosti Netbox sa faktúry v minulosti spracúvali ručne. Fakturant prijal a skontroloval doklad, dal ho schváliť vedením a následne ho prepisoval do ERP systému. Táto práca mu zabrala približne dve tretiny pracovného času, teda viac ako 100 hodín mesačne.
Potrebovali tiež zjednodušiť proces schvaľovania faktúr. V akciovej spoločnosti musia niektoré faktúry vidieť členovia predstavenstva, takže schvaľovací proces býva veľmi zdĺhavý. V spoločnosti Netbox schvaľovali faktúry v ERP systéme, v ktorom však môže pracovať naraz len obmedzený počet používateľov.
Návrh riešenia
Výber systému na automatizáciu spracovania a schvaľovania dokladov sa v tomto prípade zaobišiel bez verejnej súťaže – keď prišla ponuka od spoločnosti GRiT, v Netboxe dlho neváhali. „Spoločnosť GRiT nám predstavila svoje riešenie a zaujala nás. Preto sme ani nezvažovali iných dodávateľov,“ tvrdí Martin Ryšavý, finančný riaditeľ spoločnosti Netbox.
A už prvé kroky spolupráce potvrdili dobrý dojem. „Spoločnosť GRiT vykonala analýzu schvaľovacích procesov a nastavila systém iNVOiCE FLOW tak, aby spĺňal naše potreby. Občas samozrejme došlo ku komplikáciám, ako firma pracujúca s citlivými údajmi máme nadštandardné požiadavky z hľadiska GDPR, mali sme zložité prepojenie na ERP a občas sa nám faktúry v schvaľovacom procese dostali tam, kam nemali. Postupom času sa to však ustálilo,“ opisuje začiatky so systémom Šárka Pavelková, hlavná účtovníčka.
Účtovníkov v Netboxe potešilo aj to, ako rýchlo sa systém s umelou inteligenciou sám učí a postupom času zvyšuje svoju úspešnosť pri vyhľadávaní faktúr.
Výsledné zmeny
„Pozitívnu spätnú väzbu dostávam aj od tých, ktorí schvaľujú faktúry. Schvaľovatelia dostávajú upozornenia, k faktúram je možné pridať prílohy a faktúry si môžu prezrieť aj z mobilu – celý tento proces je teraz pre používateľov oveľa príjemnejší. Navyše nemusíme nikoho upomínať,”
S čím sme pomohli
PDF na stiahnutie
Podrobne sme našu spoluprácu opísali v PDF, ktoré si môžete ihneď stiahnuť
