Pred podpisom zmluvy s digitálnym poštárom sa opláca preveriť päť vecí: kto službu naozaj poskytuje, koľko zaplatíte so všetkými poplatkami, čo služba obsahuje, kde budú vaše faktúry uložené a ako sa dá spolupráca ukončiť. Na rovnaké body upozorňuje aj nový návod finančnej správy. Ukážeme vám, na čo sa pri nich pýtať a ako ich riešime v GRiTe.
Digitálneho poštára si vyberáte raz a budete s ním pracovať každý deň. Pri výbere sa preto opláca pozrieť ďalej než na mesačnú cenu. Zhrnuli sme to do piatich otázok, ktoré zodpovedajú aj návodu finančnej správy. Ku každej pridávame odpoveď GRiTu a tip, na čo sa pýtať ostatných poskytovateľov.
Kto vám faktúry doručí
GRiT je certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby a nájdete nás v zozname na portáli finančnej správy. Faktúry doručujeme sami cez sieť Peppol, bez sprostredkovateľa. Keď potrebujete pomoc, riešite ju priamo s ľuďmi z GRiTu, ktorí vašu službu prevádzkujú.
Pri porovnávaní ponúk sa najprv opýtajte: doručuje poskytovateľ faktúry sám, alebo službu len predáva? V druhom prípade môže byť nejasné, kto zodpovedá za vaše dáta. V GRiTe s firemnými dokladmi pracujeme 30 rokov a bezpečnosť riadime podľa certifikovaného systému ISO/IEC 27001:2023.
Koľko zaplatíte
Platíte za to, čo naozaj odošlete a prijmete. Každý balíček má pevnú mesačnú cenu a počet faktúr v cene. Každá ďalšia má pevnú cenu a fakturujeme raz mesačne podľa skutočného počtu.
Ak v niektorom mesiaci prekročíte počet faktúr v balíčku, nemusíte prechádzať na vyšší, doplatíte len faktúry navyše. Koľko vás bude stáť váš počet faktúr, vám hneď ukáže kalkulačka na stránke e-fakturácie.
Čo všetko v aplikácii urobíte
Doručenie faktúry zabezpečí každý digitálny poštár. Či v ňom faktúru aj vystavíte a či sa doň prihlási vaša externá účtovníčka, už závisí od konkrétnej ponuky. V GRiTe:
- faktúry vystavíte, odošlete aj prijmete v každom balíčku;
- od balíčka Start ich importujete a exportujete vo formáte Peppol BIS Billing 3.0;
- účtovníčka môže mať vlastné prihlásenie: Start má 3 používateľov, Business 5 a Premium neobmedzene;
- v Premium prepojíme váš účtovný systém priamo cez rozhranie SAPI-SK, teda jednotné rozhranie medzi účtovnými programami a digitálnymi poštármi;
- s podporou komunikujete e-mailom od balíčka Start, e-mailom aj telefonicky od Business a Premium má prednostnú podporu.
Kde budú vaše faktúry o desať rokov
Digitálny poštár faktúry doručuje, ale automaticky ich nearchivuje. Povinnosť uchovať ich spravidla desať rokov zostáva na vás. Pri porovnávaní ponúk sa preto pýtajte, či je archív v cene, alebo zaň platíte zvlášť.
V GRiTe je archív súčasťou každého plateného balíčka: Start má 5 GB, Business 20 GB a Premium 100 GB. Odoslané aj prijaté faktúry tak máte na jednom mieste, priamo v aplikácii, v ktorej s nimi pracujete.
Bez záväzku
Balíčky sú bez záväzku a fakturujeme ich mesačne podľa skutočného počtu faktúr. Neplatíte vopred za celý rok a e-fakturáciu si môžete najprv vyskúšať bezplatne.
Pri iných ponukách si overte výpovednú lehotu a to, ako sa pri odchode dostanete k svojim faktúram. Pôvodný poštár vám pri odchode pripraví migračný kód a do troch pracovných dní po skončení zmluvy vás má odregistrovať. Ak to neurobí, obráťte sa na svoj daňový úrad.
Máte viac faktúr alebo vlastný ERP?
Ak máte viac ako 1 000 dokladov mesačne, viac spoločností, vlastný formát dokladov alebo už komunikujete s odberateľmi cez EDI, napojíme e-fakturáciu priamo na váš ERP, teda systém, v ktorom fakturujete. Kontroly a schvaľovanie faktúr zostanú tak, ako ich máte dnes. Návrh riešenia pripravíme zadarmo. Viac píšeme v článku Ako si vybrať digitálneho poštára na doručenie e-faktúr.
Vyskúšajte si digitálneho poštára GRiT ešte pred podpisom zmluvy. V bezplatnom deme uvidíte, ako budete faktúry vystavovať, prijímať a hľadať v archíve. Bez záväzku.
Chcete skoncovať s chaosom vo vašej firme?
Na bezplatnej konzultácii prejdeme vaše aktuálne nastavenie a odporučíme ďalší krok podľa toho, čo firma skutočne potrebuje.
