Pôvodný stav a problém
Pred zavedením systému iNVOiCE FLOW spracovávala firma všetky doklady ručne. Papierové faktúry musel zodpovedný pracovník naskenovať, pomenovať, uložiť na firemný disk, nechať schváliť a následne zaevidovať do účtovného systému. V prípade elektronických faktúr to bolo podobné, len namiesto skenovania sa faktúry najskôr vytlačili. Celý proces komplikovalo rozlišovanie medzi uhradenými a neuhradenými faktúrami (niektoré faktúry už boli uhradené zálohou) alebo skutočnosť, že MoroSystems ako spoločnosť zastrešuje tri samostatné firmy s vlastnými identifikačnými údajmi.
Situácia v spoločnosti MoroSystems bola o to zložitejšia, že fakturácia nebola súčasťou hlavnej náplne práce nikoho zo zamestnancov. Vo voľných chvíľach sa jej venovali dvaja interní zamestnanci, čo ich zdržiavalo od iných povinností, a externá fakturantka, ktorá do firmy dochádzala len dvakrát týždenne. Nie vždy bola teda k dispozícii. „Mali sme pocit, že takto firma v 21. storočí nemôže fungovať,“ hovorí k tomu finančná kontrolórka spoločnosti Kamila Burgerová.
Návrh riešenia
Pri prieskume trhu narazili na riešenie iNVOiCE FLOW, ktoré podľa popisu spĺňalo všetky ich požiadavky. Navyše si ho vďaka nízkej počiatočnej cene mohli jednoducho vyskúšať bez zbytočného rizika.
Implementácia nástroja bola však zložitejšia. Komplikovala ju najmä skutočnosť, že pod MoroSystems pôsobia tri samostatné firmy. Veľa sa tak riešilo rozlišovanie jednotlivých faktúr aj celý schvaľovací proces. Náročné bolo aj prepojenie so systémom Money S3, ktorý vlastní externá účtovná kancelária a ľudia z MoroSystems k nemu pristupujú len vzdialene.
Výsledné zmeny
„Ušetrili sme približne polovicu pracovného úväzku, odhadom 60 hodín mesačne. V dokladoch je navyše oveľa lepší prehľad, vidíme celú históriu faktúry, vieme, u koho sa práve nachádza, nič sa nestratí. Máme tiež pocit, že aj schvaľovatelia teraz cítia väčšiu zodpovednosť za faktúry.”
S čím sme pomohli
PDF na stiahnutie
Podrobne sme našu spoluprácu opísali v PDF, ktoré si môžete ihneď stiahnuť
