Premýšľate, do čoho investovať? Digitalizácia vám v dlhodobom horizonte zníži firemné náklady

Podľa nášho prieskumu z marca 2023 chce 59 % českých firiem investovať do technológií s rýchlou návratnosťou, aby znížili svoje náklady. Ak aj vy premýšľate, do akých technológií investovať na konci fiškálneho roka alebo na čo si naplánovať rozpočet do budúceho roka, inšpirujte sa v tomto článku. Opísali sme 5 častých problémov, ktorých sa firmy vďaka digitalizácii zbavujú a šetria tak stovky tisíc až milióny CZK ročne.

1. Dlhé hodiny ručného prepisovania dokladov

Firmy, ktoré dostávajú doklady e-mailom, poštou alebo cez WhatsApp, trávia desiatky hodín mesačne ich prepisovaním do účtovného alebo ERP systému. Je to únavná práca, pri ktorej vznikajú chyby. Prepisovanie stojí firmy až stovky hodín práce mesačne v závislosti od objemu dokladov. Automatizáciou tejto činnosti tak ušetria až milióny korún ročne.

Existuje viacero spôsobov, ako sa prepisovania zbaviť. Firmy s veľkým počtom dodávateľov a objemom faktúr implementujú EDI – technológiu na elektronickú výmenu objednávok, dodacích listov alebo faktúr v štruktúrovanom formáte. Vďaka EDI sa okrem iného údaje z dokladov automaticky prepisujú do podnikového systému. 

Napríklad E-commerce Muziker ušetril po zavedení EDI desiatky hodín mesačne.

Firmy používajú EDI predovšetkým na výmenu dokladov súvisiacich s tovarom. Na ostatné prijaté faktúry využívajú nástroje na extrakciu údajov. Tie automaticky prečítajú údaje z prijatých dokladov v e-mailovej schránke a pripravia ich na vloženie do informačného systému. Zamestnanec len skontroluje správnosť údajov a schváli ich.

2. Pomalé schvaľovanie dokladov a strata dokumentov

Prišla veľká faktúra od dodávateľa, čo v niektorých firmách znamená, že zamestnanec (typicky fakturant) obchádza s dokladom troch manažérov vo firme a vyžaduje od nich schválenie a podpis. Ak sa to deje pravidelne, vzniká chaos. Faktúry ležia celé dni na stoloch alebo sa počas schvaľovania stratia a nedorazia do účtovného oddelenia. Dodávatelia posielajú upomienky a ľudia namiesto práce riešia problémy, takže firma prichádza o peniaze a komplikuje si cashflow.

Fyzické schvaľovanie dokladov je možné nahradiť jednoduchými nástrojmi na elektronické schvaľovanie vo webovom prehliadači. V systéme si nastavíte schvaľovacie procesy pre rôzne typy dokladov (napríklad podľa sumy) a hneď ako dorazí faktúra, systém ju odovzdá prvému schvaľovateľovi. Ten dostane oznámenie na e-mail, faktúru otvorí a jedným kliknutím ju schváli, čím ju pošle ďalšiemu schvaľovateľovi v poradí. Všetko prebieha rýchlejšie, prehľadnejšie a doklady sa nestrácajú.

Podobné riešenie používajú napríklad v spoločnosti JABLOTRON ALARMS, kde skrátili schvaľovací proces z dní na hodiny.

3. Regále plné papierových dokumentov a vysoké náklady na tlač

Dokumenty vám prichádzajú elektronicky, ale následne si ich vytlačíte a založíte do zložiek. Ak takto spracovávate desiatky alebo stovky dokumentov denne, pridávate si prácu a zbytočne míňate peniaze na papier, tlač a prípadne aj regály a priestory na skladovanie dokumentov. Vo veľkých firmách môžu tieto náklady dosiahnuť desiatky tisíc korún mesačne.

Množstvo nástrojov, od ERP systémov cez EDI až po nástroje na elektronické schvaľovanie, dnes umožňuje bezpečnú elektronickú archiváciu dokumentov, ktorá je v súlade s legislatívou. Ak navyše dokumenty evidujete elektronicky, pomocou filtrov nájdete akýkoľvek dokument do minúty a nemusíte kvôli nemu listovať v zložkách.

4. Pomalé kompletizovanie objednávok

Sklad je miesto, kde má digitalizácia obrovský vplyv na náklady a efektivitu práce. Typický scenár vyzerá takto: Každé ráno si skladníci vytlačia objednávky, postupne vybavujú položku po položke a zbytočne behajú po sklade –⁠ takzvaným „hubárčením“.

Umiestnenie tovaru si skladníci často pamätajú len v hlave, takže keď ochorejú alebo odídu z firmy, noví skladníci sa musia zdĺhavo zaúčať. Tento režim môže fungovať v malých skladoch, ale ak sa firma rozrastie alebo príde špička, musí najímať ďalších a ďalších skladníkov, alebo zaviesť inteligentnejšie riešenie.

Na zefektívnenie expedície využívajú sklady čítačky čiarových kódov a riadené sklady, teda WMS. Kompletizácia prebieha tak, že skladníkom prichádzajú do čítačiek alebo smartfónov objednávky, ktoré postupne vybavujú. WMS ich pomocou navigácie navádza k správnemu tovaru a umožňuje im kompletizovať aj niekoľko objednávok naraz. Vďaka týmto procesom skladníci vybavujú objednávky niekoľkonásobne rýchlejšie. Firmy tak šetria pracovné miesta v sklade, čo predstavuje náklady v desiatkach tisíc mesačne.

5. Vysoká chybovosť v sklade

Keď skladníci vybavujú objednávky a hľadajú medzi rovnakými mikinami tú správnu veľkosť, ľahko urobia chybu – a riešenie každej chyby pridáva ďalšiu prácu. 

Aj v tomto prípade pomáha spomínaný WMS. Pomocou čítačky nasmeruje skladníkov k tovaru z objednávky a po načítaní čiarového kódu potvrdí, že skladník siahol po správnom kuse. Systém takmer neumožňuje urobiť chybu a firmám, ktoré ho zaviedli, zvyčajne klesne chybovosť v sklade pod 1 %.

Tento typ riešenia zaviedol napríklad e-shop s barefootovou obuvou Bosonožka, ktorý vďaka nemu urýchlil vybavovanie vráteného tovaru o 65 %.

Ako začať s investíciou do digitalizácie

Ak chcete investovať do spomínaných technológií a nechcete sa popáliť, ozvite sa nám. Digitalizáciu sme úspešne naštartovali v stovkách českých firiem a radi pomôžeme aj vám.