Povinná e-fakturace na Slovensku od roku 2027 změní i některé zavedené postupy při vystavování a opravách faktur. Pro účetní bude důležité správně rozlišit, kdy jsou fakturační údaje pouze připravené v systému a kdy už je e-faktura skutečně vystavená.
Právě datum vystavení, zákonné lhůty, opravy chybných dokladů nebo postup při technickém výpadku patřily mezi časté dotazy na seminářích Finanční správy. V praxi totiž rozhoduje nejen obsah faktury, ale také okamžik jejího odeslání a schopnost zpětně doložit, co se s dokladem během zpracování stalo.
Kdy se e-faktura považuje za vystavenou
Fakturační údaje mohou být v účetním nebo ERP systému vytvořené a připravené předem. Samotné uložení dokladu v systému však ještě neznamená, že byla e-faktura vystavená.
E-faktura je považována za vystavenou až v okamžiku, kdy je v předepsaném strukturovaném formátu odeslána do doručovací sítě. Do té doby jde pouze o připravená fakturační data nebo návrh faktury. Tomu musí odpovídat také datum vystavení. Pokud firma připraví fakturu 5. února, ale prostřednictvím digitálního pošťáka ji odešle až 6. února, datem vystavení má být 6. únor.
Pro účetní oddělení je to důležitá změna zejména tam, kde dnes mezi vytvořením dokladu a jeho skutečným odesláním vzniká časový odstup.
Schválení faktury může proběhnout dříve než její odeslání
Povinná e-fakturace neznamená, že by firmy musely měnit své interní schvalovací procesy. Fakturační údaje lze připravit a schválit předem a teprve poté e-fakturu vystavit a odeslat.
Důležité je správně oddělit oba okamžiky. Datum vystavení se neřídí dnem, kdy byl návrh faktury vytvořen nebo interně schválen, ale dnem, kdy byla e-faktura skutečně odeslána.
U firem s víceúrovňovým schvalováním proto bude vhodné ověřit, jak účetní nebo ERP systém pracuje s datem vystavení a zda jej dokáže navázat na skutečný okamžik odeslání přes digitálního pošťáka. Právě tady může pomoct GRiT. Ten umí nastavit schvalovací workflow podle interních pravidel firmy, nechat fakturu projít potřebnými kontrolami a po schválení ji automaticky odeslat jako e-fakturu. Schválení tak zůstává součástí běžného procesu, zatímco datum vystavení se správně naváže až na skutečné odeslání dokladu.
Do patnáctidenní lhůty musí proběhnout i odeslání e-faktury
Lhůta pro vystavení faktury se nadále počítá od dodání zboží nebo služby. V režimu povinné e-fakturace ale nestačí do jejího konce pouze vytvořit doklad v účetním systému.
Do zákonné lhůty musí být e-faktura také odeslána do doručovací sítě.
Dodací list tak může vzniknout například v den dodání a e-faktura až následující den. Pokud firma dodrží zákonnou lhůtu, je takový postup možný. Datum vystavení ale musí odpovídat dni skutečného odeslání faktury.
Specifický režim mají zálohy a opakovaná plnění. U přijaté zálohy bude platit patnáctidenní lhůta od přijetí platby. U opakovaného plnění je potřeba vycházet ze smluvních podmínek a konkrétního data dodání.
Doručenou e-fakturu nelze technicky odmítnout
Další častou otázkou je postup při přijetí faktury s chybnými údaji.
E-fakturu není možné po doručení technicky „nepřijmout“ podobně, jako by do schránky vůbec nedorazila. Pokud je doklad nesprávný, účetní ho ale nemusí zaúčtovat. V takové situaci je potřeba kontaktovat dodavatele a požadovat opravu.
Opravu provádí dodavatel prostřednictvím opravného dokladu navázaného na původní e-fakturu. Z dokladu musí být zřejmé, kterou původní fakturu opravuje a které údaje se mění. Tento postup by se měl týkat také chyb v textových údajích, i když nemají vliv na výslednou částku.
Pro účetní proces je proto důležité zachovat jednoznačnou vazbu mezi původní fakturou a následnou opravou.
Při výpadku rozhoduje dohledatelnost
Technický problém může vzniknout na straně firmy, digitálního pošťáka nebo samotné doručovací infrastruktury. Pokud kvůli výpadku nelze e-fakturu odeslat, systém má na problém upozornit a doklad se má odeslat v nejbližším možném termínu.
Na seminářích Finanční správy zaznělo, že pokud firma dokáže objektivní technickou příčinu doložit, neměla by být za takové prodlení sankcionována. Zároveň je nutné posoudit, zda výpadek vznikl na straně firmy, digitálního pošťáka, nebo doručovací infrastruktury.
V účetním procesu tím roste význam historie stavů a chybových hlášení. U konkrétní e-faktury by mělo být možné zpětně dohledat, kdy byla připravena k odeslání, zda došlo k technické chybě, kdy byl proveden další pokus a kdy se doklad podařilo úspěšně odeslat.
Podívejte se, jak bude e-fakturace fungovat v praxi
Na stránce řešení e-fakturace od GRiTu se dozvíte, jak GRiT funguje jako bezpečný digitální pošťák, jak se napojuje na podnikové systémy a jak zajišťuje zpracování e-faktur. Díky zkušenostem s e-fakturací na zahraničních trzích pomáháme firmám připravit se na nové povinnosti prakticky a bez zbytečných komplikací.
Vyzkoušejte si také DEMO e-fakturace a podívejte se, jak v praxi probíhá odeslání, příjem a kontrola stavu e-faktury.
Ready to end the chaos in your company?
During a free consultation, we will review your current setup and recommend the next steps based on what your company actually needs.
