Povinná e-fakturácia na Slovensku od roku 2027 zmení aj niektoré zavedené postupy pri vystavovaní a opravách faktúr. Pre účtovníkov bude dôležité správne rozlíšiť, kedy sú fakturačné údaje v systéme len pripravené a kedy je e-faktúra už skutočne vystavená.
Práve dátum vystavenia, zákonné lehoty, opravy chybných dokladov alebo postup pri technickom výpadku patrili medzi časté otázky na seminároch Finančnej správy. V praxi totiž rozhoduje nielen obsah faktúry, ale aj okamih jej odoslania a schopnosť spätne doložiť, čo sa s dokladom počas spracovania stalo.
Kedy sa e-faktúra považuje za vystavenú
Fakturačné údaje môžu byť v účtovnom alebo ERP systéme vytvorené a pripravené vopred. Samotné uloženie dokladu v systéme však ešte neznamená, že bola e-faktúra vystavená.
E-faktúra sa považuje za vystavenú až v okamihu, keď je v predpísanom štruktúrovanom formáte odoslaná do doručovacej siete. Dovtedy ide len o pripravené fakturačné údaje alebo návrh faktúry. Tomu musí zodpovedať aj dátum vystavenia. Ak firma pripraví faktúru 5. februára, ale prostredníctvom digitálneho poštára ju odošle až 6. februára, dátumom vystavenia má byť 6. február.
Pre účtovné oddelenia je to dôležitá zmena najmä tam, kde dnes medzi vytvorením dokladu a jeho skutočným odoslaním vzniká časový odstup.
Schválenie faktúry môže prebehnúť skôr než jej odoslanie
Povinná e-fakturácia neznamená, že by firmy museli meniť svoje interné schvaľovacie procesy. Fakturačné údaje možno pripraviť a schváliť vopred a až potom e-faktúru vystaviť a odoslať.
Dôležité je správne oddeliť oba okamihy. Dátum vystavenia sa neriadi dňom, kedy bol návrh faktúry vytvorený alebo interne schválený, ale dňom, kedy bola e-faktúra skutočne odoslaná.
U firiem s viacúrovňovým schvaľovaním preto bude vhodné overiť, ako účtovný alebo ERP systém pracuje s dátumom vystavenia a či ho dokáže naviazať na skutočný okamih odoslania cez digitálneho poštára. Práve tu môže pomôcť GRiT. Ten vie nastaviť schvaľovací workflow podľa interných pravidiel firmy, nechať faktúru prejsť potrebnými kontrolami a po schválení ju automaticky odoslať ako e-faktúru. Schválenie tak zostáva súčasťou bežného procesu, zatiaľ čo dátum vystavenia sa správne naviaže až na skutočné odoslanie dokladu.
V pätnásťdňovej lehote musí prebehnúť aj odoslanie e-faktúry
Lehota na vystavenie faktúry sa naďalej počíta od dodania tovaru alebo služby. V režime povinnej e-fakturácie však nestačí do jej konca iba vytvoriť doklad v účtovnom systéme.
V zákonnej lehote musí byť e-faktúra takisto odoslaná do doručovacej siete.
Dodací list tak môže vzniknúť napríklad v deň dodania a e-faktúra až nasledujúci deň. Ak firma dodrží zákonnú lehotu, je takýto postup možný. Dátum vystavenia však musí zodpovedať dňu skutočného odoslania faktúry.
Špecifický režim majú zálohy a opakované plnenia. Pri prijatej zálohe bude platiť pätnásťdňová lehota od prijatia platby. Pri opakovanom plnení je potrebné vychádzať zo zmluvných podmienok a konkrétneho dátumu dodania.
Doručenú e-faktúru nemožno technicky odmietnuť
Ďalšou častou otázkou je postup pri prijatí faktúry s chybnými údajmi.
E-faktúru nie je možné po doručení technicky „neprijať“ podobne, ako by do schránky vôbec nedorazila. Ak je doklad nesprávny, účtovník ho však nemusí zaúčtovať. V takejto situácii je potrebné kontaktovať dodávateľa a požadovať opravu.
Opravu vykonáva dodávateľ prostredníctvom opravného dokladu naviazaného na pôvodnú e-faktúru. Z dokladu musí byť zrejmé, ktorú pôvodnú faktúru opravuje a ktoré údaje sa menia. Tento postup by sa mal týkať aj chýb v textových údajoch, aj keď nemajú vplyv na výslednú sumu.
Pre účtovný proces je preto dôležité zachovať jednoznačnú väzbu medzi pôvodnou faktúrou a následnou opravou.
Pri výpadku rozhoduje dohľadateľnosť
Technický problém môže vzniknúť na strane firmy, digitálneho poštára alebo samotnej doručovacej infraštruktúry. Ak kvôli výpadku nemožno e-faktúru odoslať, systém má na problém upozorniť a doklad sa má odoslať v najbližšom možnom termíne.
Na seminároch Finančnej správy odznelo, že ak firma dokáže objektívnu technickú príčinu doložiť, nemala by byť za takéto omeškanie sankcionovaná. Zároveň je nutné posúdiť, či výpadok vznikol na strane firmy, digitálneho poštára alebo doručovacej infraštruktúry.
V účtovnom procese tým rastie význam histórie stavov a chybových hlásení. Pri konkrétnej e-faktúre by malo byť možné spätne dohľadať, kedy bola pripravená na odoslanie, či došlo k technickej chybe, kedy bol vykonaný ďalší pokus a kedy sa doklad podarilo úspešne odoslať.
Pozrite sa, ako bude e-fakturácia fungovať v praxi
Na stránke riešenie e-fakturácie od GRiTu sa dozviete, ako GRiT funguje ako bezpečný digitálny poštár, ako sa napája na podnikové systémy a ako zabezpečuje spracovanie e-faktúr. Vďaka skúsenostiam s e-fakturáciou na zahraničných trhoch pomáhame firmám pripraviť sa na nové povinnosti prakticky a bez zbytočných komplikácií.
Vyskúšajte si aj DEMO e-fakturácie a pozrite sa, ako v praxi prebieha odoslanie, príjem a kontrola stavu e-faktúry.
Chcete skoncovať s chaosom vo vašej firme?
Na bezplatnej konzultácii prejdeme vaše aktuálne nastavenie a odporučíme ďalší krok podľa toho, čo firma skutočne potrebuje.
